Top.Mail.Ru

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Условия хранения архивных документов во многих организациях не всегда соответствуют идеальной модели, предписанной архивными правилами. Да и не все госархивы могут похвастаться обеспечением идеальных условий для своих документов.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015 г.)

2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии...

Мнение эксперта

Из доклада руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива (Москва, 12 марта 2020 г.)

    Произошедшее в июле 2019 года возгорание в одном из архивохранилищ РГАЛИ подтвердило верность выбранного курса на первоочередное проведение мероприятий по повышению уровня безопасности архивных фондов. Их реализация позволила довести долю документов федеральных архивов, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, до 69% от общего объема хранящихся 1.

Критические повреждения документов

Именно неудовлетворительные условия хранения становятся, как правило, тем фактором, который ведет к повреждению документной информации и ее физических носителей как на стадии хранения документа в организации, так и в дальнейшем на этапе госхранения.

Реставраторы, проводящие работы по консервации и реставрации архивных документов на бумажной основе, оценивают физическое состояние документов и классифицируют их повреждения по специальной типовой номенклатуре.

«По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б 2.

В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Дальнейшее хранение таких документов сопряжено с опасностью утраты физической целостности документов или полного их разрушения. Использовать их нельзя. Документы группы А требуют срочной, сложной реставрации в условиях специальной лаборатории.

К группе А относят документы, имеющие следующие дефекты бумаги:

а) Бумага ветхая, утратила прочность, легко ломается, расползается от нагрузки, прикосновения, при изгибе. Утрачена прочность по всему листу или в отдельных крупных частях листа. Цвет чаще всего бурый, коричневый,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Отметки о почерковедческой экспертизе на архивных документах

По запросу суда для почерковедческой экспертизы было выдано во временное использование личное дело бывшего работника. При возврате дела в архив на ряде документов были обнаружены штампы компании, проводившей экспертизу. Какими документами регламентируется недопущение внесения изменений в подлинник архивного документа?

Новая Концепция ФНС России о централизованном архивном хранении документов

Федеральная налоговая служба РФ является одним из первопроходцев в работе с большими объемами документов и информации, в т.ч. электронными. Принятая этим ведомством Концепция архивного хранения документов интересна с 3 точек зрения: на какие ближайшие изменения нормативной базы и технологического обеспечения нужно ориентироваться, какие объемы документации уже хранятся и как планируют решать проблему заканчивающихся свободных площадей централизованных архивных хранилищ (уже занято более 90%).

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

1 июня 2020 г. вступили в силу новые Правила работы для государственных и муниципальных архивов. Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы. Изменились критерии отнесения к источникам комплектования. Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников. Форма акта на прием-передачу документов стала рекомендованной. Но главное – ​у архивов теперь есть возможность прийти к вам с проверкой!