Top.Mail.Ru

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 2)

В этом номере читайте вторую часть подробной статьи с методикой заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов. Сначала мы показываем стандартный вариант учета дел в архиве, когда документы передаются по утвержденным сводным описям дел организации. А потом разбираем, как можно действовать в нестандартных ситуациях: если в организации нет сводной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений; если отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел; если нет ни описей дел, ни номенклатур. Объясняем, когда и как надо оформлять акт приема-передачи дел или отметки об их передаче на других документах. Мы освещаем наиболее сложные моменты, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.
Продолжение статьи. Начало в № 12 / 2023, окончание в № 02 / 2024
Продолжение статьи. Начало в № 12 / 2023, окончание в № 02 / 2024

Для начала освежим в памяти «установки» новых архивных Правил 2023 года о составе:

  • обязательных и
  • вспомогательных учетных документов архива,
  • а также тех документов, на основании которых производится учет выбытия и поступления дел в архив организации.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года)

…10. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов…

118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении № 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся:

а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;

в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам);

г) список источников комплектования;

д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);

е) каталоги;

ж) указатели.

Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.

СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

119. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

120. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом...

129. Учет поступления и выбытия дел, документов осуществляется на основании:

а) описи дел, документов, описи электронных документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов описи электронных документов;

б) номенклатуры дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений;

в) акта о технических ошибках в учетных документах;

г) акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных;

д) акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

е) акта о неисправимых повреждениях архивных документов;

ж) акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 27 к Правилам);

з) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Книга учета поступления и выбытия дел, документов

Итак, в архив организации документы поступают в упорядоченном состоянии по утвержденным / согласованным описям1. При передаче документов в архив на каждом экземпляре описей дел обязательно должна стоять отметка о приеме дел (см. Пример 14). Порядок составления такой отметки установлен Правилами 2023 года2, и это очень важный момент, т.к. прием-передача документов от структурного подразделения в архив организации более нигде не фиксируется – актов приема-передачи архивных документов внутри организации Правилами 2023 года не предусмотрено.

Далее работник архива организации делает записи о поступлении документов в архив организации в книге учета поступления и выбытия дел, документов3.

Стандартный алгоритм работы

Рассмотрим типичную ситуацию: поступление и выбытие дел в архив по сводным описям дел, когда в организации своевременно проводится экспертиза ценности и описание документов силами службы делопроизводства организации. Сначала разберемся, как заполняются графы книги, потом рассмотрим конкретные ситуации, сперва типичные, потом – непростые.

В книгу учета поступления и выбытия дел записи вносятся раздельно по каждой описи. Каждая запись имеет самостоятельный порядковый номер, нумерация записей валовая. Согласно методическим рекомендациям к предыдущим Правилам 2015 года нумерация записей велась в пределах года, т.е. в каждом году нумерация записей начиналась с первого номера. Действующими Правилами 2023 года порядок нумерации записей не установлен, однако едва ли приходится ждать каких-либо изменений.

Графы 1–7 заполняются обязательно независимо от вида описи, а графы 8–10 заполняются по видам документов.

Порядок заполнения граф 1, 2 не требует разъяснений.

Графа 3 важна главным образом для организаций со сложной, разветвленной структурой или множеством филиалов. Если документы передаются в архив по сводной описи дел организации, в этой графе ставится прочерк. Даже если в организации нет филиалов или она имеет несложную структуру, мы не рекомендуем исключать эту графу из индивидуальных книг учета поступлений дел, т.к. ситуация может измениться, и тогда придется менять форму книги учета поступления и выбытия дел.

В графе 4 указывается название и номер описи или иного документа, по которому дела поступили в архив. О том, какие это могут быть документы, указано в п. 129 Правил 2023 года, и мы это подробно прокомментируем далее.

В графе 5 указывается наименование передаваемого архивного фонда согласно наименованию фондообразователя на конечную дату передаваемых документов. Номер фонда в организации как правило не присваивается, но если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (далее – архивные учреждения), то номер фонда может быть указан тот же, что присвоен архивному фонду в соответствующем архивном учреждении. Если же организация хранит документы более чем одного архивного фонда4, в графе обязательно указывается и номер фонда. О том, как присваиваются номера фондов в архиве организации, расскажем чуть позже.

Графы 8, 9, 10 заполняются по видам описей.

При заполнении графы 4 могут возникнуть вопросы. В каждой организации имеется не менее одной описи дел – это как минимум должна быть опись дел по личному составу, т.к. в организации работают люди, они получают зарплату, принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск… – в общем, состоят в трудовых отношениях с работодателем. Если в организации только одна опись – это будет опись № 1. Но если в организации больше одной описи, каким образом их нумеровать? Отвечаем:

  • порядок нумерации описей дел – валовый, присваивается в хронологическом порядке, т.е. по мере поступления описей дел в архив организации;
  • описи дел по личному составу присваивается литера «ЛС»;
  • описи дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается литера «В»;
  • описям дел постоянного хранения буквенные литеры как правило не присваиваются.

Рассмотрим классический вариант записей в книге учета поступления и выбытия дел, когда в организации 3 описи дел: постоянного хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения. В Примере 6 в строках 1, 2 и 3 показано, как заполнить книгу учета и выбытия дел, документов при поступлении в архив документов на бумажном носителе по сводным описям дел организации. В графе 16 «Примечание» в этих строках отражается физическое состояние дел, поступивших в архив.

При выбытии документов, например при их передаче в архивное учреждение, в книге учета поступления и выбытия дел, документов делается отметка о выбытии дел (см. строку 4 в Примере 6, отмеченную «!»). Так же, как и при поступлении документов, графы 1–7 заполняются обязательно, далее заполняются графы 11–13 в зависимости от вида выбывающих документов5. В графе 16 указывается основание выбытия, в нашем примере это наименование и дата акта приема-передачи документов в архивное учреждение.

Все записи в книге учета поступления и выбытия дел, документов ведутся в течение календарного года. По окончании календарного года составляется итоговая запись о поступивших и выбывших делах.

Это были типичные ситуации, далее рассмотрим нетипичные.

Пример 6. Заполнение книги учета и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по сводным описям организации и при их выбытии по акту приема-передачи

Менее типичная ситуация – № 1

Теперь разберем распространенную ситуацию, которая отличается от стандартного алгоритма работы6: служба делопроизводства не составляет сводные описи дел, в архив документы передаются по описям дел структурных подразделений. Как вести учет этих документов?

Документы, поступившие в архив организации по описям дел структурных подразделений7, следует учитывать как неописанные8 (в графе 14).

Кроме того, нумерация и названия описей дел структурных подразделений имеют свои особенности. Им номера присваиваются согласно индексам по номенклатуре дел с присвоением литерных обозначений видов документов по срокам хранения, например:

  • если номенклатура дел имеет разделы «02 – Кадры» и «03 – Бухгалтерия»;
  • то описи дел этих структурных подразделений будут иметь следующие номера и наименования:
    • опись 02П9 дел постоянного хранения,
    • опись 02ЛС дел по личному составу,
    • опись 02В дел временного (свыше 10 лет) хранения,
    • опись 03П дел постоянного хранения,
    • опись 03ЛС дел по личному составу,
    • опись 03В дел временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В остальном записи в книге учета поступления и выбытия дел, документов ведутся так же, как и для утвержденных описей дел, см. строки 1–6 в Примере 7.

Пример 7. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по описям дел структурных подразделений

В дальнейшем уже силами работников архива должны быть составлены сводные описи дел по категориям документов10. После составления сводных описей и их утверждения в книгу учета поступления и выбытия дел, документов вносятся записи о выбытии неописанных дел (строки 7, 8, 10, 11, 13 в Примере 7) и о поступлении описанных дел (строки 9, 12, 14, 15 в Примере 7). Порядок внесения записи аналогичен порядку внесения записи о выбытии дел в архивное учреждение, но в графе 16 указывается акт описания дел. Отметим также, что записи о выбытии неописанных дел и о поступлении описанных дел вносятся в книгу только после утверждения сводной описи дел руководителем организации.

В Примере 7 мы отметили:

  • цифрой «1» получение архивом документов постоянного срока хранения из 2 подразделений по описям этих подразделений (в графе 14), а потом их выбытие из числа неописанных дел (в графе 15) и учет по позже составленной сводной описи дел (в графе 8);
  • аналогичное движение документов по личному составу отмечено цифрой «2»;
  • неописанные документы временного (свыше 10 лет) хранения также подлежат описанию (см. отметку «3»). Но здесь необходимо помнить о том, что срок хранения таких документов составляет от 15–45 лет и «до ликвидации организации», поэтому такие документы должны быть включены в разные описи:
    • документы со сроком «до ликвидации организации» попадут в опись № 3В (строка 14);
    • документы со сроком хранения 45 лет попадут в опись № 4В (строка 15)
    • и т.д.

Прием документов в архив по описям дел структурных подразделений не слишком удобен, но иногда это единственный вариант решения вопроса.

Нетипичная ситуация № 2

Что делать, если в организации отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел? В этом случае документами, замещающими описи дел, станут номенклатуры дел, а передаваемые по ним документы (так же, как и в случае с описями дел структурных подразделений) будут учитываться как неописанные (в графе 14 книги) раздельно по видам документов.

В графе 4 наименование документа обозначается буквой «Н» – номенклатура дел, далее указывается год, на который она составлена, и через косую черту буквенное обозначение вида документов (в Примере 8 для экономии места мы пропустили графы 8–13, т.к. они в этой ситуации в данных строках не заполняются, т.е. остаются пустыми).

На последнем листе номенклатуры дел ставится отметка о приеме дел – такая же, как и в описях дел при передаче документов по описям (см. Пример 14).

Те, кто не ищет легких путей, могут проводить учет документов не по сводной номенклатуре дел, а отдельно по номенклатурам структурных подразделений. В этом случае к условному обозначению номенклатуры дел («Н») с годом через косую черту добавляется условный индекс структурного подразделения и буквенное обозначение вида документов (показано в Примере 9, графы 8–13 в этих строках остаются пустыми; «шапку» таблицы мы пропустили, чтобы уместить оба примера на одной странице и их легче было сопоставлять).

Однако способ из Примера 9 представляется весьма громоздким, хотя вариант из Примера 8 тоже непрост. Впрочем, решать вам.

Пример 8. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по сводной номенклатуре дел

Пример 9. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по номенклатурам дел структурных подразделений

В дальнейшем, опять же уже силами работников архива должны быть составлены сводные описи дел по видам документов, а в книге учета поступления и выбытия дел, документов сделаны записи о выбытии неописанных и поступлении описанных дел. Порядок составления записей о выбытии дел такой же, как при выбытии неописанных документов по описям структурных подразделений, но в графе 4 при выбытии дела указывается номенклатура дел, а при поступлении – составленная сводная опись дел (см. Пример 10).

Выбытие неописанных дел, принятых по номенклатурам дел структурных подразделений, оформляется аналогичным образом, только в наименовании документа указывается еще и номер структурного подразделения (см. Пример 11).

Казалось бы, несмотря на все сложности оформления записей, проблем с учетом документов нет, даже если отсутствуют описи дел, а есть только номенклатуры. Как бы не так – здесь есть один опасный момент.

Самые наблюдательные читатели заметили, что в Примерах 6 и 7 (где документы в архив принимались по описям) в графе 6 указывались 2015–2019 годы, а в Примерах 8 и 9 (где документы принимались по номенклатурам дел) указан только 2019 год. Почему так?

Напоминаем, что согласно п. 2 Разъяснений Росархива11 к Перечню 2019 года12 сроки хранения всех документов, не включенных в описи дел или акты о выделении к уничтожению до 18.02.2020, определяются в соответствии с Перечнем 2019 года. То есть даже если в организации есть номенклатуры дел до 2019 года, мы не можем проводить по ним учет документов, т.к. экспертиза ценности, в т.ч. отбор на постоянное и долговременное хранение, должны быть проведены по новому Перечню 2019 года. А номенклатуры дел за более ранние годы, естественно, были составлены, ориентируясь на статьи и сроки хранения предыдущего Перечня 2010 года13.

Пример 10. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по сводной номенклатуре дел, а также при выбытии неописанных дел и поступлении описанных дел

Пример 11. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по номенклатурам дел структурных подразделений, а также при выбытии неописанных дел и поступлении описанных дел

Нетипичная ситуация № 3

Таким образом, мы получаем следующую нетипичную ситуацию: как провести учет документов до 2018 года, если нет описей, а номенклатурой пользоваться нельзя?

В этом случае должен быть составлен двусторонний акт передачи документов из каждого структурного подразделения (от должностного лица) в архив организации. Форма акта не установлена Правилами 2023 года, поэтому скажем только, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-201614 такой акт обычно содержит следующие реквизиты:

  • как наиболее часто встречающиеся:
    • наименование организации – автора документа (и возможно, ее структурного подразделения);
    • наименование вида документа;
    • дата и регистрационный номер;
    • место составления (издания) документа;
    • заголовок к тексту и текст документа;
    • подписи передающей и принимающей стороны;
  • так и дополнительные реквизиты, которые отражаются не во всех актах:
    • гриф утверждения документа;
    • отметка о приложении (при его наличии);
    • печать (при ее наличии).

Именно название и реквизиты такого акта вносятся в графу 4 книги учета поступления дел, а сами документы учитываются как неописанные раздельно по видам документов по срокам хранения. Нумерация актов – валовая, к порядковому номеру акта через косую черту добавляется цифровое обозначение структурного подразделения, передающего документы, согласно утвержденной структуре организации на дату составления акта и буквенное обозначение вида документов. См. Пример 12.

Пример 12. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по актам приема-передачи, а также при выбытии неописанных дел и поступлении описанных

После составления сводных описей в книге учета поступления и выбытия дел, документов делается запись о выбытии неописанных дел и поступлении описанных. Порядок составления записей о выбытии дел такой же, как при выбытии неописанных документов по описям структурных подразделений или номенклатурам дел, но в графе 4 нет указания на документ, по которому выбывают неописанные дела – указывается только номер структурного подразделения и вид документов.

Здесь, как ни странно, может возникнуть вопрос: почему для документов до 2019 года в графе 4 книги нельзя указать собственно Перечень 2019 года, раз уж отбор документов следует проводить, ориентируясь на установленные им сроки хранения? Этого делать нельзя, поскольку:

  • Правила 2023 года дают исчерпывающий перечень документов, по которым проводится учет документов. Перечней со сроками хранения там нет;
  • прием-передача документов производится под подпись – что в описи дел, что в номенклатуре дел. А на Перечне 2019 года, понятное дело, любые подписи бессмысленны.

Поэтому в этой ситуации нам остается документировать передачу только актом приема-передачи дел (см. Пример 13).

Пример 13. Акт приема-передачи документов из структурного подразделения в архив организации

Нетипичная ситуация № 4

Но как провести учет документов, если нет ни описей, ни номенклатур дел? Выручит все тот же акт приема-передачи, как и в нетипичной ситуации № 3. Как его можно оформить, мы показали в Примере 13.

На что еще стоит обратить внимание

Факт приема документов в архив должен быть подтвержден подписями принимающей и передающей сторон. Они должны быть оформлены в том документе, по которому дела передаются в архив:

  • в акте (см. Пример 13) либо
  • в описи дел (как структурного подразделения, так и сводной по организации) или в номенклатуре дел (см. Примеры 14 и 15).

На утвержденной Правилами 2023 года форме описи структурного подразделения предусмотрена отметка о приеме-передаче дел (этот вариант взят за основу в Примере 14), а на форме сводной описи дел ее нет. Такой вариант возможен, когда передача дел в архив происходит по описям структурных подразделений, а потом уже в архиве составляется сводная опись.

Пример 14. Отметка о приеме-передаче дел (по форме в описи дел структурного подразделения из Приложения 7 к Правилам 2023 года)

Пример 15. Отметка о приеме-передаче дел (упрощенный вариант)

Мы подробно рассмотрели все варианты учета в книге учета поступления и выбытия дел, документов – как описанных, так и неописанных дел. Осталось дополнить, что в этой книге отражается:

  • не только поступление дел от структурных подразделений и выбытие по актам приема-передачи;
  • но и результаты внутриархивных работ:
    • описание документов,
    • оформление обнаруженных дел,
    • разделение дел,
    • утрата дел,
    • исправление технических ошибок в подсчете дел и др.

Все случаи движения документов, кроме приема-передачи по описям дел или замещающим их документам, должны быть отражены в соответствующих актах. Записи в книгу вносятся только после согласования этих актов ЭК организации / ЭПК архивных учреждений и утверждения руководителем.

В следующем номере журнала читайте продолжение этой подробной статьи.

Продолжение статьи. Начало в № 12 / 2023, окончание в № 02 / 2024

Сноски 14

  1. Пункт 62 Правил 2023 года. Вернуться назад
  2. Пункт 73 Правил 2023 года. Вернуться назад
  3. Рекомендованный образец книги приведен в приложении № 23 Правил 2023 года. Кстати сказать, предыдущие Правила 2015 года рекомендовали формат А3 для книги учета поступления и выбытия дел, в Правилах 2023 года таких рекомендаций уже не содержится. Вернуться назад
  4. Например, в негосударственной организации могут храниться документы государственной организации-правопредшественника. Вернуться назад
  5. В архивное учреждение как правило передаются только документы постоянного хранения, однако в ряде случаев, таких как ликвидация организации, передаются также и другие документы. Вернуться назад
  6. Более того, в Правилах 2023 года даже предусматривается такой вариант работы, когда в архив дела передаются по описям дел структурных подразделений, а сводные описи дел составляются уже в архиве. Вернуться назад
  7. Приложения 7, 8 к Правилам 2023 года. Вернуться назад
  8. Поясняем почему. Правила 2023 года (п. 76) описанием архивных документов называют составление описей дел. Обращаем ваше внимание на один нюанс: Правила 2023 года предусматривают 2 термина – опись дел структурного подразделения и опись дел – но при этом не делают различия между ними. Поэтому обратимся к терминологическому ГОСТ Р 7.0.8-2013:
    «– опись дел структурного подразделения – это учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении...
    – опись дел – это справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда...».
    То есть опись дел – это сводная опись дел всех структурных подразделений, по которой производится учет дел в архивном фонде организации. Следовательно, документы, включенные в описи дел структурных подразделений, должны учитываться в архиве как неописанные. Вернуться назад
  9. Для большего отличия в книге учета у описей подразделений номер указываем без знака «№» – см. Пример 7. Вернуться назад
  10. Приложения 9–12 к Правилам 2023 года. Вернуться назад
  11. Текст Разъяснений по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) опубликован на сайте Росархива (https://archives.gov.ru/press/12-03-2020.shtml). Вернуться назад
  12. Имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
  13. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с ­указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
  14. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Оформление в описи переходящих дел

Показываем «+» и «–» нескольких вариантов включения переходящих дел в описи дел: по году заведения дела, по году завершения дела, если дело обнаружено гораздо позже. Примеры оформления комментируем детально, алгоритм действий объясняем пошагово. В новых Правилах работы архивов организаций, утвержденных Росархивом в 2023 году, ничего не сказано о том, как описывать переходящие дела, и потому возможны вариации. Нам остается ориентироваться на принцип действия, сформулированный в Методических рекомендациях к предыдущим Правилам 2015 года, а еще можно воспользоваться региональными методическими разработками.

Составление паспорта архива организации (часть 2)

На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.

Составление паспорта архива организации (часть 1)

Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.