Возник вопрос в отношении Акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, если:
- дата акта в бланке документа (рядом с его номером) является датой его составления и подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и его подпись оформляется в итоговой части акта (например, 25.01.2011),
- а дата утверждения в грифе утверждения проставлена позже (например, 27.01.2011),
то какая из этих дат считается датой этого документа? Разве дата его составления (25.01.2011)?
По нормативным документам датой акта является дата его утверждения (если оно предусмотрено):
- в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» сказано:
«5.10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе»;
- в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) сказано:
«3.53. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения».
Не могли бы вы пояснить данное расхождение в нормативных документах: это ошибка или особенность оформления именно Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Дело в том, что и в вашем журнале (№ 11, 2011) и в другом профессиональном журнале за 2018 год в примере оформления Протокола заседания ЭК в повестке дня были указаны дата и № Акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, который рассматривался на заседании, т.е. в тех примерах Акт тоже датировали до утверждения руководителем.
