Вы формируете личные дела студентов, составляете опись личных дел, проводите их полную архивно-техническую обработку, значит, вами проводится экспертиза ценности документов на 2-м ее этапе, когда дела готовятся к передаче на архивное хранение. Цель экспертизы ценности документов – установить сроки хранения на основании принципов и критериев их ценности. Нормативной основой для установления сроков хранения являются нормативные правовые акты, в т.ч. типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения.
Обратите внимание на Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минобрнауки от 29.11.2023 № 1111). По крайней мере с 2024 года данный ведомственный перечень должен был быть вашим основным нормативным справочником. Ответ на ваш вопрос содержат следующие статьи вашего ведомственного перечня:
- ст. 1099 в) – личные дела студентов хранятся 75 лет ЭПК. Состав личного дела определяется локальным нормативным актом (ЛНА) организации. Если действующим ЛНА вашей образовательной организации предусматривается формирование зачетных книжек в состав личного дела, то в связи с новым перечнем его необходимо актуализировать. А если такого ЛНА не было, то рекомендуем в плановом порядке разработать правила формирования личных дел (лучше 2 самостоятельных ЛНА: для личных дел профессорско-преподавательского состава и личных дел студентов / магистрантов / аспирантов);
- ст. 1108 – студенческие билеты, зачетные книжки обучающихся хранятся 5 лет после окончания обучения в образовательной организации, т.е. в связи с нормативным сроком их хранения зачетные книжки в состав личного дела не должны формироваться! Хранить их можно по аналогии с бумажными трудовыми книжками в коробках по алфавиту фамилий или по порядковым номерам, которые присваиваются по журналу учета выдачи зачетных книжек. После окончания обучения и перед получением диплома студент сдает зачетную книжку, а в журнале делается соответствующая отметка или проставляется собственноручная подпись студента о ее сдаче / возврате, на обложку зачетной книжки крупным шрифтом оформляется ее порядковый номер по журналу;
- ст. 1109 – журналы учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек хранятся 3 года после окончания обучения в организации. Журналы можно вести как объемные книги, прошитые и пронумерованные в обычном порядке, или как базу данных / таблицу в электронном виде.
Обратите внимание на некоторое несовпадение сроков хранения зачетных книжек и журнала, в котором фиксируются юридически значимые факты их выдачи студентам и возврата после окончания образования. Поскольку экспертная комиссия организации имеет право уточнять и увеличивать сроки хранения документов, то рекомендуем рассмотреть на ее заседании вопрос об установлении единого 5-летнего срока для зачетных книжек и журналов их учета, а сами журналы вести в годовом цикле, т.е. после ежегодной приемной кампании заводить новый журнал для выдачи зачетных книжек принятым на 1-й курс. Это в последующем обеспечит удобство оформления акта о выделении к уничтожению по годам и массива самих зачетных книжек, и журнала учета их выдачи.
Таким образом, считаем более актуальной разработку правил формирования личных дел в статусе локального нормативного акта в связи с изменениями нормативной правовой базы. Зачетные книжки рекомендуем в состав личного дела не формировать в связи со временным сроком их хранения.
А если при формировании дел все-таки потребуется включить в состав дела какой-то самостоятельно существующий документ, то необходимо его рассматривать как вложение в дело, т.к. документ действительно должен быть вложен в конверт, который нумеруется в общем порядке номеров документов дела и прошивается вместе с другими документами по общим правилам формирования дел в соответствии с п. 49–52 действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
