Top.Mail.Ru

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Вопрос
Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.
Отвечает

В вашем профессиональном суждении рекомендуем учитывать еще 1 вариант существования исполненных (законченных в делопроизводстве) документов, если они имеют срок хранения до 10 лет включительно, но имеют такой же статус архивных документов.

Согласно разделу VI новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года):

  • документы со сроком хранения до 10 лет включительно остаются на хранении в структурных подразделениях, экспертизу их ценности проводит само структурное подразделение;
  • после исполнения, т.е. в следующем календарном году, документы такой категории сразу в акт о выделении к уничтожению не включаются;
  • по решению руководителя организации документы со сроком хранения до 10 лет могут быть переданы в архив на депозитарное хранение, если в структурных подразделениях отсутствуют условия для обеспечения сохранности, что предусматривает п. 47 Правил 2023 года. Только в этом случае дела могут быть переданы по номенклатуре дел или по отдельной сдаточной описи, составление описи дел временных сроков хранения (до 10 лет включительно) и архивно-техническая обработка дел в этом случае не обязательны.

В данной ситуации решение руководителя должно иметь под собой организационную основу, поэтому рекомендуем внести в Положение об архиве (профиль архива) (или в Положение об архивном хранении документов, если архив не создается (состав архивных документов)) пункт о том, что архив осуществляет депозитарное хранение документов временных сроков хранения (до 10 лет включительно).

А далее, действуя в соответствии с архивной технологией, в период не ранее чем через 1 год и не позднее чем 3 года после завершения в делопроизводстве, структурные подразделения (их работой методически руководит служба делопроизводства) по результатам оценки значимости документов для деятельности организации и в соответствии с номенклатурой дел оформляют результаты экспертизы ценности документов (п. 23 Правил 2023 года):

  • в описи дел постоянного срока хранения;
  • в описи дел временного срока хранения (свыше 10 лет);
  • в проекте акта о выделении документов к уничтожению (это предложения структурного подразделения к сводному акту).

По описям документы передаются из подразделений на архивное хранение.

В 2023 году структурное подразделение может предложить в проект акта включить документы (в т.ч. копии и проекты), временные сроки хранения которых завершились как минимум в 2022 году.

Копии приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственной деятельности направляются в структурные подразделения для ознакомления, исполнения, для сведения, для руководства и соблюдения тех локальных нормативных актов, которые утверждены приказами. В номенклатуру дел подразделения копии приказов включаются обязательно, т.к. все служебные документы организации (и их копии) должны быть систематизированы и учтены, особенно если подразделение, его руководитель и сотрудники являются исполнителями или контролерами по соответствующему приказу. Срок хранения копий приказов фиксируется как «До минования надобности», а в графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка, что дело с копиями приказов фактически формируется как переходящее.

Таким образом, ежегодно ответственный за ведение делопроизводства должен просматривать переходящее дело с копиями приказов, полученных в структурном подразделении, анализировать и выделять к уничтожению исполненные приказы с конкретными поручениями, приказы, которыми были утверждены локальные нормативные акты, в прошедшем году1 утратившие силу, приказы, направленные для сведения, и т.п.

Вы совершенно правы, когда в работе со структурными подразделениями требуете включать копии приказов со сроком хранения «До минования надобности» в предложения к акту о выделении архивных документов к уничтожению2.

Сноски 2

  1. Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее 1 года. Вернуться назад
  2. Прим. ред.: Кстати, для подтверждения уничтожения персональных данных (согласно Требованиям, утв. приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179) должен составляться акт об уничтожении персональных данных, который подлежит хранению в течение 3 лет. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 2)

В этом номере читайте вторую часть подробной статьи с методикой заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов. Сначала мы показываем стандартный вариант учета дел в архиве, когда документы передаются по утвержденным сводным описям дел организации. А потом разбираем, как можно действовать в нестандартных ситуациях: если в организации нет сводной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений; если отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел; если нет ни описей дел, ни номенклатур. Объясняем, когда и как надо оформлять акт приема-передачи дел или отметки об их передаче на других документах. Мы освещаем наиболее сложные моменты, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?