Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике (служащем) и его трудовой (служебной) деятельности. Порядок оформления и ведения личных дел не регламентирован федеральными нормативными правовыми актами, кроме личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (последних мы в статье касаться не будем). Так, ведение личных дел предусмотрено:
Названные законы устанавливают обязательность ведения личных дел государственных и муниципальных служащих в числе других видов кадровой работы (п. 5 ч. 1 ст. 44 Закона № 79-ФЗ, п. 5 ст. 28 Закона № 25-ФЗ).
В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением с нее и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона № 79-ФЗ). Аналогичные документы, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, включаются в личное дело муниципального служащего (ч. 1 ст. 30 Закона № 25-ФЗ).
Положение о ведении личного дела гражданского служащего утверждается Президентом РФ (ч. 4 ст. 42 Закона № 79-ФЗ). Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Закона № 25-ФЗ).
Таким образом, на государственной гражданской и муниципальной службе личные дела служащих ведутся по единым требованиям, установленным Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (заметьте, что сейчас этот документ действует в свежей редакции от 31.12.2025) (далее – Положение, утв. Указом № 609).
Объединение в одном Указе Президента РФ вопросов о персональных данных госслужащих и ведении их личных дел закономерно и логично. В п. 2 Положения, утв. Указом № 609, определено, что «под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело».
Не вдаваясь глубоко в проблему работы с персональными данными госслужащих и организации их защиты от несанкционированного доступа, выделим прописанные в Положении, утв. Указом № 609, ключевые требования к обработке персональных данных:
Пункт 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609)
5. При обработке персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:
а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее – гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;
е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом
Обязательное соблюдение названных требований возлагается на кадровую службу, которая ведет личные дела госслужащих (п. 5 и 10 Положения, утв. Указом № 609) или муниципальных служащих.
В целом персональные данные, внесенные в личные дела госслужащих, и иные содержащиеся в личных делах сведения относятся к сведениям конфиденциального характера. Исключение составляют сведения, которые:
Основной вопрос при работе с личными делами госслужащих и муниципальных служащих – что следует приобщать к личному делу, какие документы обязательны при формировании личных дел?
Пункт 16 Положения, утв. Указом № 609, устанавливает состав документов личного дела для сферы госслужбы и муниципальной службы. В личное дело помещаются как подлинники, так и копии документов (последние, естественно, должны быть заверены с использованием реквизита «Отметка о заверении копии», оформленного в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Рассмотрим состав документов личного дела госслужащего (муниципального служащего) в соответствии с Указом № 609.
1. Письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ. Такое заявление предусмотрено п. 1 ч. 2 ст. 26 Закона № 79-ФЗ. При поступлении на муниципальную службу соответствующее заявление предусмотрено п. 1 ч. 3 ст. 16 Закона № 25-ФЗ.
Форма заявления не унифицирована, и, как правило, в каждом государственном / муниципальном органе составляется свой образец заявления.
2. Анкета для поступления на государственную / муниципальную службу в РФ 1 и сообщение об изменении сведений, содержащихся в ней 2, заполненные по установленной форме (их копии, заверенные кадровой службой).
Сведения, содержащиеся в анкете, могут быть проверены по решению представителя нанимателя (работодателя) или уполномоченного им лица. Проверка сведений, содержащихся в анкете, осуществляется кадровой службой государственного органа путем направления в органы публичной власти и организации, обладающие соответствующей информацией, запросов в письменной форме, в т.ч. посредством государственных информационных систем. Органы публичной власти и организации, обладающие соответствующей информацией, обязаны предоставить запрашиваемую информацию не позднее чем через 1 месяц со дня получения указанного запроса (ч. 3 ст. 20.3 Закона № 79-ФЗ, ч. 4 ст. 15.2 Закона № 25-ФЗ).
Формы упомянутых выше анкеты и сообщения об изменении ее сведений утверждены Указом Президента РФ от 10.10.2024 № 870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации» (далее – Указ № 870).
Согласно тому же Положению, утв. Указом № 609, государственные и муниципальные служащие обязаны сообщать своему руководителю (начальнику), работодателю об изменении сведений, содержащихся в анкете в течение 10 рабочих дней со дня, когда им стало известно об их изменении. Из этого общего правила есть исключения:
С 01.01.2026 анкета и сообщение об изменении содержащихся в ней сведений подлежат заполнению во ФГИС в области государственной службы с применением специального программного обеспечения...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Какие могут быть проблемы с целями обработки персональных данных? Когда нужно оформлять письменные согласия на обработку и распространение персональных данных, как их составить грамотно? Когда нужна Политика обработки персданных и где она должна быть опубликована? Когда и какую информацию следует предоставить по запросу человека о его персональных данных? Когда оператор обязан уточнить, заблокировать или уничтожить персональные данные? Как должно производиться обезличивание персональных данных? Когда и о чем следует уведомлять Роскомнадзор? Объясняем, как выполнить перечисленные задачи грамотно и какие штрафы грозят за ошибки.
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Какие могут быть проблемы с целями обработки персональных данных? Когда нужно оформлять письменные согласия на обработку и распространение персональных данных, как их составить грамотно? Когда нужна Политика обработки персданных и где она должна быть опубликована? Когда и какую информацию следует предоставить по запросу человека о его персональных данных? Когда оператор обязан уточнить, заблокировать или уничтожить персональные данные? Как должно производиться обезличивание персональных данных? Когда и о чем следует уведомлять Роскомнадзор? Объясняем, как выполнить перечисленные задачи грамотно и какие штрафы грозят за ошибки.
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
