Составление паспорта архива организации (часть 3)
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
Федеральная налоговая служба РФ является одним из первопроходцев в работе с большими объемами документов и информации, в т.ч. электронными. Принятая этим ведомством Концепция архивного хранения документов интересна с 3 точек зрения: на какие ближайшие изменения нормативной базы и технологического обеспечения нужно ориентироваться, какие объемы документации уже хранятся и как планируют решать проблему заканчивающихся свободных площадей централизованных архивных хранилищ (уже занято более 90%).
Приказом Федеральной налоговой службы РФ от 21.06.2023 № ЕД-7-10/405@ утверждена «Концепция развития системы централизованного хранения документов, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ФНС России».
Ожидаемые изменения «для всех»
Концепция учитывает перспективы грядущих изменений в архивном законодательстве и закладывает ориентиры для ФНС России в области долгосрочного архивного хранения электронных документов:
-
это еще не принятый проект федерального закона № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”...», который должен установить:
- общие требования к порядку хранения электронных документов;
- возможность создания электронных дубликатов документов;
- сокращение до 1 года срока хранения бумажного подлинника после создания его электронного дубликата.
Специалисты по управлению документами давно ждут принятия этого законопроекта (был внесен в Госдуму еще в мае 2021 г.), чтобы можно было высвободить архивные площади, получив юридически значимые электронные дубликаты. Как видите, ФНС России, не дождавшись принятия этого закона, все равно учитывает его появление в своей долгосрочной концепции развития;
- постановление Правительства РФ от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе “Платформа "Центр хранения электронных документов"”». Эта система (далее – ЦХЭД) создается как крупный госархив электронных документов для федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ). И ФНС России планирует передавать туда часть своих электронных документов, когда ЦХЭД полностью заработает.
Налоговики считают, что «без принятия качественно новых решений и ввода в эксплуатацию новых централизованных хранилищ, обеспечить сохранность и эффективное использование документов налоговыми...
