Как организации отразить изъятие ее документов и дел?

Если вы впервые столкнулись с выемкой документов, то можете растеряться. Разве можно отдавать оригиналы, а что останется у вас (в архиве организации)? Как заверить копии документов и дел? Каким образом зафиксировать факт выемки в учетных документах? И главное, как быстро выполнить эту работу?

Когда впервые пришлось готовить документы к выемке, я, честно говоря, растерялась. Но глаза боятся, а руки делают. Изучив нормативную базу, посоветовавшись со старшими товарищами, я обозначила для себя некий алгоритм, следуя которому, и по сей день быстро и качественно выполняю эту трудоемкую и часто срочную работу. Могу им с вами поделиться :)

Во-первых, изымая документы, нужно понимать, что на место каждого изъятого оригинала необходимо вложить его копию, заверенную надлежащим образом.

Во-вторых, вкладывая в дела копии, необходимо обосновать свои действия, т.е. помещать туда еще и документы, на основании которых были изъяты оригиналы (постановления о производстве выемки, протоколы выемки или обыска и др.).

В-третьих, вы должны помнить, что, изымая документы сегодня, необходимо зафиксировать этот процесс в учетных документах архива. Тогда завтра вы сможете быстро «найти концы».

К сожалению, не всегда сотрудники, изымающие документы, соблюдают эти простые правила. Мне приходилось сталкиваться с тем, что в папке с надписью: «Дело № 5» лежит только протокол производства выемки. Бывало и так, что на месте документа подшита незаверенная копия, а нахождение оригинала вообще неизвестно. И только «по рассказам очевидцев» становится понятно, что когда-то была выемка и документы переданы в соответствующие органы.

Итак, при выемке документов вы должны:

  • копировать все изымаемые оригиналы (если это возможно);
  • заверять изготовленные копии и подшивать их в дела;
  • вносить соответствующие сведения в учетные реестры.

Подбор документов и заверение их копий

Если вы изымаете документ из уже давно сшитого и заверенного подписью ответственного лица дела, то документ нужно аккуратно вырезать или вырвать из него. Старайтесь не повредить документ и сшив. Таким образом из одного дела можно изъять несколько документов.

Если из одного дела изымаются более 10 документов, то целесообразно дело расшить и изъять из него затребованное.

Чтобы не запутаться, вкладывайте в дела листы-заменители изымаемых документов или вклеивайте «стикеры», на которых указывайте номер и дату изъятого документа. Изъятые документы складывайте аккуратной стопочкой в последовательности изъятия из дела.

Теперь нужно изготовить копии. При копировании не нарушайте последовательность документов, так вам будет удобнее раскладывать копии обратно в дела.

Изготовленные копии необходимо заверить. Если изымаются какие-либо особо ценные документы, которые ваша организация предъявляет в другие организации или государственные структуры, то есть смысл заверить их копии у нотариуса. Но нотариус – это долго и дорого. Поэтому обычно заверяют уполномоченные сотрудники вашей организации.

В вопросах оформления организационно-распорядительных документов и их копий мы привыкли в первую очередь обращаться к ГОСТ Р 6.30-2003 (кстати, ВНИИДАД уже анонсировал выход в свет его новой редакции), но предлагаю вам обратить внимание на пару более серьезных документов, в отличие от рекомендательного ГОСТ.

Фрагмент документа
Пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению ­документов» (утв. постановлением Госстандарта России 03.03.2003 № 65-ст)

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно
Инспектор службы кадров           Личная подпись           Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Фрагмент документа
Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № _____ за _____ г.
Верно
Ведущий специалист           Подпись           И.О. Фамилия
Дата           Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):

«Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Мнение эксперта

Многие из нас полагают, что такая процедура, как заверение копий юридическими лицами, не урегулирована действующим законодательством. Это не так. В настоящее время действует указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ). В отличие от него ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер.

Итак, в п. 1 Указа сказано: «Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

И второе «недоразумение», с которым часто приходится сталкиваться при получении копии, которую «пытались» заверить. Некоторые считают, что заверение копии документа печатью необязательно. Данное мнение формируется из неправильного толкования п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, а именно фразы «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». В данном случае имеется в виду, что организация самостоятельно определяет тип печати, используемой для заверения: печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала или иная. Во избежание недоразумений необходимо заранее определить вид печати, которая будет использоваться для заверения документов. Для этого необходимо либо издать соответствующий приказ, либо прописать этот аспект в положениях, регламентирующих делопроизводство или хранение / использование штампов и печатей.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?