Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
В вашем профессиональном суждении рекомендуем учитывать еще 1 вариант существования исполненных (законченных в делопроизводстве) документов, если они имеют срок хранения до 10 лет включительно, но имеют такой же статус архивных документов.
Согласно разделу VI новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года):
В данной ситуации решение руководителя должно иметь под собой организационную основу, поэтому рекомендуем внести в Положение об архиве (профиль архива) (или в Положение об архивном хранении документов, если архив не создается (состав архивных документов)) пункт о том, что архив осуществляет депозитарное хранение документов временных сроков хранения (до 10 лет включительно).
А далее, действуя в соответствии с архивной технологией, в период не ранее чем через 1 год и не позднее чем 3 года после завершения в делопроизводстве, структурные подразделения (их работой методически руководит служба делопроизводства) по результатам оценки значимости документов для деятельности организации и в соответствии с номенклатурой дел оформляют результаты экспертизы ценности документов (п. 23 Правил 2023 года):
По описям документы передаются из подразделений на архивное хранение.
См. статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации» в № 12’ 2023
См. статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации» в № 1’ 2024
См. статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации» в № 2’ 2024
См. статью «Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению» в № 3’ 2023
В 2023 году структурное подразделение может предложить в проект акта включить документы (в т.ч. копии и проекты), временные сроки хранения которых завершились как минимум в 2022 году.
Копии приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственной деятельности направляются в структурные подразделения для ознакомления, исполнения, для сведения, для руководства и соблюдения тех локальных нормативных актов, которые утверждены приказами. В номенклатуру дел подразделения копии приказов включаются обязательно, т.к. все служебные документы организации (и их копии) должны быть систематизированы и учтены, особенно если подразделение, его руководитель и сотрудники являются исполнителями или контролерами по соответствующему приказу. Срок хранения копий приказов фиксируется как «До минования надобности», а в графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка, что дело с копиями приказов фактически формируется как переходящее.
Таким образом, ежегодно ответственный за ведение делопроизводства должен просматривать переходящее дело с копиями приказов, полученных в структурном подразделении, анализировать и выделять к уничтожению исполненные приказы с конкретными поручениями, приказы, которыми были утверждены локальные нормативные акты, в прошедшем году1 утратившие силу, приказы, направленные для сведения, и т.п.
Вы совершенно правы, когда в работе со структурными подразделениями требуете включать копии приказов со сроком хранения «До минования надобности» в предложения к акту о выделении архивных документов к уничтожению2.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.