Составление паспорта архива организации (часть 3)
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
Работа архивов организаций регламентируется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 5261. Глава V указанных Правил устанавливает обязанность архивов организаций предоставлять пользователю архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.
Хочется обратить внимание на следующее: архив организации – структурное подразделение или часть структурного подразделения организации, которое обеспечивает централизованное хранение архивных документов (т.е. концентрацию указанных документов в одном месте – специально оборудованном помещении). При этом, в соответствии с ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»2 организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Обязанность создавать архив установлена только для органов государственной власти и органов местного самоуправления (ч. 1 ст. 13 Закона об архивном деле).
Таким образом, большинство организаций могут осуществлять как централизованное, так и децентрализованное хранение архивных документов (например, в структурных подразделениях по месту их создания). Но обеспечивать сохранность данных архивных документов они обязаны в соответствии с ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле.
Правила 2015 устанавливают требования не только к обеспечению сохранности архивных документов, но и к их хранению, комплектованию, учету и использованию. Как видите, использование – одна из 4 основных функций архива организации.
Основными формами использования документов архива организации являются:
Исполнение запросов может быть в виде предоставления архивной копии хранящегося в архиве оригинала, архивной выписки или архивной справки. Но мы далее в статье сосредоточимся на выдаче оригиналов во временное пользование:
Единицей хранения в архиве, как правило, является дело. Оно прошито, документы в нем описаны. Поэтому даже когда пользователю нужен один- единственный документ, его не изымают из дела, а отдают папку целиком.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр (он состоит из номера фонда, номера описи и номера дела), пронумерованные листы, лист-заверитель дела (фиксирует количество листов в деле) и лист использования документов. Все это в комплексе гарантирует целостность дела.
Подготовка дел к выдаче из архивохранилища включает:
Документы из архивохранилища не выдаются в случаях:
Можно ли использовать документы, которые переданы на депозитарное хранение? Депозитарное хранение осуществляется на основании договора, в котором должны быть оговорены и особенности использования документов. Если договором не предусмотрено использование документов, то функции архива ограничиваются только хранением и допуском сотрудников организации – собственника документов для осуществления их использования на территории хранителя. Договором могут быть предусмотрены и иные условия, например собственник может выдавать разрешение на использование документов в каждом конкретном случае.
Основанием осуществления выдачи должно быть письменное разрешение, например его может давать руководитель архива или службы ДОУ3, а оформлено оно может быть в виде положительной визы на служебной записке, заказе / требовании или письме будущего получателя документа (см. отметки «!» в Примерах 1 и 2).
Заказом или служебной запиской инициируется выдача дел из хранилища для ознакомления с документом на месте, без выноса за пределы организации.
Форма бланка заказа приведена в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива в 2002 году4. Ее можно использовать при разработке своего бланка заказа (требования):
Обратите внимание: в форме заказа из Правил 2002 мы заменили «исследователя» на «сотрудника структурного подразделения», но вот изымать первые 3 графы из табличной части не стали.
Форма данного заказа удобна архивистам, но совершенно неудобна работникам других подразделений, которые заказывают документы из архива. Как правило, последним известно, какие документы они хотят получить, но не известно, в каких делах те подшиты и уж тем более шифры этих дел (номера фонда, описи и единицы хранения). Поэтому инициативным документом в своей организации вы можете сделать и служебную записку (Пример 2), в которой инициатор изложит то, что знает, а уже работники архива найдут требуемый документ «в своей вотчине». Либо инициатор сначала должен пообщаться с архивистом, получив от того «коды», которые сможет вписать в заказ, показанный в Примере 1.
Вынос из здания архива или здания организации архивных документов возможен на основании акта, а при пропускном режиме еще может потребоваться оформление специального пропуска. Поэтому если документ запрашивается другой организацией или удаленным структурным подразделением, то составляется акт о выдаче дел во временное пользование.
Такой акт составляется в 2 экземплярах:
Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя, подписи заверяются печатями организаций.
После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка:
Форма данного акта установлена приложением 10 к пункту 2.46 Правил 2015 (образец оформления см. в Примере 3). Но мы усовершенствовали ее, чтобы в одном документе можно было собрать подписи не только руководителей отдающей и принимающей документы организаций, но и тех конкретных исполнителей, которые заняты в процессе выдачи и возврата документов. Мы выделили оранжевой заливкой зону акта, которую предлагаем в него добавить.
Согласно пункту 2.45 Правил 2015 документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации-владельца на основании письменного подтверждения пользователя о сохранности документов.
При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов должны предприниматься меры по их возвращению на места хранения.
Отслеживать факты выдачи / возврата единиц хранения и сроки помогают учетные документы. Выдача из архивохранилища должна регистрироваться в книге выдачи дел. Поскольку форма такого журнала / книги не утверждена нормативным актом, организациям следует самостоятельно ее разработать и утвердить (например, в виде приложения к Инструкции по делопроизводству организации или к Положению об архиве организации, Инструкции о порядке использования архивных документов и т.п.). Правилами 2002 предлагалась форма учетного журнала, которую можно взять за основу, для удобства предлагаем добавить в нее графу «Плановый срок возврата» (мы выделили ее оранжевым цветом) – см. Пример 4.
Не путайте книгу учета выдачи документов (из Правил 2002) с книгой учета поступления и выбытия дел, документов (из Приложения 11 к Правилам 2015). Вторая из них является обязательным учетным документом архива, фиксирующим изменение состава архивного фонда организации: когда документы поступают на архивное хранение или окончательно выбывают. Нужная нам отдельная книга выдачи документов (фактически во временное пользование) как раз и нужна, чтобы эти «временные перемещения» не отражались в «основной» книге.
Контроль возврата дел осуществляется по этой книге. Наличие подписи архивиста в графе 10 свидетельствует том, что документ можно снять с контроля. Выверка книги проводится не реже 1 раза в квартал. Контроль может проводиться автоматически в случае использования в архиве автоматизированной системы.
См. статью «Как заполучить обратно изъятые документы» в № 8’ 2019. Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции
См. статью «Как организации отразить изъятие ее документов и дел?» в № 2’ 2017
См. статью «Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверок» в № 2’ 2017
Учет использования архивных дел должен проводиться независимо от того, осуществляется в организации централизованное или децентрализованное хранение документов. Наличие указанных выше документов обязательно.
Но есть еще ряд вспомогательных документов, облегчающих контроль возврата единиц хранения при выдаче их из архивохранилища (или иного места хранения). Но эти документы целесообразно использовать при централизованном хранении, т.е. при наличии в организации архива. К ним относятся:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.
Частнопрактикующий адвокат объясняет, куда обращаться для получения обратно изъятых оригиналов документов. Действовать надо по-разному в ситуациях, когда их забрали: при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики. Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции. Поводом для разбирательств в этой теме стал вопрос читателя.