Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению.
Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).
Условия хранения архивных документов во многих организациях не всегда соответствуют идеальной модели, предписанной архивными правилами. Да и не все госархивы могут похвастаться обеспечением идеальных условий для своих документов.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015 г.)
2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии...
Мнение эксперта
Из доклада руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива (Москва, 12 марта 2020 г.)
Произошедшее в июле 2019 года возгорание в одном из архивохранилищ РГАЛИ подтвердило верность выбранного курса на первоочередное проведение мероприятий по повышению уровня безопасности архивных фондов. Их реализация позволила довести долю документов федеральных архивов, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, до 69% от общего объема хранящихся 1.
Критические повреждения документов
Именно неудовлетворительные условия хранения становятся, как правило, тем фактором, который ведет к повреждению документной информации и ее физических носителей как на стадии хранения документа в организации, так и в дальнейшем на этапе госхранения.
Реставраторы, проводящие работы по консервации и реставрации архивных документов на бумажной основе, оценивают физическое состояние документов и классифицируют их повреждения по специальной типовой номенклатуре.
«По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б 2.
В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Дальнейшее хранение таких документов сопряжено с опасностью утраты физической целостности документов или полного их разрушения. Использовать их нельзя. Документы группы А требуют срочной, сложной реставрации в условиях специальной лаборатории.
К группе А относят документы, имеющие следующие дефекты бумаги:
а) Бумага ветхая, утратила прочность, легко ломается, расползается от нагрузки, прикосновения, при изгибе. Утрачена прочность по всему листу или в отдельных крупных частях листа. Цвет чаще всего бурый, коричневый,...
