Top.Mail.Ru

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.
Окончание статьи. Начало в № 12 / 2023, № 01 / 2024
Окончание статьи. Начало в № 12 / 2023, № 01 / 2024

Список фондов

Книга учета поступления и выбытия дел, документов замечательно демонстрирует движение дел (см. Примеры 6–12 во второй части статьи в предыдущем номере журнала), и при некоторой сноровке по ней можно учитывать даже общий объем дел, особенно если в организации хранится только 1 архивный фонд. Но как быть, если организация хранит 2 и более фонда? На самом деле это не такая редкая ситуация – например, организация хранит документы организации-предшественника, что бывает, когда происходит реорганизация организации в связи со сменой собственности (классический случай – приватизация, акционирование предприятия). Книга-то учета поступления и выбытия дел ведется одна, и в нее вносятся записи обо всех фондах. Как узнать, сколько всего архивных фондов в архиве организации? Для этих случаев Правилами 2023 года 1 предусмотрен такой учетный документ, как список фондов. Рассмотрим порядок его ведения, а затем дадим пример заполнения формы.

Список фондов 2это документ, предназначенный для регистрации поступающих в архив фондов, присвоения им номеров, учета количества фондов, находящихся на хранении в архиве или выбывших.

Каждый впервые поступивший фонд записывается в список фондов. Номера фондам присваиваются в валовом порядке в хронологической последовательности их поступления. Порядковый номер архивного фонда используется только 1 раз: номера утраченных, переданных, объединенных архивных фондов в дальнейшем не присваиваются другим архивным фондам. Присвоение одинаковых номеров архивным фондам внутри архива не допускается. К номеру фонда через косую черту может добавляться номер, присвоенный соответствующим архивным учреждением. Перенумерация фондов не допускается. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером и сохраняется за ним во всех учетных документах.

Датой первого поступления фонда является дата первой передачи документов в архив.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел. Если название фондообразователя в передаваемый период менялось, то в список фондов вносится последнее наименование в рамках периода, за который передаются документы. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного наименования фондообразователя (при наличии) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

Внимание! В список фондов вносятся даты деятельности организации, независимо от того, за какой период документы фактически переданы в архив. Если организация является действующей на момент передачи документов, вторая дата оставляется открытой.

При последующих поступлениях наименование архивного фонда в списке фондов не меняется – оно меняется во всех других учетных документах, но в списке фондов остается без изменений за исключением второй даты – она может быть дополнена, когда станет известна.

Связанный материал
Архив как «наказание»
№ 11 / 2021

См. статью «Архив как “наказание”» в № 11’ 2021. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд, куда «ведет корабль» Росархив? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.

Связанный материал
Номенклатура дел – обязательный документ для организации?
№ 11 / 2021

См. статью «Номенклатура дел – обязательный документ для организации?» в № 11’ 2021

Связанный материал
Минимально необходимые учетные документы в архиве организации
№ 01 / 2024

Как должно быть организовано дело, если в организации (АО) нет и не планируются архив как структурное подразделение и штатный архивист? Организация источником комплектования не является. Ответ читайте в № 1’ 2024

При выбытии фонда в списке фондов ставится отметка о выбытии, указываются номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Список фондов имеет титульный лист. По окончании календарного года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой фиксируется количество поступивших и выбывших в течение года фондов и общее количество архивных фондов, находящихся на хранении в архиве (по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом). Если изменения впервые произошли в 1991 году, то и итоговую запись мы за 1991 оформляем (см. Пример 16). А если потом других архивных фондов не добавляется, то мы каждый год...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 2)

В этом номере читайте вторую часть подробной статьи с методикой заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов. Сначала мы показываем стандартный вариант учета дел в архиве, когда документы передаются по утвержденным сводным описям дел организации. А потом разбираем, как можно действовать в нестандартных ситуациях: если в организации нет сводной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений; если отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел; если нет ни описей дел, ни номенклатур. Объясняем, когда и как надо оформлять акт приема-передачи дел или отметки об их передаче на других документах. Мы освещаем наиболее сложные моменты, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как изменились формы номенклатуры дел

Обращаем ваше внимание на корректировку обеих форм номенклатуры дел (сводной по организации и структурного подразделения) в новых архивных Правилах 2023 года по сравнению с формами, утвержденными аналогичными Правилами 2015 года. Есть как незначительные, так и существенные изменения, которые важно учитывать, особенно при составлении итоговой записи к номенклатурам дел, начиная с 2023 года.