Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает возможные варианты действий и примеры оформления документов.
Не за горами окончание очередного календарного года. Традиционно последний его месяц – это время не только подводить итоги и писать отчеты, но и готовить задел на следующий год. В этой статье мы расскажем о том, что нужно успеть сделать с договорами «до боя курантов»:
- во-первых, проверить сроки действия договоров и, если нужно, то пролонгировать их;
- во-вторых, провести ревизию и собрать оригиналы договоров.
Кто будет этим заниматься – профильные подразделения (каждое по своим договорам) либо юридическая служба, либо же делопроизводственная – зависит от распределения обязанностей в конкретной организации. Мы предложим вам технологию работы, дадим несколько простых алгоритмов, способных значительно облегчить жизнь вам или вашим коллегам. В результате порядка в договорах будет больше, от чего и вам с ними работать будет легче.
Проверяем сроки действия договоров и выборочно пролонгируем их
В работе организации, если не брать в расчет трудовые, бессрочные договоры встречаются достаточно редко. Обычно в договоре указывается:
- дата, с которой он вступает в силу, и
- срок, который он действует, или конкретная дата окончания действия.
Если дата начала договора прямо не указана в его тексте, то считается что он начинает действовать с даты, когда он был подписан всеми сторонами. Дата окончания срока действия в ряде случаев тоже может отсутствовать, например, вам может встретиться такая формулировка: «Договор действует до полного выполнения сторонами своих обязательств». Обычно к таким формулировкам прибегают в договорах по разовым сделкам.
Справка. Как устанавливают срок действия договора
Существует 3 принципа определения срока действия договора:
- Срок определен периодом, например:
«7.5. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует в течение одного года».
- Срок определен датой:
«7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие 31 декабря 2015 года в 24:00».
- Комбинированный способ формулировки (на практике такой тоже встречается):
«7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие по истечении одного года – 10 ноября 2016 года».
Выбор способа определения срока в тексте договора полностью отдается на усмотрение сторон. Главное, чтобы и сторонам, и, в случае спора, суду было легко определить, в рамках какого срока между сторонами существуют договорные отношения.
Единственное, что можно рекомендовать – быть осторожнее с предлогом «с»:
- ведь если вы пишете, что «срок окончания действия договора 31.12.2015», то он действует весь этот день до 24:00,
- а если добавляете предлог «с»: «договор заканчивает свое действие с 31.12.2015», то он завершает свое действие в 00:00 этого дня.
Таким образом, разница получается в целые сутки (24 часа)!
Кроме определения срока действия договора (от и до), дополнительно может быть добавлен пункт о прологации его действия. Пролонгация бывает разная:
Отлагательная пролонгация, вне зависимости от того, единичная она или многократная не требует от сторон никаких действий – договор считается продленным автоматически. А согласительная пролонгация подразумевает наличие взаимных действий сторон, направленных на продление договора. На практике чаще встречается отлагательная.
Очень часто окончание действия договора назначают на 31 декабря. Именно такие договоры и необходимо выявить в первую очередь и определиться с их дальнейшей судьбой.
Кроме них особое внимание стоит обратить на договоры, чей срок определен «в течение года с даты заключения». Встречаются ситуации, когда срок такого договора истек, а бухгалтерские службы сторон продолжают выписывать первичные документы, не обращая на это внимание. Конец года – это дополнительный повод привести документооборот по таким договорам в порядок.
Какие риски возникают в ситуации, когда срок действия договора однозначно истек, а стороны продолжают его исполнять? Впоследствии в суде одна из сторон может заявить об истечении срока действия договора, и суд может посчитать, что взаимоотношения сторон, возникшие после даты его окончания, регулируются только нормами действующего законодательства, без учета положений такого документа. Чем это чревато? Например тем, что судом не будут применены заложенные в документе штрафные санкции.
В зависимости от системности текущей работы в течение года задача по выявлению в конце года договоров, срок которых истекает, представляет собой либо нетривиальную задачу по «перелопачиванию» всего объема заключенных за последние годы договоров либо спокойную плановую деятельность «на пару часов». Все зависит от того, насколько эффективно в организации ведется реестр договоров. Если в нем есть графа «срок действия договора», особых проблем исполнители испытывать не будут. Если ее нет, то трудоемкость «предновогодней» обработки договоров – хороший повод ввести подобную графу в реестр (см. Пример 1). Даже если в договоре нет конкретной даты окончания его действия (например, написано, что срок его действия составляет 1 год), то ее нужно вычислить, чтобы в реестре указать конкретную дату.
Пример 1. Реестр договоров
К условно «бессрочным» можно отнести договоры с автоматической, неограниченной по количеству раз, пролонгацией. Впрочем, как показывает практика, и такие договоры обычно реально действуют в пределах 2-3 лет. Дольше очень редко. В большинстве случаев о подобных договорах либо «забывают» в связи с прекращением работы с данным контрагентом, либо заключают новые договоры (часто точно такие же бесконечно автоматически пролонгирующиеся) в связи с изменением условий сотрудничества или действующего законодательства.
Здесь так же кроется небольшой подвох: наличие 2 действующих одновременно договоров может привести к определенной путанице, в том числе в первичной бухгалтерской документации, что в итоге может быть чревато вопросами и со...
