Вы формируете личные дела студентов, составляете опись личных дел, проводите их полную архивно-техническую обработку, значит, вами проводится экспертиза ценности документов на 2-м ее этапе, когда дела готовятся к передаче на архивное хранение. Цель экспертизы ценности документов – установить сроки хранения на основании принципов и критериев их ценности. Нормативной основой для установления сроков хранения являются нормативные правовые акты, в т.ч. типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения.
Обратите внимание на Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минобрнауки от 29.11.2023 № 1111). По крайней мере с 2024 года данный ведомственный перечень должен был быть вашим основным нормативным справочником. Ответ на ваш вопрос содержат следующие статьи вашего ведомственного перечня:
Обратите внимание на некоторое несовпадение сроков хранения зачетных книжек и журнала, в котором фиксируются юридически значимые факты их выдачи студентам и возврата после окончания образования. Поскольку экспертная комиссия организации имеет право уточнять и увеличивать сроки хранения документов, то рекомендуем рассмотреть на ее заседании вопрос об установлении единого 5-летнего срока для зачетных книжек и журналов их учета, а сами журналы вести в годовом цикле, т.е. после ежегодной приемной кампании заводить новый журнал для выдачи зачетных книжек принятым на 1-й курс. Это в последующем обеспечит удобство оформления акта о выделении к уничтожению по годам и массива самих зачетных книжек, и журнала учета их выдачи.
Таким образом, считаем более актуальной разработку правил формирования личных дел в статусе локального нормативного акта в связи с изменениями нормативной правовой базы. Зачетные книжки рекомендуем в состав личного дела не формировать в связи со временным сроком их хранения.
А если при формировании дел все-таки потребуется включить в состав дела какой-то самостоятельно существующий документ, то необходимо его рассматривать как вложение в дело, т.к. документ действительно должен быть вложен в конверт, который нумеруется в общем порядке номеров документов дела и прошивается вместе с другими документами по общим правилам формирования дел в соответствии с п. 49–52 действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
