Довольно часто вопросы читателей журнала требуют подробных ответов и разъяснений, порой мы группируем их по общей тематике. Так и получаются статьи с разбором практических задач, которые ценят наши читатели.
Закончился I квартал 2026 года, номенклатура дел на текущий год уже разработана и введена в действие. Но методическое руководство ее применением осуществляется службой делопроизводства круглогодично. Надеемся, что данная статья поможет специалистам по управлению документами квалифицированно отвечать на вопросы структурных подразделений и совершенствовать практику формирования дел.
В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, которые традиционно не формируются в общий годовой отчет. Документы малостраничные – 8–10 листов. Можно ли эти документы формировать в одно дело за несколько лет? Разумеется, в деле будет не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Обычно дела с документами по вопросам, которые в течение одного календарного года не были решены (часть документов остаются неисполненными), являются переходящими, и заголовки данных дел рекомендуется включать в номенклатуру дел на следующий календарный год преимущественно с теми же индексами. Это общее правило, основанное на принципе формирования в дела только исполненных документов. Объем документа или объем дела не считаются определяющими критериями.
В вопросе упоминается специфическая основная деятельность, отчеты по которой, возможно, относятся к внутренней отчетности. В этом случае формирование в одном деле кратких годовых отчетов «накопительным итогом» для анализа динамики реализации данной специфической функции может быть вызвано информационными потребностями руководства или структурного подразделения.
Ваши малостраничные (и не только) документы, которые с постоянной периодичностью (годовой), составляются и оформляются по одному и тому же «специфическому» вопросу, могут формироваться как переходящее дело (и даже по томам) до тех пор, пока в организации не завершится реализация этого направления деятельности.
Но прежде всего необходимо убедиться, что в соответствии с уставом организации данная деятельность, требующая отчетов, действительно относится к основным видам деятельности. Рекомендуем также посоветоваться с одним из руководителей организации, в чьей зоне ответственности находится эта «специфическая» деятельность, и уточнить:
В настоящее время удобство использования отчетных сведений и необходимость постоянного анализа динамики показателей могут быть причиной отнесения дела к категории переходящих, находящихся на текущем оперативном хранении в структурном подразделении.
Кроме того, на заседании экспертной комиссии необходимо закрепить в протоколе, что данный вид отчета будет формироваться в составе переходящего дела....
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Какие документы включать в личное дело гражданского служащего? В каком порядке? Какие обязанности есть у кадровой службы по ведению личных дел? Правила оформления личных дел служащих: когда и по какой форме составлять внутреннюю опись документов личного дела (есть региональная специфика); когда ознакамливать человека с его личным делом и как это документировать; как нумеровать листы и заполнять лист-заверитель дела; пример обложки личного дела. Как регистрировать (нумеровать) личные дела? Когда их надо «закрывать»? Сколько лет хранить после увольнения? И сколько лет держать дела в кадровой службе (есть отличие от общего правила)? Когда они могут быть переданы в другую организацию (вместо сдачи в свой архив)? Обращаем ваше внимание на сложные моменты, связанные с разношерстностью нормативного регулирования данной работы в федеральных правилах и на региональном уровне.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
