Top.Mail.Ru

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 2)

В этом номере читайте вторую часть подробной статьи с методикой заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов. Сначала мы показываем стандартный вариант учета дел в архиве, когда документы передаются по утвержденным сводным описям дел организации. А потом разбираем, как можно действовать в нестандартных ситуациях: если в организации нет сводной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений; если отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел; если нет ни описей дел, ни номенклатур. Объясняем, когда и как надо оформлять акт приема-передачи дел или отметки об их передаче на других документах. Мы освещаем наиболее сложные моменты, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.
Продолжение статьи. Начало в № 12 / 2023, окончание в № 02 / 2024
Продолжение статьи. Начало в № 12 / 2023, окончание в № 02 / 2024

Для начала освежим в памяти «установки» новых архивных Правил 2023 года о составе:

  • обязательных и
  • вспомогательных учетных документов архива,
  • а также тех документов, на основании которых производится учет выбытия и поступления дел в архив организации.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года)

…10. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов…

118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении № 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся:

а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;

б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;

в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам);

г) список источников комплектования;

д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);

е) каталоги;

ж) указатели.

Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.

СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

119. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

120. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом...

129. Учет поступления и выбытия дел, документов осуществляется на основании:

а) описи дел, документов, описи электронных документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов описи электронных документов;

б) номенклатуры дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений;

в) акта о технических ошибках в учетных документах;

г) акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных;

д) акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

е) акта о неисправимых повреждениях архивных документов;

ж) акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 27 к Правилам);

з) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Книга учета поступления и выбытия дел, документов

Итак, в архив организации документы поступают в упорядоченном состоянии по утвержденным / согласованным описям 1. При передаче документов в архив на каждом экземпляре описей дел обязательно должна стоять отметка о приеме дел (см. Пример 14). Порядок составления такой отметки установлен Правилами 2023 года 2, и это очень важный момент, т.к. прием-передача документов от структурного подразделения в архив организации более нигде не фиксируется – актов приема-передачи архивных документов внутри организации Правилами 2023 года не предусмотрено.

Далее работник архива организации делает записи о поступлении документов в архив организации в книге учета поступления и выбытия дел, документов 3.

Стандартный алгоритм работы

Рассмотрим типичную ситуацию: поступление и выбытие дел в архив по сводным описям дел, когда в организации своевременно проводится экспертиза ценности и описание документов силами службы делопроизводства организации. Сначала разберемся, как заполняются графы книги, потом рассмотрим конкретные ситуации, сперва типичные, потом – непростые.

В книгу учета поступления и выбытия дел записи вносятся раздельно по каждой описи. Каждая запись имеет самостоятельный порядковый номер, нумерация записей валовая. Согласно методическим рекомендациям к предыдущим Правилам 2015 года нумерация записей велась в пределах года, т.е. в каждом году нумерация записей начиналась с первого номера. Действующими Правилами 2023 года порядок нумерации записей не установлен, однако едва ли приходится ждать каких-либо изменений.

Графы 1–7 заполняются обязательно независимо от вида описи, а графы 8–10 заполняются по видам документов.

Порядок заполнения граф 1, 2 не требует разъяснений.

Графа 3 важна главным образом для организаций со сложной, разветвленной структурой или множеством филиалов. Если документы передаются в архив по сводной описи дел организации, в этой графе ставится прочерк. Даже если в организации нет филиалов или она имеет несложную структуру, мы не рекомендуем исключать эту графу из индивидуальных книг учета поступлений дел, т.к. ситуация может измениться, и тогда придется менять форму книги учета поступления и выбытия дел.

В графе 4 указывается название и номер описи или иного документа, по которому дела поступили в архив. О том, какие это могут быть документы, указано в п. 129 Правил 2023 года, и мы это подробно прокомментируем далее.

В графе 5 указывается наименование передаваемого архивного фонда согласно наименованию фондообразователя на конечную дату передаваемых документов. Номер фонда в организации как правило не присваивается, но если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (далее – архивные учреждения), то номер фонда может быть указан тот же, что присвоен архивному фонду в соответствующем архивном учреждении. Если же организация хранит документы более чем одного архивного фонда 4, в графе обязательно указывается и номер фонда. О том, как присваиваются номера фондов в архиве организации, расскажем чуть позже.

Графы 8, 9, 10 заполняются по видам описей.

При заполнении графы 4 могут возникнуть вопросы. В каждой организации имеется не менее одной описи дел – это как минимум должна быть опись дел по личному составу, т.к. в организации работают люди, они получают зарплату, принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск… – в общем, состоят в трудовых отношениях с работодателем. Если в организации только одна опись – это будет опись № 1. Но если в организации больше одной описи, каким образом их нумеровать? Отвечаем:

  • порядок нумерации описей дел – валовый, присваивается в хронологическом порядке, т.е. по мере поступления описей дел в архив организации;
  • описи дел по личному составу присваивается литера «ЛС»;
  • описи дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается литера...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.