Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться?
Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.
Вопрос в тему
Распространяется ли Закон о персданных на архивные документы?
Применимость Закона о персональных данных в отношении архивных документов
В п. 2 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» 1 предусмотрен ряд исключений – его действие не распространяется на отношения, возникающие при «организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно Закону о персональных данных исключение распространяется не только на документы Архивного фонда, но на любые другие архивные документы – и вот тут уже начинаются проблемы, поскольку определение термина «архивный документ» в Законе об архивном деле 2 слишком обтекаемое и не содержит четких критериев, по которым можно однозначно установить, когда «просто» документ становится архивным. В частности, нет указания на то, что архивный документ должен храниться в архиве, не раскрывается понятие «идентификации» и не определяется, каким образом устанавливается «значимость для граждан, общества и государства». В то же время в определении термина «документ Архивного фонда Российской Федерации» эти критерии обозначены более четко (но не настолько, чтобы исключить возможности для споров):
Фрагмент документа
Статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
...2) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
...4) документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению...
В прошлом году были утверждены новые архивные Правила 2023 года, в которых была дана иная (имеющая, естественно, меньшую правовую силу, чем положения закона) трактовка понятия «архивные документы», с несколько странными, однако четко сформулированными критериями «времени перехода» из стадии «документа» в стадию «архивного документа»:
Фрагмент документа
Пункт 12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
12. …Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Такая трактовка (которую даже разработчики документа в неофициальном порядке признали ошибкой) исключает значительные объемы документов из-под действия Закона о персональных данных – однако она настолько противоречит как законодательству, так и сложившейся практике и здравому смыслу, что на данный момент ни одна организация не попыталась ею воспользоваться в своих конфликтах с Роскомнадзором (хотя такие попытки в будущем могут и появиться, поскольку в трудных ситуациях стороны судебного спора готовы хвататься за любую «соломинку»).
В декабре 2023 года на заседании Ученого совета Историко-архивного института РГГУ разработчики новых Правил отметили, что в Правилах «закрепилась неверная трактовка архивного документа, как любого документа, завершенного делопроизводством» 3, и предложили более правильную, по их мнению, трактовку: «архивным становится документ после экспертизы ценности и отобранный на архивное хранение, то есть это только документы категории долговременного и постоянного сроков хранения. Остальные документы не относятся к архивным».
Защита персональных данных, содержащихся в архивных документах
Необходимо понимать, что подпадение документов под действие Закона об архивном деле не означает, что персональные данные в них не нужно защищать. Просто этот вопрос регулируется несколько иначе. В такой ситуации фактически речь идет об ограничении доступа к архивным документам, содержащим персональные данные граждан.
Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам
...3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
Серьезных нормативных требований к защите персональных данных в Законе об архивном деле нет, и в Правилах 2023 года они также не были установлены.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
31. …Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправления, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья…
134. …Государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязаны обеспечивать защиту информации и персональных данных, содержащихся в СХЭД, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
