Top.Mail.Ru
Технология замещающего сканирования предполагает изготовление электронных копий с бумажных подлинников с последующим уничтожением «бумаги» и продолжением хранения только электронных копий на правах полноценных дубликатов. Соответствующий законопроект № 1173189-7 был внесен в Госдуму РФ более 2 лет назад. Какие проблемы выявились при его доработке? Кто «за» и кто «против»? Как уже сейчас выглядит практика замещающей оцифровки в России и за рубежом. Чего нам ждать далее?

Суть предлагаемых изменений

В последние годы интерес к судьбе законопроекта № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части использования и хранения электронных документов) проявлял целый ряд профессиональных сообществ, и о нем нередко говорили как об одном из краеугольных камней нового этапа электронной революции.

В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что «в хозяйственной деятельности ежегодно создается порядка миллиарда документов (точный объем на текущий момент посчитать невозможно) и 55 миллиардов фискальных чеков. Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов. Общие затраты, связанные с бумажными документами, составляют около 3,5 триллионов рублей, что, в свою очередь, составляет 3,7 процента от ВВП страны за 2018 год»1. Приведенные цифры впечатляют.

Помимо регламентирования вопросов конверсии (конвертации) бумажных документов и создания так называемых «электронных дубликатов» документов с последующим уничтожением бумажных подлинников (о которых в профессиональной литературе говорят как о «замещающей оцифровке» или «замещающем сканировании») в законопроект также включили положения, устанавливающие порядок хранения электронных документов. В общей сложности предполагалось внести изменения в 22 федеральных закона.

Что мешает принятию закона

Однако время шло, а законопроект так и оставался без движения, поэтому вполне резонно задать вопрос: что с ним сейчас происходит и какой будет его дальнейшая судьба?

Этой весной исполнилось 2 года с того дня, когда законопроект был внесен в Государственную Думу в мае 2021 года. В первом чтении он был принят лишь спустя год, в апреле 2022 года2. Время от времени близкие к законопроекту лица сообщали о том, что он вот-вот будет принят во втором чтении – как только заинтересованные государственные органы договорятся между собой.

Однако уже в 2021 году представителями некоторых государственных органов и коммерческих организаций были высказаны опасения по поводу содержания законопроекта. Так, по мнению заместителя председателя правления Сбербанка Станислава Кузнецова, «новый законопроект об электронном документообороте не упрощает работу бизнеса»3. Кузнецов отметил, что «законопроект – ключевая тема программы “Цифровая экономика”, и бизнес его готовил вместе с Автономной некоммерческой организацией “Цифровая экономика” на протяжении трех лет. Тем не менее предложения бизнес-сообщества не были учтены, а результатом стал текст, который нивелирует положительный экономический эффект и порождает новые регуляторные барьеры». Он также подчеркнул: коммерческий сектор рассчитывает на то, «что в ходе работы над законопроектом в Государственной думе нам удастся донести необходимость принятия норм, которые пишутся не формально, а действительно решают проблемы бизнеса и государства»4.

Для справки

Сбербанк хранит порядка 12 миллиардов листов бумажных документов, которые занимают более 70 тысяч квадратных метров складских площадей. Ежегодные затраты банка на хранение бумажных документов составляют 2,5 миллиарда рублей (данные 2021 года).

Поскольку мы ведем здесь профессиональный разговор, то давайте будем называть вещи своими именами, не повторяя безграмотность законодателей, некорректно использовавших в законопроекте термин «дубликат», под которым в российской документоведческой традиции всегда понимался повторно созданный подлинник. При правильно выполненном замещающем сканировании создается заверенная копия, которая подлинником не является, имеет меньшую по сравнению с подлинником доказательную силу и может заменять подлинник отнюдь не всегда, а лишь при определенных условиях.

Следует отметить, что замещающая оцифровка является весьма востребованной, поскольку в ряде ведомств и отраслей экономики остро стоит вопрос о сокращении «залежей» уже накопившихся бумажных документов, которые по-прежнему продолжают поступать в больших объемах, посредством перевода их в электронный вид и исполнения нормативно-правовых и деловых требований к срокам хранения документов путем значительно менее затратного хранения замещающих электронных копий.

Есть ведомства, которые изначально горячо поддерживали законопроект, в т.ч. Банк России. Начальник управления департамента бухгалтерского учета и отчетности Банка России Валерий Двойнишников в августе 2023 года отметил, что «мы этот закон очень ждем, потому что он также будет касаться и бухгалтерских документов. Он будет касаться модернизации законно установленных требований по хранению, в т.ч. архивному, бухгалтерских документов. Как только этот закон появится, мы приведем в современный вид указание № 2346-У5 с точки зрения технических требований»6.

Почему же так получилось, что у столь нужного многим законопроекта оказалась трудная судьба? Основные причины этого являются, с моей точки зрения, традиционными для российского законодательства:

  • Окончательную версию законопроекта готовили люди, которые неплохо разбирались в информационных технологиях, однако при этом не обладали необходимыми знаниями в правовых вопросах и в реальной практике использования документов, в т.ч. в рамках расследований и судебных разбирательств.
  • Не изучили уже имевшийся отечественный и зарубежный опыт. Если бы это сделали, то узнали бы, что нигде в мире нет законов, разрешающих проведение замещающей оцифровки везде и всюду – как правило, она допускается в отдельных конкретных ситуациях и с согласия всех заинтересованных в документах сторон – и, соответственно, обычно регламентируется специальными нормативными правовыми актами.
  • На удивление, разработчики законопроекта не удосужились проконсультироваться с силовыми ведомствами и судейским сообществом, и впоследствии противодействие именно этих структур стало для инициаторов законопроекта неприятным сюрпризом.

К сожалению, не только законодатели, но и коллеги-специалисты по управлению документами до сих пор так и не осознали, что главным камнем преткновения для законопроекта является не выбор технических решений, а правовые проблемы, среди которых я бы назвала следующие:

  • Копия практически всегда имеет меньшую юридическую значимость по сравнению с подлинником. Чтобы копия могла использоваться на правах подлинника, подлинник должен быть уничтожен; ну а пока подлинник существует, он всегда может быть истребован, например, судом.
  • Если в спорной ситуации стороны представят в суд различающиеся копии то, в отсутствие подлинника, суды могут вообще отказаться рассматривать эти документы в качестве доказательств (тому есть примеры в отечественной судебной практике). Задачу – и об этом четко высказался комитет Госдумы России – правильнее было бы решать по частям, допуская замещающую оцифровку в конкретных ситуациях и используя для этого соответствующее специальное законодательство. Кстати говоря, такой подход также позволил бы более гибко устанавливать соответствующие требования.
  • Проводящая замещающую оцифровку сторона обычно имеет все возможности для того, чтобы, при желании, «подправить» создаваемые копии, а после уничтожения подлинников доказать факт подлога будет проблематично. Нет никаких сомнений в том, что если законодательство о замещающей оцифровке, ввиду отсутствия в нем глубоко продуманных ограничений допустимых областей применения, мер контроля и жесточайших наказаний за нарушения, создаст возможности для подобных действий, то фальсификация документов может быстро принять общенациональные масштабы, отразившись и на социальной стабильности, и на экономической, и на военной безопасности страны. Именно поэтому у силовых структур и у судейского сообщества возникло много серьезных претензий к содержанию законопроекта.

Силовые структуры и Верховный Суд РФ скептически относятся к замещающему сканированию прежде всего из-за понимания того, что его легализация в том виде, в каком оно описано в законопроекте, несет определенные риски – в основном для обеспечения доказательной базы при проведении расследований и рассмотрении судебных споров.

В заключении комитета Государственной Думы по информационной политике, информационным технологиям и связи на проект федерального закона № 1173189-7 при принятии его в первом чтении, среди прочих, были высказаны следующие претензии7:

  • «Учитывая, что документальная информация является основой доказательственной базы по отдельным видам преступлений, в том числе по преступлениям экономической направленности и финансированию терроризма, предлагаемые законопроектом изменения существенным образом ограничат возможность осуществления уголовно-процессуальной и оперативно-розыскной деятельности уполномоченными федеральными органами исполнительной власти».
  • «В законопроекте отсутствуют четко регламентированные положения, определяющие сроки и порядок хранения документов на бумажном носителе при наличии их электронных дубликатов, позволяющие эффективно реализовывать назначение уголовного судопроизводства, заключающееся в защите прав и законных интересов лиц и организаций, потерпевших от преступлений, в защите личности от незаконного и необоснованного обвинения, осуждения, ограничения ее прав и свобод (часть первая статьи 6 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации)».
  • «Верховным Судом Российской Федерации отмечалось, что толкование норм законопроекта о юридической значимости электронного документа может привести к признанию недопустимыми или недостоверными доказательствами электронных документов, хранение и конвертация которых осуществлялась с нарушением установленных требований, что может нарушить конституционное право граждан и организаций на судебную защиту их прав».

Замещающая оцифровка в практике российских ведомств

Пока идут споры глобального характера, уже есть ведомства, которые используют замещающую оцифровку в своей деятельности.

Росреестр, например, утвердил свою стратегию архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним приказом от 04.08.2021 № П/0342. Данная стратегия предусматривает планомерное проведение работ по переводу в электронную форму помещенных в дела бумажных документов. К 31 декабря 2025 года планируется перевести 100% хранящихся в бумажном виде архивных документов в электронный вид.

Положение о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в т.ч. до 1 января 2017 г. кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов), было утверждено постановлением Правительства РФ от 10.02.2022 № 146. Согласно этому постановлению, все хранящиеся в делах заявления и иные документы на бумажном носителе подлежат переводу в форму электронных документов (электронных образов документов), подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного должностного лица и имеющих ту же юридическую силу, что и документы на бумажном носителе, за исключением случаев, когда такой перевод не допускается в соответствии с законодательством РФ о государственной тайне.

С даты перевода всех хранящихся в делах заявлений и иных документов в форме документов на бумажном носителе в форму электронных документов бумажные дела перестают быть составной частью Единого государственного реестра недвижимости. Закрытые дела (тома дел) подлежат хранению в течение 10 лет со дня их закрытия, если иное не предусмотрено Положением.

В то же время помещенные в закрытые дела (тома дел) экземпляры – подлинники договоров и других сделок в отношении недвижимого имущества, совершенных в простой письменной форме в соответствии с законодательством, действовавшим на момент их совершения, зарегистрированные и / или на основании которых были зарегистрированы права и / или ограничения (обременения) прав, подлежат хранению в течение 75 лет со дня их закрытия.

Представление в суды электронных доказательств необходимо регламентировать

В пояснительной записке к законопроекту № 1173189-7 также отмечалось, что «учитывая специфику использования электронных документов в деятельности, связанной с осуществлением правосудия, предлагается также наделить полномочиями по утверждению требований к такой деятельности Верховный Суд Российской Федерации и Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации в пределах своих полномочий»8. Подобную инициативу можно только приветствовать.

Отмечу, что за рубежом по-разному подходят к решению вопроса о представлении электронных документов в качестве доказательств.

В англосаксонских странах колоссальное значение имеет практика так называемого «электронного раскрытия» (э-раскрытия, англоязычный термин e-discovery). Э-раскрытие – элемент процессуального права этих стран, представляющий собой процедуру обязательного выявления и раскрытия сторонами гражданского спора всех (именно – всех!) относящихся к рассматриваемому делу электронных документов и информации. Термин также применяется в отношении раскрытия информации перед регуляторами или правоохранительными органами в случае расследования. Электронное раскрытие является частью общей процедуры раскрытия, охватывающей все документы и информацию, находящиеся в распоряжении и под контролем организации. Подкрепляемая жесточайшими карами за утаивание либо искажение документов и информации, именно практика э-раскрытия позволяет этим странам обходиться без УКЭП и иных сложных криптографических механизмов – поскольку у организаций сейчас настолько много электронной информации, проходящей по многочисленным каналам и сохраняемой во многих местах, что синхронная согласованная «модификация» всей этой информации является крайне сложной и трудоемкой задачей, непосильной для большинства организаций.

В отличие от права стран континентальной Европы (к этому типу права принадлежит и право России), ориентированного главным образом на нужды государственного управления, англосаксонское право исторически всегда ориентировалось на интересы ведения деловой деятельности, в т.ч. на объективное разрешение споров между хозяйствующими субъектами. Если континентальное право позволяет организациям в суде выборочно представлять только выгодные им документы, что ставит в особенно невыгодное положение экономически слабозащищенные стороны – индивидуальных клиентов и малые и средние предприятия, то англосаксонское право требует полного раскрытия всех документов под угрозой чрезвычайно жестких санкций, вплоть до признания дела проигранным без дальнейшего рассмотрения по существу, а также крупных денежных штрафов, длительного тюремного заключения и т.д.

Потребность в модернизации процедуры раскрытия и в отдельной регламентации э-раскрытия, вызванная широким внедрением информационных технологий и появлением признаков неблагополучия в корпоративном управлении крупных компаний, была осознана в середине 1990-х годов. Реформы пошли по нескольким направлениям:

  • Охват процедурой раскрытия не только «официальных документов» организаций, но и любых материалов, признаваемых судами деловыми документами в рамках англосаксонского права.
  • Отказ от формальных требований к тем документам, которые в принципе могут быть приняты судом для последующего использования в ходе судебного разбирательства. Эти требования в условиях меняющихся технологий иногда использовались для того, чтобы создать искусственные препятствия противной стороне. В конечном итоге суды начали принимать практически любые материалы, давая затем свою оценку их доказательной силы.
  • Охват процедурой раскрытия электронных документов, а впоследствии и вообще любой электронной информации, которая сохраняется (или может быть сохранена) в электронной форме. Известны прецеденты, когда под э-раскрытие подпадала даже информация в оперативной памяти компьютеров.

Лидерами в разработке правил э-раскрытия являются США и Канада, причем следует отметить, что правила главным образом разрабатываются представителями юридического сообщества в рамках деятельности «Конференции Седона» (Sedona Conference) – некоммерческого правового идейного центра, в основном занимающегося вопросами обеспечения долговременной сохранности и представления сохраняемой в электронном виде информации. Затем эти наработки закрепляются как в кодифицированном праве, так и в судебных прецедентах. Конференцией Седона опубликован целый ряд руководств и рекомендаций, во многом заложивших основу судебной практики в США и Канаде, основными из которых являются «Принципы Конференции Седона».

Дальнейшая судьба замещающей оцифровки в целом (и законопроекта в частности)

По мнению Комитета Государственной Думы по информационной политике, информационным технологиям и связи: «…Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий; обеспечении защиты информации, а не вопросы правового регулирования в сфере создания и использования электронных документов. Таким образом, предлагаемые законопроектом дополнения вышеуказанного федерального закона не относятся к его предмету правового регулирования, нарушают его логику и конструкцию, и не соответствуют правилам законодательной техники. В этой связи вопросы законодательного регулирования в сфере создания и использования электронных документов являются предметом самостоятельного отраслевого законодательного регулирования».

В июле 2023 года свою позицию в отношении судьбы законопроекта изложил председатель комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи Александр Хинштейн, который отметил, что обсуждалась необходимость внесения отдельного законопроекта об электронном документообороте вместо поправок в закон «О защите информации»9.

Оценивая текущее положение дел с замещающей оцифровкой, я считаю, что даже и без законопроекта у нас все не так уж плохо, поскольку:

  • Можно спокойно оцифровывать все документы, которые используются в чисто внутренней работе и которые заведомо не будут оспариваться внешними сторонами.
  • В рамках взаимоотношений между контрагентами на основе Гражданского кодекса РФ стороны могут сами договориться о порядке замещающей оцифровки при условии, что в документах не заинтересованы третьи стороны и государственные органы. Соответствующие положения могут включаться в контракты.
  • Если контрагенты взаимодействуют друг с другом в рамках Гражданского кодекса РФ и в соответствующих документах заинтересованы государственные органы или третьи стороны, то можно попытаться с ними договориться и согласовать возможность и порядок замещающей оцифровки. В каких-то случаях можно также предусмотреть возможность для заинтересованных сторон ознакомиться с результатом оцифровки и подтвердить свое согласие с ней.
  • Возможность замещающей оцифровки может быть установлена нормативными правовыми актами для конкретных видов деятельности, ситуаций и операций.

Что касается технических требований к замещающей оцифровке, то существуют хорошо зарекомендовавшие себя высокоуровневые принципы, определяющие, как это следует делать:

  • Копия должна сохранять всю существенную информацию документа (при этом непродуктивно настаивать на изготовлении графических образов, как это пока предлагает ВНИИДАД; сейчас есть смысл подумать о возвращении к практике, существовавшей до массового появления копировальных аппаратов). Если, например, изготавливается графический образ документа, то должна быть обеспечена возможность прочитать все существенные надписи, в т.ч. сделанные мелким шрифтом, а там, где имеет значение цвет, копии должны изготавливаться в цвете.
  • Вместе с копиями необходимо сохранить дополнительную информацию, позволяющую подтвердить их целостность и аутентичность. Для этих целей могут использоваться метаданные, которые могут быть присоединены к электронной копии документа либо ассоциированы с ней.
  • Технология создания и заверения копий должна устраивать все заинтересованные стороны, и, как правило, ее необходимо регламентировать в соответствующих нормативных правовых актах. Должны быть установлены процедуры урегулирования спорных ситуаций, а также порядок доказывания целостности и аутентичности замещающих копий в суде (если это потребуется).
  • Выбор технических средств зависит от сферы применения документов. Если с документами связаны значительные риски или если в них заинтересованы внешние стороны, то стоит подумать об пользовании УКЭП, меток времени и других подобных механизмов. Форматы документов следует выбирать с учетом как удобства их использования в оперативной деятельности, так и удобства организации их архивного хранения (где это применимо).

Подводя итог, следует подчеркнуть, что потребность в замещающей оцифровке бумажных документов в интересах сокращения расходов и повышения эффективности деловой деятельности сохраняется и может в дальнейшем усилиться. Даже если законопроект № 1173189-7 не пройдет, к вопросу о замещающей оцифровке законодателям все равно придется вернуться, так что будет весьма печально, если из опыта подготовки данного законопроекта не будут извлечены надлежащие уроки.

В будущем хотелось бы увидеть более продуманный и взвешенный подход разработчиков нормативных правовых актов – следует с самого начала активно сотрудничать со всеми заинтересованными сторонами и профессиональными сообществами, не пренебрегать известным отечественным и мировым опытом, отказаться от идеи написания универсального закона и сфокусировать свое внимание на том, чтобы «расшить» известные узкие места там, где замещающая оцифровка, не неся с собой особых рисков, могла бы дать быструю ощутимую отдачу в государственном управлении и в деловой деятельности.

Я также считаю позитивным фактором то, что в данном случае нашлись неравнодушные люди, которые пытаются остановить неудачный законопроект до того, как стране из-за него будет нанесен ущерб.

Сноски 9

  1. См. паспорт законопроекта (https://sozd.duma.gov.ru/bill/1173189-7). Вернуться назад
  2. Там же. Вернуться назад
  3. Сбербанк призвал доработать законопроект об электронном документообороте. 17 Мая 2021, https://1prime.ru/finance/20210517/833673129.html Вернуться назад
  4. Там же. Вернуться назад
  5. Указание Центрального банка Российской Федерации от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». Вернуться назад
  6. Денис Тельманов «Прощание с бумагой. В Банке России ждут закон об уничтожении бумажных документов», ComNews, 14.08.2023, https://www.comnews.ru/content/228095/2023-08-14/2023-w33/proschanie-bumagoy-banke-rossii-zhdut-zakon-ob-unichtozhenii-bumazhnykh-dokumentov Вернуться назад
  7. Заключение Комитета Государственной Думы по информационной политике, информационным технологиям и связи на проект федерального закона № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и отдельные законодательные акты Российской Федерации», https://sozd.duma.gov.ru/download/78AE1072-168A-4C6F-9B0E-C1B5A94651F8 Вернуться назад
  8. Сайт Государственной Думы, https://sozd.duma.gov.ru/bill/1173189-7?fbclid=IwAR3M2xrUNhL-Zlkx80hzUnJO20I6KviElmKah7EOyTXem2YbBbKgW8ZDghY Вернуться назад
  9. Денис Тельманов «Прощание с бумагой. В Банке России ждут закон об уничтожении бумажных документов» , ComNews, 14.08.2023, https://www.comnews.ru/content/228095/2023-08-14/2023-w33/proschanie-bumagoy-banke-rossii-zhdut-zakon-ob-unichtozhenii-bumazhnykh-dokumentov Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах

09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.