Когда работодатель обязан выдать подлинник трудовой книжки работнику для представления в СФР? Примеры расчета срока выдачи. Как можно фиксировать выдачу и возврат прямо в заявлении работника либо в Книге учета движения трудовых книжек ивкладышей вних – показываем примеры.
Как лучше организовать этот процесс? Пример его регламентации вИнструкции покадровому делопроизводству.
Можно ли наказывать работника за утерю трудовой книжки? Как в этом случае действовать работодателю?
В период работы трудовые книжки хранятся у работодателя и он вправе выдать их работникам только в 3 случаях:
- при увольнении,
- при переходе работника на сведения о трудовой деятельности в электронном виде и
- для предъявления в Социальный фонд России (СФР) в целях социального обеспечения.
В последнем случае работник получает свою трудовую временно, об этом и рассказываем в статье.
Когда СФР может запросить трудовую книжку
Страховая пенсия по старости назначается при выполнении 3 обязательных условий:
- достижение работником определенного возраста;
- наличие у него страхового стажа не менее 15 лет;
- накопление не менее 30 пенсионных баллов.
Чем больше страховой стаж и количество баллов, тем выше пенсия. Поэтому работник заинтересован в том, чтобы СФР знал обо всех местах его работы и учитывал весь страховой стаж, который складывается из страховых периодов (периодов, когда за работника отчислялись страховые взносы на пенсионное обеспечение).
Все страховые периоды должны быть подтверждены. Как правило, подтверждением служит информация о периоде работы в системе индивидуального (персонифицированного) учета 1. До регистрации в системе ИПУ страховой стаж, если он позже не был отражен в системе учета СФР, можно подтвердить иными документами 2 , в частности:
- трудовой книжкой, а также трудовыми договорами, приказами о приеме и увольнении, ведомостями по оплате труда и т. п.;
- договорами гражданско-правового характера (с документами об оплате страховых платежей в ПФР (СФР));
- военными билетами, справками военных комиссариатов, архивных учреждений (подтверждающих периоды прохождения службы);
- справками центров занятости (периоды безработицы) и т. д.
Льготный трудовой стаж за период до регистрации в системе ИПУ можно подтвердить также:
- трудовой книжкой;
- справками и иными документами (выписками из них), выданными работодателями или уполномоченными госорганами;
- водолазными или летными книжками и т.д . 3
Обратите внимание: после регистрации работника в системе ИПУ все периоды, засчитываемые в страховой стаж, в т.ч. льготный, подтверждаются только сведениями в этой системе 4 .
Система ИПУ заработала в 2002 году, следовательно, если работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года, трудовая книжка для назначения пенсии ему вряд ли понадобится. Если же трудовая деятельность началась раньше, Социальный фонд России может запросить у работника трудовую книжку для подтверждения некоторых страховых периодов. Поэтому очень важно, чтобы записи в трудовой книжке, особенно сделанные до 2002 года, были корректными:
- личные данные работника на титульном листе книжки соответствовали паспортным данным;
- на титульном листе и в записях при увольнении проставлены печати работодателя;
- в записях о приеме и увольнении указаны номера и даты приказов;
- наименование организации на печати и в записи о приеме на работу совпадали.
Все несоответствия придется подтверждать дополнительными документами. А если есть расхождение в написании фамилии, имени или отчества с данными паспорта, исправлена дата рождения на титульном листе, то принадлежность трудовой книжки данному работнику устанавливается только в судебном порядке.
