Разработка ведомственных перечней ведется государственными органами на основании Методических рекомендаций по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (согласованы ЦЭПК при Росархиве 24.12.2021). Они раскрывают (п. 1.4) методику разработки перечней документов с указанием сроков их хранения, образующихся в процессе деятельности:
Эти перечни и принято называть ведомственными.
В ведомственный перечень включаются:
Из этого следует, что ведомственный перечень максимально полно и точно отражает состав документов, образующихся в деятельности государственного органа и подведомственных организаций. Поэтому, если есть ведомственный перечень, при составлении номенклатуры дел нужно использовать его, указывая его сроки хранения и номера статей.
См. статью «Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы» в № 9’ 2022
См. новость «Где посмотреть действующие Перечни документов со сроками хранения» в № 10’ 2023: показываем, как найти раздел сайта Росархива с актуальными типовыми и ведомственными перечнями
Вопрос читателя, очевидно, вызван тем, что составителям номенклатуры дел не хочется или нет времени корректировать номенклатуру дел, заменяя номера статей, указанных по типовому Перечню 2019 года, на номера статей по Перечню документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минздрава России от 03.08.2023 № 408)1, когда речь идет о типовой, в частности бухгалтерской, документации. Но эту работу нужно провести, потому что именно ведомственный перечень наиболее полно отражает состав документов, образующихся в деятельности организаций, как типовой документации, так и специальной.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Добрый день! в продолжении темы вопрос - нужно ли озадачиться внесением изменений в номенклатуры прошлых лет (например, 2022 и 2023) в части сроков хранения и статей по ведомственному перечню (перечень утвержден в ноябре 2023 года, соответственно номенклатура на 2024 год разрабатывалась с его учетом, а прошлых лет-нет)? Особенно если обнаружены расхождения в сроках в сторону их уменьшения или увеличения?
СПАСИБО
Добрый день!
1. Нет, старые номенклатуры дел корректировать сейчас не нужно.
2. Если документы сейчас будут включаться в новые описи дел и акты на выделение к уничтожению, то в них сроки хранения должны быть актуальными: если есть расхождение между старой номенклатурой дел и требованиями ведомственного перечня, то надо ориентироваться на сроки нового перечня.
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
С 02.01.2026 действуют новые требования к порядку предоставления АО документов и информации своим акционерам (указание Банка России от 02.10.2025 № 7199-У заменило указание от 28.06.2019 № 5182-У). Объясняем обновленные правила, по которым надо работать АО. Кому какие документы предоставлять (в виде подробной схемы). Как акционеру их затребовать. Когда АО может отказать либо сдвинуть сроки предоставления. Правила организации ознакомления с подлинниками и направления копий. Сроки выполнения различных действий, которые важно соблюсти АО. Образцы требования акционера и писем АО: с отказом предоставить копии некоторых документов, о продлении срока предоставления копий, об отсутствии запрошенного документа. Какие обоснования важно включить в эти документы.
Когда ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций 2023 года. Что принципиально нового появилось в них: о составлении описи дел электронных документов и реестра файлов; об аудиовизуальных документах; документах ограниченного доступа и др. Когда документ становится архивным, соотношение понятий «исполненный документ» и «документ, законченный делопроизводством», как это влияет на техно- логию работы.
Показываем алгоритм действий (из нормативных документов) и тонкости его выполнения (из практики). Когда надо закрывать номенклатуру дел. Как заполнить резервные строки номенклатуры дел или оформить дополнение к ней, если в течение года были сформированы дела, не предусмотренные изначально. Как заполнить графу 3 «Количество томов (частей)» для бумажных, электронных, гибридных и переходящих дел. Как срок хранения влияет на разбивку дела на тома. Как указать, что запланированное в номенклатуре дело так и не было заведено. Как заполнять итоговые записи структурным подразделениям и к сводной номенклатуре дел организации. Какие данные из них помогут архиву сформировать бюджет и защитить его перед руководством.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Когда ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций 2023 года. Что принципиально нового появилось в них: о составлении описи дел электронных документов и реестра файлов; об аудиовизуальных документах; документах ограниченного доступа и др. Когда документ становится архивным, соотношение понятий «исполненный документ» и «документ, законченный делопроизводством», как это влияет на техно- логию работы.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
