Top.Mail.Ru

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы описали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко находить связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».

Любая компания в своей деятельности сталкивается с оформлением договоров. Чем она крупнее, тем объем договоров больше и упорядочить работу с ними важнее. Конечно, в договорной работе правят бал юристы. Но и мы можем внести свой существенный вклад, если поможем оптимизировать документооборот этих документов. В современном мире работу даже с бумажными договорами (которых пока большинство) выстраивают при помощи системы электронного документооборота (СЭД). Она оптимизирует работу, сокращает трудозатраты, дает возможность быстрого поиска информации на каждом этапе работы с договорами.

Схема 1. Начало жизненного цикла договора в СЭД

Далее в статье рассмотрим начальные этапы жизненного цикла договора в СЭД, показанные в Схеме 1. Разберем каждый из этих этапов подробно – объясняя, как на практике их можно выполнять.

Включение проекта договора в СЭД

Все заключаемые компанией договоры мы вносим в СЭД, т.к. она накапливает базу данных по всей договорной информации: начиная от реквизитов контрагентов и заканчивая электронными копиями подписанных договоров.

На каждый проект договора в СЭД заводится карточка, в которой будет зафиксирована вся необходимая информация, т.к. ее много, она распределена по нескольким логичным вкладкам. На вкладке «Реквизиты» (Пример 1) заполняются:

  • вид документа (договор или спецификация к договору, дополнительное соглашение к договору, дополнительное соглашение к спецификации);
  • регистрационный номер и дата, проставленные со стороны контрагента;
  • данные подписантов;
  • тип договора;
  • срок действия;
  • сумма;
  • данные исполнителя;
  • краткое содержание.
Пример 1. Вкладка «Реквизиты» карточки договора (до его подписания сторонами)

Если запускается договор, подписанный со стороны контрагента, то он обычно уже содержит дату и номер, присвоенные контрагентом. Эти данные вписываем в соответствующее поле в карточке. Если инициатором заключения договора является наша организация, то эти регистрационные данные от контрагента вводятся уже после получения от него подписанного варианта договора.

В карточке договора должны содержаться данные о подписантах: должности и Ф.И.О. Мы также фиксируем основные сведения о контрагенте на основании учредительных документов, но это заносится в отдельную форму в СЭД (Пример 3) и «привязывается» к карточке договора путем выбора контрагента из списка.

Важно зафиксировать тип договора, например:

  • договор пожертвования,
  • рамочный договор,
  • договор поставки,
  • договор апробации или др.

Срок действия договора тоже обязательно нужно отразить в его карточке в СЭД. Эти данные берутся из самого проекта документа. Часто бывает, что в нем не указываются конкретные даты. Тогда прояснить ситуацию помогает исполнитель, готовящий проект договора, к нему после заведения карточки приходит задача в СЭД о проверке ее данных и проставлении срока действия договора (задача из Примера 2 стартуется через кнопку «Отправить» Примера 1).

Часто в договорах содержится финансовая информация (о сумме всего договора, цене экземпляра продукции, тарифе на услугу и др.). Как минимум сумма договора должна быть зафиксирована в карточке договора. Мы еще часто помещаем краткое содержание (обычно из предмета договора и его ключевых параметров) в одноименном поле, в случае с дополнительными соглашениями или спецификациями здесь указываются основные моменты, послужившие созданию данного документа.

Пример 2. Задача исполнителю

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Как изменить реквизиты договора

Какие реквизиты есть у договора? Как оформить изменение его условий, перечисленных в тексте, а также иных реквизитов и сведений (например, при изменении места нахождения или иных контактных данных организации, при переименовании или реорганизации компании, смене ее руководителя, банковских реквизитов)? Когда для этого сторонам договора надо подписывать дополнительное соглашение, а когда достаточно направить одно уведомительное официальное письмо и что к нему приложить?

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.