Top.Mail.Ru
Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.

Не за горами окончание очередного календарного года. Традиционно последний его месяц – это время не только подводить итоги и писать отчеты, но и готовить задел на следующий год. В этой статье мы расскажем о том, что нужно успеть сделать с договорами «до боя курантов»:

  • во-первых, проверить сроки действия договоров и, если нужно, то пролонгировать их;
  • во-вторых, провести ревизию и собрать оригиналы договоров.

Кто будет этим заниматься – профильные подразделения (каждое по своим договорам) либо юридическая служба, либо же делопроизводственная – зависит от распределения обязанностей в конкретной организации. Мы предложим вам технологию работы, дадим несколько простых алгоритмов, способных значительно облегчить жизнь вам или вашим коллегам. В результате порядка в договорах будет больше, от чего и вам с ними работать будет легче.

Проверяем сроки действия договоров и выборочно пролонгируем их

В работе организации, если не брать в расчет трудовые, бессрочные договоры встречаются достаточно редко. Обычно в договоре указывается:

  • дата, с которой он вступает в силу, и
  • срок, который он действует, или конкретная дата окончания действия.

Если дата начала договора прямо не указана в его тексте, то считается что он начинает действовать с даты, когда он был подписан всеми сторонами. Дата окончания срока действия в ряде случаев тоже может отсутствовать, например, вам может встретиться такая формулировка: «Договор действует до полного выполнения сторонами своих обязательств». ­Обычно к ­таким формулировкам прибегают в договорах по разовым сделкам.

Справка. Как устанавливают срок действия договора

Существует 3 принципа определения срока действия договора:

  1. Срок определен периодом, например:
    «7.5. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует в течение одного года».
  2. Срок определен датой:
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие 31 декабря 2015 года в 24:00».
  3. Комбинированный способ формулировки (на практике такой тоже встречается):
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие по истечении одного года – 10 ноября 2016 года».

Выбор способа определения срока в тексте договора полностью отдается на усмотрение сторон. Главное, чтобы и сторонам, и, в случае спора, суду было легко определить, в рамках какого срока между сторонами существуют договорные отношения.

Единственное, что можно рекомендовать – быть осторожнее с предлогом «с»:

  • ведь если вы пишете, что «срок окончания действия договора 31.12.2015», то он действует весь этот день до 24:00,
  • а если добавляете предлог «с»: «договор заканчивает свое действие с 31.12.2015», то он завершает свое действие в 00:00 этого дня.

Таким образом, разница получается в целые сутки (24 часа)!

Кроме определения срока действия договора (от и до), дополнительно может быть добавлен пункт о прологации его действия. Пролонгация бывает разная:

виды пролонгации

Отлагательная пролонгация, вне зависимости от того, единичная она или многократная не требует от сторон никаких действий – договор считается продленным автоматически. А согласительная пролонгация подразумевает наличие взаимных действий сторон, направленных на продление договора. На практике чаще встречается отлагательная.

Очень часто окончание действия договора назначают на 31 декабря. Именно такие договоры и необходимо выявить в первую очередь и ­определиться с их дальнейшей судьбой.

Кроме них особое внимание стоит обратить на договоры, чей срок определен «в течение года с даты заключения». Встречаются ситуации, когда срок такого договора истек, а бухгалтерские службы сторон продолжают выписывать первичные документы, не обращая на это внимание. Конец года – это дополнительный повод привести документооборот по таким договорам в порядок.

Какие риски возникают в ситуации, когда срок действия договора однозначно истек, а стороны продолжают его исполнять? Впоследствии в суде одна из сторон может заявить об истечении срока действия договора, и суд может посчитать, что взаимоотношения сторон, возникшие после даты его окончания, регулируются только нормами действующего законодательства, без учета положений такого документа. Чем это чревато? Например тем, что судом не будут применены заложенные в ­документе штрафные санкции.

В зависимости от системности текущей работы в течение года задача по выявлению в конце года договоров, срок которых истекает, представляет собой либо нетривиальную задачу по «перелопачиванию» всего объема заключенных за последние годы договоров либо спокойную плановую деятельность «на пару часов». Все зависит от того, насколько эффективно в организации ведется реестр договоров. Если в нем есть графа «срок действия договора», особых проблем исполнители испытывать не будут. Если ее нет, то трудоемкость «предновогодней» обработки договоров – хороший повод ввести подобную графу в реестр (см. Пример 1). Даже если в договоре нет конкретной даты окончания его действия (например, написано, что срок его действия составляет 1 год), то ее нужно вычислить, чтобы в реестре указать конкретную дату.

Пример 1. Реестр договоров

К условно «бессрочным» можно отнести договоры с автоматической, неограниченной по количеству раз, пролонгацией. Впрочем, как показывает практика, и такие договоры обычно реально действуют в пределах 2-3 лет. Дольше очень редко. В большинстве случаев о подобных договорах либо «забывают» в связи с прекращением работы с данным контрагентом, либо заключают новые договоры (часто точно такие же бесконечно автоматически пролонгирующиеся) в связи с изменением условий ­сотрудничества или действующего законодательства.

Здесь так же кроется небольшой подвох: наличие 2 действующих одновременно договоров может привести к определенной путанице, в том числе в первичной бухгалтерской документации, что в итоге может быть чревато вопросами и со...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Аудиовизуальные документы в номенклатуре дел

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.