Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.

Не за горами окончание очередного календарного года. Традиционно последний его месяц – это время не только подводить итоги и писать отчеты, но и готовить задел на следующий год. В этой статье мы расскажем о том, что нужно успеть сделать с договорами «до боя курантов»:

  • во-первых, проверить сроки действия договоров и, если нужно, то пролонгировать их;
  • во-вторых, провести ревизию и собрать оригиналы договоров.

Кто будет этим заниматься – профильные подразделения (каждое по своим договорам) либо юридическая служба, либо же делопроизводственная – зависит от распределения обязанностей в конкретной организации. Мы предложим вам технологию работы, дадим несколько простых алгоритмов, способных значительно облегчить жизнь вам или вашим коллегам. В результате порядка в договорах будет больше, от чего и вам с ними работать будет легче.

Проверяем сроки действия договоров и выборочно пролонгируем их

В работе организации, если не брать в расчет трудовые, бессрочные договоры встречаются достаточно редко. Обычно в договоре указывается:

  • дата, с которой он вступает в силу, и
  • срок, который он действует, или конкретная дата окончания действия.

Если дата начала договора прямо не указана в его тексте, то считается что он начинает действовать с даты, когда он был подписан всеми сторонами. Дата окончания срока действия в ряде случаев тоже может отсутствовать, например, вам может встретиться такая формулировка: «Договор действует до полного выполнения сторонами своих обязательств». ­Обычно к ­таким формулировкам прибегают в договорах по разовым сделкам.

Справка. Как устанавливают срок действия договора

Существует 3 принципа определения срока действия договора:

  1. Срок определен периодом, например:
    «7.5. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует в течение одного года».
  2. Срок определен датой:
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие 31 декабря 2015 года в 24:00».
  3. Комбинированный способ формулировки (на практике такой тоже встречается):
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие по истечении одного года – 10 ноября 2016 года».

Выбор способа определения срока в тексте договора полностью отдается на усмотрение сторон. Главное, чтобы и сторонам, и, в случае спора, суду было легко определить, в рамках какого срока между сторонами существуют договорные отношения.

Единственное, что можно рекомендовать – быть осторожнее с предлогом «с»:

  • ведь если вы пишете, что «срок окончания действия договора 31.12.2015», то он действует весь этот день до 24:00,
  • а если добавляете предлог «с»: «договор заканчивает свое действие с 31.12.2015», то он завершает свое действие в 00:00 этого дня.

Таким образом, разница получается в целые сутки (24 часа)!

Кроме определения срока действия договора (от и до), дополнительно может быть добавлен пункт о прологации его действия. Пролонгация бывает разная:

виды пролонгации

Отлагательная пролонгация, вне зависимости от того, единичная она или многократная не требует от сторон никаких действий – договор считается продленным автоматически. А согласительная пролонгация подразумевает наличие взаимных действий сторон, направленных на продление договора. На практике чаще встречается отлагательная.

Очень часто окончание действия договора назначают на 31 декабря. Именно такие договоры и необходимо выявить в первую очередь и ­определиться с их дальнейшей судьбой.

Кроме них особое внимание стоит обратить на договоры, чей срок определен «в течение года с даты заключения». Встречаются ситуации, когда срок такого договора истек, а бухгалтерские службы сторон продолжают выписывать первичные документы, не обращая на это внимание. Конец года – это дополнительный повод привести документооборот по таким договорам в порядок.

Какие риски возникают в ситуации, когда срок действия договора однозначно истек, а стороны продолжают его исполнять? Впоследствии в суде одна из сторон может заявить об истечении срока действия договора, и суд может посчитать, что взаимоотношения сторон, возникшие после даты его окончания, регулируются только нормами действующего законодательства, без учета положений такого документа. Чем это чревато? Например тем, что судом не будут применены заложенные в ­документе штрафные санкции.

В зависимости от системности текущей работы в течение года задача по выявлению в конце года договоров, срок которых истекает, представляет собой либо нетривиальную задачу по «перелопачиванию» всего объема заключенных за последние годы договоров либо спокойную плановую деятельность «на пару часов». Все зависит от того, насколько эффективно в организации ведется реестр договоров. Если в нем есть графа «срок действия договора», особых проблем исполнители испытывать не будут. Если ее нет, то трудоемкость «предновогодней» обработки договоров – хороший повод ввести подобную графу в реестр (см. Пример 1). Даже если в договоре нет конкретной даты окончания его действия (например, написано, что срок его действия составляет 1 год), то ее нужно вычислить, чтобы в реестре указать конкретную дату.

Пример 1. Реестр договоров

К условно «бессрочным» можно отнести договоры с автоматической, неограниченной по количеству раз, пролонгацией. Впрочем, как показывает практика, и такие договоры обычно реально действуют в пределах 2-3 лет. Дольше очень редко. В большинстве случаев о подобных договорах либо «забывают» в связи с прекращением работы с данным контрагентом, либо заключают новые договоры (часто точно такие же бесконечно автоматически пролонгирующиеся) в связи с изменением условий ­сотрудничества или действующего законодательства.

Здесь так же кроется небольшой подвох: наличие 2 действующих одновременно договоров может привести к определенной путанице, в том числе в первичной бухгалтерской документации, что в итоге может быть чревато вопросами и со стороны налоговой. Соответственно, в рамках ревизии договорной работы в конце года можно провести и выявление таких вот «подвисших» договоров с их последующим расторжением. См. Пример 2.

Пример 2. Предложение о прекращении «сдвоенных» договоров

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?