С января 2020 года вступили в силу изменения законодательства, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Поясним, какие сведения о трудовой деятельности работников и когда теперь организация должна подавать в ПФР. Что и когда надо сделать работодателю внутри своей организации: приводим формы уведомления сотрудников и ответного заявления; поясняем, как можно задокументировать возврат бумажной трудовой книжки работнику и др. Какие трудности и неурегулированные вопросы пока осложняют полноценный переход на электронные трудовые книжки. Благо, что 2020 год является переходным и дан нам для обкатки новой технологии (однако многое придется делать уже с понедельника 17.02.2020, т.к. 15.02.2020 – суббота).

В декабре 2019 года Президент РФ подписал 2 федеральных закона, которые направлены на переход к электронным трудовым книжкам:

  • от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
  • от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”».

Они были приняты в рамках утвержденной программы по развитию цифровой экономики России. Данная программа предусматривает широкий перечень мероприятий. И такая системная цифровизация не обошла стороной трудовые правоотношения и кадровое делопроизводство. Оцифровать и перевести в электронный вид планируется данные не только из трудовых книжек, но и ряда других документов, оформляемых в рамках трудовых отношений с работниками. Поэтому стоит готовиться к жизни в новых реалиях.

Многие полагают, что с принятием этих законов будут использоваться какие-то специальные электронные трудовые книжки, а бумажные будут отменены. Однако это не совсем так. Дело в том, что названные выше законы вообще не предусматривают такого понятия, как «электронная трудовая книжка». А ведение бумажных трудовых книжек прекратится только в отношении тех работников, которые не изъявят желания на продолжение ведения своей бумажной трудовой книжки в прежнем порядке.

Тем не менее новшества пугают как работодателей, так и обычных работников, опасающихся, что теперь им нечем будет подтвердить свой трудовой стаж. Однако если внимательно изучить суть нововведений, то становится очевидным, что все не так страшно.

Что же конкретно предусматривают законы, связанные с переходом на новые правила? Начнем с того, что вносятся изменения в ст. 65 ТК РФ, которой установлен перечень документов для трудоустройства. Ранее данная норма предусматривала, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю наряду с прочими документами трудовую книжку установленного образца. Теперь, согласно новой редакции, наряду с трудовой книжкой или вместо нее работник будет предъявлять работодателю сведения о своей трудовой деятельности по установленной форме.

Что такое сведения о трудовой деятельности?

В новой статье 66.1 ТК РФ сказано, что сведения о трудовой деятельности – это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающая сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателем в информационную систему ПФР в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.

Как видно из приведенного понятия, сведения о трудовой деятельности – это почти все те же сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, но которые теперь будут включаться в информационную систему ПФР. Вот они-то, по сути, и являются так называемой электронной трудовой книжкой.

Однако не все сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, по новым правилам будут отражаться в ее электронной версии. Некоторые данные в информационную систему ПФР передаваться не будут (это касается, к примеру, сведений о награждениях).

Когда подавать сведения в систему ПФР?

Сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели должны направлять в ПФР по специальной форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» 1. Данный документ содержит и порядок заполнения новой формы (далее – форма СЗВ-ТД, Порядок заполнения формы СЗВ-ТД).

Документы по форме СЗВ-ТД должны представляться не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, в котором были проведены соответствующие кадровые мероприятия или работником подавалось заявление о продолжении ведения его трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (п. 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Таким образом, в 2020 году работодатель впервые должен подать соответствующие сведения 17.02.2020, поскольку 15.02.2020 попадает на субботу – выходной день, а значит, крайний срок сдачи отчета смещается на понедельник – ближайший рабочий день (письмо ПФР от 07.04.2016 № 19/4844).

При представлении документа по форме СЗВ-ТД в отношении работника впервые работодатель одновременно должен передать сведения о его трудовой деятельности у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020 (в этой же форме). Однако в некоторых исключительных случаях – если в течение 2020 года:

  • в отношении работника не будут проводиться кадровые мероприятия (в связи с которыми сведения будут направляться в ПФР) и (или)
  • от работника не поступит заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности,

то такие сведения по состоянию на 01.01.2020 работодатель должен представить в ПФР не позднее 15.02.2021 (п. 1.7 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Кстати, с 01.01.2021 в ряде случаев документы по форме СЗВ-ТД придется подавать в ПФР в более сжатые сроки. Например, это касается приема на работу и увольнения сотрудника – об этом ПФР нужно будет известить не позднее рабочего дня,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Как отразить в номенклатуре дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Учимся заполнять новую форму СЗВ-ТД для внесения сведений в электронную трудовую книжку

С начала 2020 г. все работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​ ​СЗВ-ТД, который появился после введения электронных трудовых книжек. Давайте разберемся, кто, когда и в каком виде его должен подавать. Как его заполнять в первый раз и в последующем регулярно? Что надо делать с 2020 года, а что только со следующего 2021 года? Как отражать сотрудников, работающих по совместительству и дистанционно? Как корректировать внесенные ранее ошибочные сведения? Мы разобрали правила заполнения каждого поля новой формы СЗВ-ТД, показав 9 примеров ее заполнения для различных ситуаций. Это поможет вам освоить ведение «электронной трудовой книжки».

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как отразить полученное образование и специальность в трудовой книжке

Объяснили, как в трудовую книжку вносить запись о высшем и др. образовании. Нужно ли указывать вместе с ним его уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура)? Что писать в строке «Профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки, если в дипломе они не указаны? Как в трудовую книжку вносится запись об окончании магистратуры либо получении новой специальности, повышении квалификации? Можно ли вносить сведения об окончании аспирантуры и получении ученой степени? Что писать на титульном листе, а что в разделе «Сведения о работе»?

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Аудит сведений о работе в трудовой книжке

Мы не только показываем, как правильно заполнить сведения о работе в трудовой книжке, но и отмечаем, на что обращают внимание сотрудники Пенсионного фонда РФ при оформлении пенсии. В этом номере журнала вы узнаете: какие казусы возможны с оттисками печати и как их исправить; как индивидуальному предпринимателю следует заполнять трудовые книжки своих работников; что делать с трудовыми книжками иностранных государств (в т.ч. бывших союзных республик); каковы правила двуязычного оформления записей; как должны отражаться сведения о работе в тяжелых и вредных условиях труда, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также вахтовым способом, чтобы это дало право на досрочную пенсию; как подтвердить трудовой стаж, если ошибку в трудовой книжке допустила уже ликвидированная организация.