Top.Mail.Ru

Что делать, когда срок хранения документа не установлен

В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).

Ни для кого не секрет, что определение сроков хранения дел является фундаментальной задачей при работе с документальным фондом организации. Без установления сроков хранения невозможно составить номенклатуру дел, провести экспертизу ценности документов, выделить дела к уничтожению и сформировать архивный фонд организации.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библио-течному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) срок хранения документаэто период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. Исходя из такого определения на организацию – фондо-образователя возлагается обязанность рационально разместить документы и обеспечить их физическую сохранность (свести к минимуму старение носителя, избегать механических и иных повреждений, обеспечить воспроизведение документа во времени).

Где устанавливаются нормативные сроки хранения

Сроки хранения документов в соответствии со статьями 6, 17 и 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются на основе целого ряда документов:

  • перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;
  • федеральных законов;
  • перечней документов, образующихся в деятельности государственных органов и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения;
  • перечней документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения;
  • иных нормативных правовых актов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила) и Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293) дополняют этот список:

  • примерными номенклатурами дел федеральных органов власти и
  • типовыми номенклатурами дел.

Как выявляются документы «без сроков хранения»

При таком количестве перечней и других нормативных правовых актов (далее – нормативные акты), определяющих сроки хранения документов, кажется невозможной ситуация обнаружения дел, срок хранения которых нормативными актами не предусмотрен. Однако такие дела, несомненно, могут формироваться в деятельности организаций любых форм собственности и доставлять немало проблем службе ДОУ 1.

Отсутствие нормативно установленного срока хранения документов – явление редкое. В Правилах лишь один раз упоминается об отсутствии срока хранения документов – в п. 4.9, посвященном основным функциям экспертной комиссии: экспертная комиссия организации готовит предложения «об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями».

Документы без срока хранения могут формироваться в инициативном порядке самой организацией в ходе деловой деятельности или выявляться службой ДОУ в процессе составления проекта сводной номенклатуры дел. Наша организация столкнулась с этим в рамках реорганизации путем слияния, это были масштабные преобразования, сопровождаемые изменениями организационной структуры, расширением и упорядочиванием функционала. При этом структурные подразделения подлежащих слиянию юридических лиц добросовестно включили в номенклатуру дел документы, срок хранения которых не закреплен в перечнях и иных нормативных актах, – это позволило службе ДОУ заметить проблему и начать ее решать.

Следуя стандартному...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Сроки хранения различных приказов

Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?

Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Заявления – основания к приказам

Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы