Составление паспорта архива организации (часть 3)
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
Тогда надо назначить ответственным за архивное хранение документов организации наиболее подходящего для этой работы сотрудника1.
И он должен вести учет документов в архиве по крайней мере, оформляя обязательную часть учетных документов – они перечислены в п. 118 новых архивных Правил 2023 года:
И он должен вести учет документов в архиве по крайней мере, оформляя обязательную часть учетных документов – они перечислены в п. 118 новых архивных Правил 2023 года:
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
Несмотря на то что организация не является источником комплектования архива и в ней отсутствует и не планируется архив как структурное подразделение, Федеральным законом об архивном деле2 на абсолютно каждую организацию возложена обязанность по обеспечению финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов (статья 15), т.е. по организации архивного хранения.
И Федеральный закон об архивном деле, и Правила 2023 года предлагают только вариативность организации архивного хранения в негосударственных компаниях:
- либо как структурное подразделение,
- либо через возложение обязанностей.
Для оформления совмещения или совместительства «должность архивиста» должна быть в штатном расписании, а порой даже этого нет. Потому на практике часто делается просто назначение ответственного за архив «методом тыка» (просто приказом и без допвознаграждения за данную работу). Причем такая ситуация типична и для источников комплектования архивов, и это непроходящая головная боль для нас, архивистов, потому что обязанности ответственного за архив самим назначенным воспринимаются как досадная непонятная нагрузка.
И тем не менее пренебрегать организацией архивного дела в негосударственной организации не следует: с недавнего времени архивные органы субъектов РФ наделены правом осуществления контрольно-надзорной деятельности3. В случае обнаружения проблем с хранением архивных документов, они могут известить об этом органы прокуратуры, в моей практике было несколько таких случаев.
