Руководитель организации должен утверждать описи дел организации (годовые разделы) и акт о выделении документов к уничтожению. Где это установлено? Что делать, если руководитель не хочет «утруждаться» и требует сократить количество своих подписей? Можно ли делегировать это его заместителю? Стоит ли утверждать такие документы единым приказом либо использовать факсимиле?
Кто подписывает описи дел структурных подразделений? Как стоит усовершенствовать утвержденную форму?
На основе вопросов наших уважаемых читателей мы часто публикуем статьи практического характера, которые помогают правильно применять требования нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела. В этой статье разберем следующую проблему:
Вопрос в тему
Наш первый руководитель отказывается ставить собственноручную подпись в грифах утверждения описей дел и акта, которые согласовала экспертная комиссия. Каждую опись и акт о выделении документов к уничтожению мы составили, как и требуется для неисточников комплектования, в 2–3 экземплярах, т.е. подпись необходимо проставить минимум 8 раз. Можно ли все годовые разделы описей и акт утвердить приказом, который руководитель сможет подписать 1 раз?
Управленческий аспект ситуации
В вашей ситуации проявился какой-то сиюминутный эмоциональный аспект в деятельности руководителя. Обычно все руководители по представлению и при разъяснениях службы делопроизводства и архива подписывают и утверждают все необходимые документы об архивном хранении документов организации – как организационные, так и учетные.
Конечно, до сих пор бывает, что не все первые руководители осознают ответственность за документальный и архивный фонды своей организации и поручают «кураторство» архивными работами одному из заместителей даже по хозяйственной деятельности.
Изначально за обеспечение сохранности документального и архивного фонда отвечает первый руководитель организации. Какие-то участки работы он может делегировать. Архивные проверки в настоящее время проводятся редко, и в публичном пространстве практически не обсуждаются проблемы ответственности за обеспечение сохранности документов. Если в субъектах Российской Федерации активные уполномоченные органы исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства выявляют нарушения в области соблюдения законодательства об архивном деле, то к административной ответственности часто привлекается не первый руководитель как должностное лицо, а организация – юридическое лицо, и соответствующие штрафы уплачивает организация.
Рекомендуем к решению вопроса привлечь председателя экспертной комиссии (ЭК) организации, которым является один из заместителей руководителя (см. Фрагмент документа 1). Он уже ознакомился с проектами описей и акта, организовал их согласование и подписал протокол заседания ЭК, поэтому на него уже невозможно возложить обязанность утверждать учетные документы архива. С точки зрения управляемости организации один человек не должен одновременно выполнять функции и согласования, и утверждения одного и того же документа. А при передаче полномочий по утверждению описей и актов другому заместителю (иному лицу – см. Фрагмент документа 2) произойдет бесполезное внутреннее размывание ответственности за архивное хранение.
Фрагмент документа
Примерное положение об экспертной комиссии организации
(утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43)
4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации...
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
30. Руководитель государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива, или уполномоченное им лицо утверждает документы, указанные в пункте 29 1 Правил, после их утверждения ЭПК архивного учреждения.
Руководитель организации, не выступающей источником комплектования государственного (муниципального) архива, или уполномоченное им лицо утверждает документы, указанные в пункте 29 Правил после их согласования ЦЭК (ЭК).
