Top.Mail.Ru
Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.

Не за горами окончание очередного календарного года. Традиционно последний его месяц – это время не только подводить итоги и писать отчеты, но и готовить задел на следующий год. В этой статье мы расскажем о том, что нужно успеть сделать с договорами «до боя курантов»:

  • во-первых, проверить сроки действия договоров и, если нужно, то пролонгировать их;
  • во-вторых, провести ревизию и собрать оригиналы договоров.

Кто будет этим заниматься – профильные подразделения (каждое по своим договорам) либо юридическая служба, либо же делопроизводственная – зависит от распределения обязанностей в конкретной организации. Мы предложим вам технологию работы, дадим несколько простых алгоритмов, способных значительно облегчить жизнь вам или вашим коллегам. В результате порядка в договорах будет больше, от чего и вам с ними работать будет легче.

Проверяем сроки действия договоров и выборочно пролонгируем их

В работе организации, если не брать в расчет трудовые, бессрочные договоры встречаются достаточно редко. Обычно в договоре указывается:

  • дата, с которой он вступает в силу, и
  • срок, который он действует, или конкретная дата окончания действия.

Если дата начала договора прямо не указана в его тексте, то считается что он начинает действовать с даты, когда он был подписан всеми сторонами. Дата окончания срока действия в ряде случаев тоже может отсутствовать, например, вам может встретиться такая формулировка: «Договор действует до полного выполнения сторонами своих обязательств». ­Обычно к ­таким формулировкам прибегают в договорах по разовым сделкам.

Справка. Как устанавливают срок действия договора

Существует 3 принципа определения срока действия договора:

  1. Срок определен периодом, например:
    «7.5. Настоящий договор вступает в силу с даты его подписания и действует в течение одного года».
  2. Срок определен датой:
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие 31 декабря 2015 года в 24:00».
  3. Комбинированный способ формулировки (на практике такой тоже встречается):
    «7.5. Настоящий договор начинает действовать с даты его подписания и прекращает свое действие по истечении одного года – 10 ноября 2016 года».

Выбор способа определения срока в тексте договора полностью отдается на усмотрение сторон. Главное, чтобы и сторонам, и, в случае спора, суду было легко определить, в рамках какого срока между сторонами существуют договорные отношения.

Единственное, что можно рекомендовать – быть осторожнее с предлогом «с»:

  • ведь если вы пишете, что «срок окончания действия договора 31.12.2015», то он действует весь этот день до 24:00,
  • а если добавляете предлог «с»: «договор заканчивает свое действие с 31.12.2015», то он завершает свое действие в 00:00 этого дня.

Таким образом, разница получается в целые сутки (24 часа)!

Кроме определения срока действия договора (от и до), дополнительно может быть добавлен пункт о прологации его действия. Пролонгация бывает разная:

виды пролонгации

Отлагательная пролонгация, вне зависимости от того, единичная она или многократная не требует от сторон никаких действий – договор считается продленным автоматически. А согласительная пролонгация подразумевает наличие взаимных действий сторон, направленных на продление договора. На практике чаще встречается отлагательная.

Очень часто окончание действия договора назначают на 31 декабря. Именно такие договоры и необходимо выявить в первую очередь и ­определиться с их дальнейшей судьбой.

Кроме них особое внимание стоит обратить на договоры, чей срок определен «в течение года с даты заключения». Встречаются ситуации, когда срок такого договора истек, а бухгалтерские службы сторон продолжают выписывать первичные документы, не обращая на это внимание. Конец года – это дополнительный повод привести документооборот по таким договорам в порядок.

Какие риски возникают в ситуации, когда срок действия договора однозначно истек, а стороны продолжают его исполнять? Впоследствии в суде одна из сторон может заявить об истечении срока действия договора, и суд может посчитать, что взаимоотношения сторон, возникшие после даты его окончания, регулируются только нормами действующего законодательства, без учета положений такого документа. Чем это чревато? Например тем, что судом не будут применены заложенные в ­документе штрафные санкции.

В зависимости от системности текущей работы в течение года задача по выявлению в конце года договоров, срок которых истекает, представляет собой либо нетривиальную задачу по «перелопачиванию» всего объема заключенных за последние годы договоров либо спокойную плановую деятельность «на пару часов». Все зависит от того, насколько эффективно в организации ведется реестр договоров. Если в нем есть графа «срок действия договора», особых проблем исполнители испытывать не будут. Если ее нет, то трудоемкость «предновогодней» обработки договоров – хороший повод ввести подобную графу в реестр (см. Пример 1). Даже если в договоре нет конкретной даты окончания его действия (например, написано, что срок его действия составляет 1 год), то ее нужно вычислить, чтобы в реестре указать конкретную дату.

Пример 1. Реестр договоров

К условно «бессрочным» можно отнести договоры с автоматической, неограниченной по количеству раз, пролонгацией. Впрочем, как показывает практика, и такие договоры обычно реально действуют в пределах 2-3 лет. Дольше очень редко. В большинстве случаев о подобных договорах либо «забывают» в связи с прекращением работы с данным контрагентом, либо заключают новые договоры (часто точно такие же бесконечно автоматически пролонгирующиеся) в связи с изменением условий ­сотрудничества или действующего законодательства.

Здесь так же кроется небольшой подвох: наличие 2 действующих одновременно договоров может привести к определенной путанице, в том числе в первичной бухгалтерской документации, что в итоге может быть чревато вопросами и со...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сроки хранения электронной кадровой отчетности в фонды и налоговую

В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). С этим вопросом к нам обратился подписчик. Объясняем, какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР. При соблюдении каких условий эти сроки можно существенно сократить.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.