Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word

Предметный указатель в локальном нормативном акте поможет пользователю легко ориентироваться и быстро находить нужную информацию. Мы наглядно покажем вам, как его создать и поддерживать в актуальном состоянии средствами MS Word.

В конце каждого уважающего себя учебника, энциклопедии, научной или научно-популярной книги, изданных в старом добром «бумажном» виде, есть список терминов, которые фигурируют в тексте, с указанием страниц, на которых эти термины встречаются. Не всегда нужное читателю понятие можно найти в оглавлении, зато почти наверняка его можно обнаружить в предметном указателе.

Примером предметного указателя может служить тот, что расположен в конце привычного нам Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

предметный указатель
предметный указатель

Цифры в конце строк в данном случае – не страницы Перечня, а номера его статей, в которых указан срок хранения конкретной разновидности документа.

Посмотрим, как работает предметный указатель на примере информационных писем (отмечены выше знаком «!»). Они фигурируют в статьях 504 и 535, но слово «письма» там находится далеко не в начале текста статьи:

Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Электронный формат позволяет пользователю пойти еще дальше и немедленно, в один клик, перейти из предметного указателя не только на страницу, где содержится искомый термин, но и прямо к соответствующему абзацу. Такой предметный указатель мы и научимся создавать на примере основополагающего локального нормативного акта (ЛНА) по ДОУ – Инструкции по делопроизводству. Принципы создания указателя в версиях Microsoft Word 2007 и 2010 одинаковы.

Когда составлять предметный указатель?

Вопрос, который сразу возникнет у авторов ЛНА: предметный указатель делается во время работы над текстом документа или после, одновременно с вычиткой? По нашему опыту, лучше совместить эти подходы и помещать термины в указатель после того, как будет написан один раздел ЛНА. При вычитке большого текста велик шанс что-то упустить, а при наборе текста отвлекаться на указатель не очень удобно. Впрочем, при том же наборе можно помечать термины, например, «маркером», чтобы потом сразу найти их и поместить в ПУ.

Чтобы фрагмент текста выглядел, как будто закрашенный фломастером / маркером, нужно сначала в вордовском файле выделить его «мышкой», а потом на верхнем меню в закладке «Главная» нажать экранную кнопку, отмеченную на Рисунке 1 знаком «!». Если нажать на стрелочку справа от нее, то можно еще будет выбрать цвет заливки.

Рисунок 1. Выделение фрагмента текста «маркером»

Чем пользуемся?

Программа MS Word определяет предметный указатель как «Список ключевых слов с указанием номеров страниц документа, на которых находятся эти слова». Для работы нам понадобится готовый локальный нормативный акт (или его фрагмент), открытый в программе Word, а также вкладка верхнего меню «Ссылки». В ней следует найти группу команд «Предметный указатель» (Рисунок 2).

Рисунок 2. Группа команд «Предметный указатель»

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Интервью с Алексеем Апкаликовым: последние тенденции в использовании электронных подписей

Ответы на актуальные вопросы дал исполняющий обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексей Апкаликов. Какие события окончательно позволят перевести кадровые документы в цифру? Каким организациям может быть выгодно оформление электронных подписей (ЭП) своим работникам? Какие существуют ЭП по субъектам владения? На какой период выдаются и где их можно использовать? Сколько стоит их изготовление сейчас? Когда и для кого оно станет бесплатным? Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Нужно ли что-то менять в случае изменения должности? Что нужно сделать при увольнении? Каких изменений нам ждать в ближайшем будущем?

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.