Составление паспорта архива организации (часть 3)
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
Современные технические средства копирования и оперативной полиграфии, казалось бы, навсегда избавили архивы от выдачи подлинников архивных документов за пределы хранилищ «во временное пользование». Да и какой прок видеть подлинные документы, если можно быстро и недорого получить электронную копию любого из них?
Но и в сегодняшней жизни архивов не так уж редко, как и 100 лет тому назад, встречаются ситуации, когда подлинники архивных документов на аналоговых носителях приходится выдавать за пределы организации.
Бывает также, напротив, сама организация, имеющая архивный фонд в государственном архиве, желает подробнее изучить отдельные аспекты своей истории (обычно связанные с разного рода недвижимостью, переданной государством в советскую эпоху) и получает документы во временное пользование для работы с ними.
Несмотря на то что выдача во временное пользование подлинных документов из архивохранилищ относится к вполне традиционным и устоявшимся видам архивных работ, действующие с 2015 года правила работы архивов организаций 1 предельно лаконичны в отношении регламентации этого процесса.
См. статью «Выдача пользователям документов из архива организации» в № 9’ 2021
См. статью «Как заполучить обратно изъятые документы» в № 8’ 2019. Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции
См. статью «Как организации отразить изъятие ее документов и дел?» в № 2’ 2017
См. статью «Обыск помещений юридических лиц и изъятие документов» в № 10’ 2016
См. статью «Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверок» в № 2’ 2017
В качестве основания для начала процесса выдачи документов во временное пользование пункт 2.23 Правил 2015 указывает «запрос государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». Представляется, что формулировка «запрос» не вполне отражает обратную сторону процесса выдачи, а именно необходимость ответственности за сохранность архивных документов за пределами родной организации, а также их своевременного возврата. Поэтому более правильным видится опыт государственных и муниципальных архивов, где в начале процедуры находится «гарантийное письмо о последующем возврате» архивных документов организацией-получателем (см. Пример 1).
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила 2020)
14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:
а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:
во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – при наличии гарантийного письма о последующем возврате...
Если решение о выдаче документов сотрудникам своей организации вполне может принять руководитель архивного подразделения, то при отдаче оригиналов сторонней организации это решение должно приниматься на более высоком уровне – высшим руководителем организации, или по его поручению (доверенности) другим руководителем.
Одним из ключевых моментов процесса выдачи архивных документов во временное пользование следует считать срок, на который они покидают архивохранилище. Такие документы по-прежнему находятся на учете, а конечную ответственность за них несет руководитель организации. Зачастую именно по причине выданных за пределы организации документов, сроки возврата которых давно истекли, а документы так и не вернулись в организацию, затем приходится организовывать розыск необнаруженных документов и заниматься снятием их с учета (мы посвятили этому целый цикл ранее опубликованных статей).
См. статью «Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов» в № 9’ 2020
См. статью «Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета» в № 10’ 2020
См. статью «Как отразить в учетных документах архива “выбытие” единиц хранения» в № 2’ 2021
В практике работы архивов организаций в постсоветский период было принято...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.
Частнопрактикующий адвокат объясняет, куда обращаться для получения обратно изъятых оригиналов документов. Действовать надо по-разному в ситуациях, когда их забрали: при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики. Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции. Поводом для разбирательств в этой теме стал вопрос читателя.