Top.Mail.Ru

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Современные технические средства копирования и оперативной полиграфии, казалось бы, навсегда избавили архивы от выдачи подлинников архивных документов за пределы хранилищ «во временное пользование». Да и какой прок видеть подлинные документы, если можно быстро и недорого получить электронную копию любого из них?

Но и в сегодняшней жизни архивов не так уж редко, как и 100 лет тому назад, встречаются ситуации, когда подлинники архивных документов на аналоговых носителях приходится выдавать за пределы организации.

Бывает также, напротив, сама организация, имеющая архивный фонд в государственном архиве, желает подробнее изучить отдельные аспекты своей истории (обычно связанные с разного рода недвижимостью, переданной государством в советскую эпоху) и получает документы во временное пользование для работы с ними.

Несмотря на то что выдача во временное пользование подлинных документов из архивохранилищ относится к вполне традиционным и устоявшимся видам архивных работ, действующие с 2015 года правила работы архивов организаций 1 предельно лаконичны в отношении регламентации этого процесса.

Связанный материал
Выдача пользователям документов из архива организации
№ 09 / 2021

См. статью «Выдача пользователям документов из архива организации» в № 9’ 2021

Связанный материал
Как заполучить обратно изъятые документы
№ 08 / 2019

См. статью «Как заполучить обратно изъятые документы» в № 8’ 2019. Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции

Связанный материал
Как организации отразить изъятие ее документов и дел?
№ 02 / 2017

См. статью «Как организации отразить изъятие ее документов и дел?» в № 2’ 2017

Связанный материал
Обыск помещений юридических лиц и изъятие документов (часть 1)
№ 10 / 2016

См. статью «Обыск помещений юридических лиц и изъятие документов» в № 10’ 2016

Связанный материал
Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверок
№ 02 / 2017

См. статью «Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверок» в № 2’ 2017

Основание выдачи документов

В качестве основания для начала процесса выдачи документов во временное пользование пункт 2.23 Правил 2015 указывает «запрос государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». Представляется, что формулировка «запрос» не вполне отражает обратную сторону процесса выдачи, а именно необходимость ответственности за сохранность архивных документов за пределами родной организации, а также их своевременного возврата. Поэтому более правильным видится опыт государственных и муниципальных архивов, где в начале процедуры находится «гарантийное письмо о последующем возврате» архивных документов организацией-получателем (см. Пример 1).

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила 2020)

14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:

а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – при наличии гарантийного письма о последующем возврате...

Если решение о выдаче документов сотрудникам своей организации вполне может принять руководитель архивного подразделения, то при отдаче оригиналов сторонней организации это решение должно приниматься на более высоком уровне – высшим руководителем организации, или по его поручению (доверенности) другим руководителем.

Срок расставания с документами

Одним из ключевых моментов процесса выдачи архивных документов во временное пользование следует считать срок, на который они покидают архивохранилище. Такие документы по-прежнему находятся на учете, а конечную ответственность за них несет руководитель организации. Зачастую именно по причине выданных за пределы организации документов, сроки возврата которых давно истекли, а документы так и не вернулись в организацию, затем приходится организовывать розыск необнаруженных документов и заниматься снятием их с учета (мы посвятили этому целый цикл ранее опубликованных статей).

В практике работы архивов организаций в постсоветский период было принято...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Новая Концепция ФНС России о централизованном архивном хранении документов

Федеральная налоговая служба РФ является одним из первопроходцев в работе с большими объемами документов и информации, в т.ч. электронными. Принятая этим ведомством Концепция архивного хранения документов интересна с 3 точек зрения: на какие ближайшие изменения нормативной базы и технологического обеспечения нужно ориентироваться, какие объемы документации уже хранятся и как планируют решать проблему заканчивающихся свободных площадей централизованных архивных хранилищ (уже занято более 90%).

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Отметки о почерковедческой экспертизе на архивных документах

По запросу суда для почерковедческой экспертизы было выдано во временное использование личное дело бывшего работника. При возврате дела в архив на ряде документов были обнаружены штампы компании, проводившей экспертизу. Какими документами регламентируется недопущение внесения изменений в подлинник архивного документа?

Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учреждений к вышестоящему

Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Как заполучить обратно изъятые документы

Частнопрактикующий адвокат объясняет, куда обращаться для получения обратно изъятых оригиналов документов. Действовать надо по-разному в ситуациях, когда их забрали: при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики. Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции. Поводом для разбирательств в этой теме стал вопрос читателя.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.