Top.Mail.Ru

Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять

Когда работодатель обязан предоставить копию бумажной трудовой книжки работнику (как оформить заявление, соблюсти срок изготовления). Как зафиксировать факт своевременной передачи работнику копии его трудовой книжки. Какие общие правила заверения копий многостраничных документов существуют, где они прописаны и в чем расходятся. Как в итоге поступать: копировать листы трудовой книжки, скреплять их, заверять (какие надписи где располагать). Как можно минимизировать трудозатраты. Почему сложно будет полностью указать местоположение оригинала изготовленной копии трудовой книжки. Какие нестандартные запросы встречаются у получателей таких копий, и как на них реагировать.

Казалось бы, в век цифровых технологий понятие копии трудовой книжки должно бы уйти в прошлое: выписку со сведениями о трудовой деятельности СТД-ПФР можно получить, кликнув несколько раз мышкой на портале госуслуг. Но пока в сейфах работодателей хранится хоть одна бумажная трудовая книжка, вопрос правильного оформления ее копии останется актуальным. А отказ от бумажных трудовых книжек пока выбрали не все работники.

Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки

Правила выдачи документов, связанных с работой, и их копий определены в ст. 62 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в случае соблюдения одновременно 2 условий:

  • если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки и
  • работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.

Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности 1 в электронном виде (в разговорной речи это называется переходом на электронную трудовую книжку) или не передавал ее работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу 2 и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.

ТК РФ также установлены:

  • срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления) и
  • требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.

Как регламентируется заверение копий

В Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н 3, о копиях и их надлежащем заверении упоминается лишь вскользь в абз. 7 п. 29. Причем говорится о копиях документов, подтверждающих стаж работы, а не конкретно о копии трудовой книжки. Но как именно надлежит заверять – ​увы, ответа здесь нет.

Общие правила оформления отметки о заверении копии документа приведены в привычном нам ГОСТ Р 7.0.97-2016 4.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Здесь справедливо заметить, что трудовая книжка не является организационно-распорядительным документом (т. е. не попадает под действие данного ГОСТ), да и сам стандарт применяется на добровольной основе 5.

Но у нас есть еще один нормативный правовой акт – ​Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» 6. Он является действующим и обязательным к применению. А порядок оформления заверительной записи из ГОСТ...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как выдавать СТД-Р: консультация юриста

Кому надо выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Когда это делать при увольнении и когда текущему работнику по его инициативе (показали пример расчета сроков). Когда необходимо заявление от работника (показали и его образец). Как документировать выдачу СТД-Р. Какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р.

Печати – как использовать грамотно

На каких документах и как ставить оттиск печати (что захватывать, а что нет). Какие виды печатей существуют, и что скрывается за понятиями гербовая печать, реестровая печать, основная печать, круглая печать, дополнительная, специального назначения. Какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Может ли быть несколько основных печатей. Как изготовить максимально защищенную печать. Как документально легализовать ее. Как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, «для договоров», «для таможенных документов» и т.д.). Показали примеры оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.

Как заполнить новую форму сведений о трудовой деятельности (СТД-Р)

C 2023 года действует новая форма СТД-Р. Что и почему в ней изменили. Объясняем на примере, как ее заполнить. Даем рекомендации относительно спорных моментов.

Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша

Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какая специфика есть у бюджетных организаций? Показываем образцы оформления: приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; актов об уничтожении (составленных как комиссионно, так и единолично); отражения порчи бланков в приходно-расходной Книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (даем разные возможные варианты заполнения).

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Печати – как использовать грамотно

На каких документах и как ставить оттиск печати (что захватывать, а что нет). Какие виды печатей существуют, и что скрывается за понятиями гербовая печать, реестровая печать, основная печать, круглая печать, дополнительная, специального назначения. Какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Может ли быть несколько основных печатей. Как изготовить максимально защищенную печать. Как документально легализовать ее. Как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, «для договоров», «для таможенных документов» и т.д.). Показали примеры оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.

Справки, копии и выписки из документов

Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.

Как прошить документы

Чем можно руководствоваться при прошивке документов? На сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?