Top.Mail.Ru

Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Сроки хранения проектов документов: общее и особенное

В экспертизе ценности документов есть один особенный вопрос – формирование дел и организация хранения подлинников и проектов документов коллегиальных органов. Обратите внимание на ст. 18 Перечня 2019 года1, которая предусматривает одинаковый, в т.ч. постоянный, срок хранения подлинников протоколов заседаний, решений и постановлений коллегиальных органов, проектов решений и иных документов, возникших в процессе подготовки заседания соответствующего коллегиального органа.

Поэтому в процессе формирования дел с документами, принятыми коллегиальными представительными органами (собрание депутатов, муниципальное собрание), а также коллегиальными органами в коммерческих структурах (общее собрание, совет директоров, правление) целесообразно сразу предусмотреть раздельное формирование 2 томов 1 дела, например:

  • у дела «Протоколы заседаний и решения муниципального собрания <наименование> и документы к ним» с постоянным сроком хранения по ст. 18 а) Перечня 2019 года будет:
    • Том 1. Протоколы № 1–4 и решения муниципального собрания <наименование>;
    • Том 2. Документы по проведению заседаний муниципального собрания <наименование> (списки, доклады, справки, стенограмма, проекты решений к протоколам № 1–4).

Такое совместное хранение подлинников документов, их проектов и других материалов позволяет сохранить на будущее документированную процедуру принятия решений. А разделение на тома отделяет «зерна от плевел» – подлинники документов от «сопутствующих материалов».

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

№ ст.

Вид документа

Срок хранения документа

Примечания

18

Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:

 

(1) Присланные для сведения – До минования надобности
(2) Рабочих групп – 5 лет ЭПК
(3) По оператив- ным вопросам – 5 лет
(4) Бюллетени для голосования на общих собраниях владельцев ценных бумаг, участников – 5 лет, пайщиков – 15 лет

а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний палат Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, заседаний представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления;

Постоянно (1)

б) межведомственных комиссий по координации определенных видов деятельности, а также их рабочих групп;

Постоянно (1) (2)

в) совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации;

Постоянно (1)

г) контрольных, ревизионных органов организации;

Постоянно

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации;

Постоянно (1)

е) совещаний у руководителя организации;

Постоянно (3)

ж) собраний трудовых коллективов организации;

Постоянно

з) собраний структурных подразделений организации;

5 лет

и) общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков;

Постоянно (4)

к) собраний, сходов граждан;

Постоянно (1)

л) публичных слушаний

Постоянно (1)

А в большинстве случаев формирования дел должно соблюдаться общее правило: проекты документов хранятся временно (от срока «до минования надобности» до 5 лет ЭК) в отличие от подписанных подлинников. Мы сделали выборку сроков хранения проектов ряда документов:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

№ статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечания

5

Проекты законов, иных нормативных право вых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; документы по их разработке и рассмотрению (доклады, заключения, пояснительные записки, справки, обоснования, предложения, листы согласования, протоколы разногласий):
а) по месту разработки, рассмотрения;
б) в других организациях

5 лет ЭПК <2> (1)
До минования надобности

(1) Проекты федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации – Постоянно

6

Проекты муниципальных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:
а) по месту разработки, рассмотрения;
б) в других организациях

5 лет ЭПК
До минования надобности

 

9

Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов (профессиональных, межведомственных, корпоративных); документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

До минования надобности

 

20

Проекты приказов, распоряжений; документы (докладные, служебные записки) к ним

1 год

 

35

Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке

До минования надобности

 

41

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению

До минования надобности

 

194

Проекты перспективных планов, планов мероприятий ("дорожных карт"); документы (справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним

3 года

 

199

Проекты годовых планов, государственных и муниципальных заданий; документы (справки, заключения, сведения) к ним

5 лет

 

480

Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий

5 лет

 

Общая технология работы на примере муниципальных правовых актов

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Недавно устроилась на работу в муниципальную структуру, которая является источником комплектования муниципального архива. И столкнулась со следующей ситуацией. В дела постоянного срока хранения подшивают все версии проектов документов, что считаю неправильным, т.к. архивохранилища не безразмерные и переплет томов дела стоит денег.

Служба делопроизводства мотивирует тем, что данные документы являются листами согласования. В итоге рождается от 3 и более вариантов / проектов документов, но выводится на номерной бланк и готовится к подписанию только последний / окончательный вариант. Все предыдущие версии проекта являются черновиками / проектами и постоянному хранению не подлежат вместе с правовыми актами в качестве листов согласования. Предварительные правки на проекте не влияют на юридическую силу окончательного документа.

Как наладить документооборот в данной части, т.к. мы еще используем и СЭД? Типовым перечнем предусмотрено, что проекты документов хранятся 5 лет ЭПК. Но как тогда быть с СЭД, если в ней сохраняются все версии проектов документов, как их оттуда убирать и можно ли убрать?

Вы совершенно правильно обратили внимание на вопросы, связанные с соблюдением нормативных сроков хранения муниципальных правовых актов и оформлением результатов процедуры согласования их проектов. Действительно, в соответствии со ст. 6 а) типового Перечня 2019 года проекты муниципальных правовых актов (решения, постановления, распоряжения, приказы, издаваемые в соответствии с уставом муниципального образования) подлежат хранению в течение 5 лет ЭПК по месту разработки и рассмотрения. Поэтому в номенклатуре дел органа местного самоуправления необходимо закрепить раздельное формирование и хранение дел:

  • с муниципальными правовыми актами и
  • их проектами.

Поскольку по общим правилам формирования дел2:

  • документы постоянного и временных сроков хранения формируются в дела раздельно (проекты муниципальных актов имеют 5-летний срок хранения);
  • в дело включается по 1 экземпляру каждого документа (подготовленные проекты с разными замечаниями разных согласовывающих лиц не следует использовать вместо 1 листа согласования; даже если проводится согласование проекта в бумажной форме с собственноручными подписями, то используется 1 экземпляр проекта, который называется «визовым»);
  • листы согласования включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся (1 лист согласования к 1 документу, а не несколько проектов с подлинными визами согласовывающих лиц);
  • черновые и дублетные экземпляры документов в дела не группируются (проект с замечаниями, правками и дополнениями является по сути черновиком).

Пример 1. В какие дела формируются проекты и подписанный подлинник муниципального правового акта

Покажем, в какие дела можно формировать окончательно принятый муниципальный правовой акт (подписанный / утвержденный подлинник) и его проекты, если листы согласования есть ко всем этим версиям документа (когда проекты создаются как в бумажной, так и в электронной форме, но не формируются в «гибридные» дела):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения и № статьи по перечню

Примечание

02-05

Протоколы заседаний и решения муниципального собрания <наименование>

 

Постоянно, ст. 18 а)

 

02-06

Постановления Главы муниципального образования

 

Постоянно, ст. 4 а)

 

02-07

Проекты постановлений Главы муниципального образования <наименование>

 

5 лет ЭПК, ст. 6 а)

Визовые экземпляры

02-08

Проекты постановлений Главы муниципального образования <наименование>

 

5 лет ЭПК, ст. 6 а)

В электронной форме <указывается локализация проектов в СЭД>

02-09

Распоряжения Главы муниципального образования <наименование>

 

Постоянно, ст. 4 а)

 

02-10

Проекты распоряжений Главы муниципального образования <наименование>

 

5 лет ЭПК, ст. 6 а)

Визовые экземпляры

02-11

Проекты распоряжений Главы муниципального образования <наименование>

 

5 лет ЭПК, ст. 6 а)

В электронной форме <указывается локализация проектов в СЭД>

Сейчас, в IV квартале 2024 года, вы можете подготовить к утверждению соответствующие дополнения в номенклатуру дел на 2025 год. В процессе согласования дополнений с архивом, источником комплектования которого является ваш орган местного самоуправления3, вы сможете получить дополнительную консультацию и поддержку вашего куратора от архива и мнение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

Кроме того, такое «особенное» формирование в 1 дело правовых актов органа местного самоуправления вместе с несколькими их проектами / версиями должно быть так или иначе отражено в Инструкции по делопроизводству вашего муниципального органа. Проверьте, какой порядок формирования дел установлен этим локальным нормативным актом, не требуется ли внести изменения и дополнения в Инструкцию. Любое мнение службы делопроизводства должно быть профессионально мотивировано и опираться на действующие нормативные акты.

Основу нормативной базы для организации делопроизводства органа местного самоуправления составляют Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства), на основе которых должна быть разработана Инструкция по делопроизводству. А разъясняют правила разработки и обязательное содержание такой инструкции, в т.ч. с учетом применения СЭД, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).

Служба делопроизводства могла руководствоваться несколько противоречивой формулировкой п. 2.9 Правил делопроизводства (абзац 3), в которой устанавливается, что «проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть». Такую формулировку можно понимать как: проект + лист согласования + подлинник документа. Но на самом деле, проект документа, полностью согласованный и подготовленный к подписанию, после подписания становится подлинником. Поэтому в дело формируется подлинник документа + лист согласования как его неотъемлемая часть.

В СЭД фактически хранятся все версии проекта, на распечатанном из СЭД листе согласования визуализируются электронные подписи согласующих лиц, которые поддерживает СЭД. О хранении всех проектов с замечаниями согласовывающих лиц (очевидно, с собственноручными подписями) в Правилах делопроизводства ничего не говорится. А для службы делопроизводства должно быть совершенно понятно, что проект документа представляет собой его окончательную согласованную версию, подготовленную к подписанию с учетом всех замечаний.

Поэтому и в данной ситуации рекомендуем проанализировать раздел вашей Инструкции по делопроизводству, устанавливающий процедуру согласования, и гармонизировать его с функциональностью СЭД и положением о СЭД (процедура согласования может осуществляться с применением тех видов электронных подписей, которыми в настоящее время наделяются заместители руководителя муниципального органа и некоторые руководители структурных подразделений). Если у вас внедрена СЭД, то внесите необходимые уточнения в соответствии с п. 3.3.5 Методических рекомендаций:

Фрагмент документа

Пункт 3.3.5 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)

...Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника Службы делопроизводства (делопроизводителя структурного подразделения-исполнителя) с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование...

То есть не все проекты / версии документа, а только лист согласования как неотъемлемая часть муниципального правового акта подлежит архивному хранению и формированию в дело вместе с ним.

Организация электронного согласования всех версий проекта документа в СЭД является оптимальной. После истечения сроков хранения электронных проектов муниципальных актов (которые не стали подписанными подлинниками) они выделяются к уничтожению в СЭД в общем порядке в соответствии с п. 3.8.4 и приложением № 21 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству. Можно использовать и рекомендуемую форму акта из приложения № 3 к Правилам, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Обратите внимание, что на электронные документы акт о выделении их к уничтожению составляется отдельно, что должно быть закреплено в вашей Инструкции по делопроизводству. Причем ИТ-отдел обычно с удовольствием согласовывает проект акта, если его составит служба делопроизводства, или самостоятельно составляет проект с предложениями об уничтожении электронных документов, поскольку речь идет об экономии работ по поддержке СЭД и освобождении серверного пространства.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются в основном программно-аппаратным способом, причем подлинники, резервные копии и системные протоколы одновременно, поэтому рекомендуем составление в ИТ-отделе дополнительного так называемого «технического» акта с указанием даты и времени фактического уничтожения электронных документов / директорий, представлений, баз данных, их объема в Мб, фамилий сотрудников / системного администратора, наименование программного обеспечения, которое было использовано для уничтожения. Данный «технический» акт с удовольствием может согласовать служба делопроизводства, поскольку его экземпляр вместе с обычным «организационным» актом о выделении к уничтожению не подлежащих архивному хранению документов должен быть сформирован в дело фонда.

Сноски 3

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
  2. Пункт 6.23 Правил, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; п. 49 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Вернуться назад
  3. Мы исходим из того, что автор вопроса под «муниципальной структурой» подразумевает орган местного самоуправления. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Ева Е.
01.10.2024, 14:17

БЛАГОДАРЮ!

Рекомендовано для вас

Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Как внести изменения в номенклатуру дел

В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.

Заявления – основания к приказам

Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?

Где и как можно оформить согласование документа?

Нужно ли перед реквизитом «Виза» указывать слово «Виза:». Если не нужно, то как визу отделить от подписи? Можно вместо «Виза:» писать «Согласовано:»?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Как внести изменения в номенклатуру дел

В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.