Автоматизация работы с договорами при помощи Excel или Access

Показан опыт агрохолдинга по ведению реестра договоров в Excel или Access, которые есть на большинстве офисных компьютеров в составе MS Office. Из первой части статьи вы узнаете: какие задачи это поможет решить; какие данные фиксировать в реестре о договорах и их допсоглашениях, спецификациях и т.п. сопутствующих документах; как можно цветом и заливкой ячеек выделять копии и договоры, расторгнутые раньше срока; как настроить выбор вида договора из выпадающего списка; как можно автоматически заполнять срок хранения в зависимости от вида договора; как добавить цветовую идентификацию договоров по срокам хранения.
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2019
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2019

Эффективную систематизацию договоров в агрохолдинге мы составляем из трех «пазлов»: номенклатура дел, систематизация договоров внутри дела, электронный реестр (журнал, база данных).

Номенклатура договоров и сроки хранения

Номенклатура дел договоров – систематизированный перечень групп договоров с указанием сроков их хранения. Она разрабатывается на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 года).

В Примере 1 показаны лишь некоторые дела с договорами, которые формируются в разных структурных подразделениях.

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел

Разделы номенклатуры договоров разрабатываются структурными подразделениями, а сводная номенклатура организации – отделом, осуществляющим документационное обеспечение управления. Сводный документ утверждается руководителем организации. Номенклатура устанавливает сроки хранения договоров, после истечения которых они могут быть уничтожены.

Обратите внимание на срок хранения трудовых договоров (отмечено «!» в Примере 1). По ст. 657 Перечня 2010 года он составляет 75 л. ЭПК. Но документом более высокого ранга – Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ) – он дифференцируется в зависимости от даты окончания делопроизводством:

  • если работник был уволен в период по 31.12.2002 включительно, то трудовой договор с ним (экземпляр работодателя) должен храниться 75 лет;
  • а если человек уволился позже – то 50 лет.

Данные положения не сразу появились в упомянутом законе – он «помнит» 2 варианта формулировок в ст. 22.1. В номенклатуре дел у трудовых договоров в графе 4 надо ссылаться на ст. 22.1 Закона об архивном деле, а не на последний закон, который вносил изменения в эту статью, и не на Перечень 2010 года.

Большинство договоров в Перечне 2010 года имеют 5-летний срок хранения после истечения срока действия договора. Поэтому его ст. 436, которая предназначена для договоров / соглашений, не указанных в отдельных статьях Перечня 2010 года, содержит срок хранения «5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения». Но есть, конечно же, договоры, которым установлен иной срок хранения, в т.ч. постоянный.

Обратите внимание на то, что срок хранения по правилам архивного дела исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором договор был исполнен 1 (прекратилось его действие), с учетом всех дополнительных соглашений. Проиллюстрируем сказанное:

Пример 2

Некий договор аренды транспортного средства заключен 10 января 2018 года и действует до 10 января 2019 года. Срок хранения такого договора согласно Перечню 2010 года – 5 лет после истечения срока действия (ст. 826). По архивным правилам он отсчитывается с 1 января 2020 года:

  • 1-й год хранения – 2020-й;
  • 2-й год хранения – 2021-й;
  • 3-й год хранения – 2022-й;
  • 4-й год хранения – 2023-й;
  • 5-й год хранения – 2024-й;
  • и только начиная с января 2025 года этот договор можно уничтожить.

Но усложним задачу: допустим, 20 декабря 2018 года было заключено дополнительное соглашение, которое продлило действие договора до 20 декабря 2020 года. В этом случае срок хранения договора будет отсчитываться уже с 1 января 2021 года и заканчиваться 31 декабря 2025 года (в 2026 году его можно будет уничтожить).

Сложность организации хранения договоров обусловлена наличием дополнительных соглашений / спецификаций / соглашений о расторжении или продлении срока действия основного документа. Хранение дополнительных соглашений отдельно от базовых договоров затрудняет поиск, исчисление срока действия, а значит, и определение контрольной даты, с которой исчисляется срок хранения договора. Поэтому целесообразно хранить договоры вместе с их неотъемлемыми частями в мини-досье.

Среди договоров временного (до 10 лет включительно) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения нужно выделить документы с неопределенным сроком действия и / или с автоматической пролонгацией на каждый последующий год, которые фактически могут храниться вечно.

Упорядочение договоров внутри дел и изъятие договоров, закончивших свое действие

Кроме группировки документов в дела (папки), важным элементом эффективной системы хранения является упорядочение договоров с их приложениями внутри дел.

Внутри папки они могут быть разложены по видам, датам подписания, алфавиту наименований контрагентов, структурным подразделениям, в которых создаются документы, и пр. Удобной является комбинация двух признаков систематизации, например:

  • сначала «номинальный», если в одно дело собираются договоры разных видов с одинаковым сроком хранения: договоры поставки товаров, аренды транспортных средств, информационного обслуживания и т.п.;
  • а внутри этих групп –...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы описали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко находить связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».

Работа с досье – замечания управляющего документами

Перечислены самые распространенные виды досье. Описано несколько идей, реализация которых позволит вам оптимизировать работу по созданию досье участников закупочных процедур, по сохранению электронных копий бумажных оригиналов и их последующей распечатке из СЭД, по кодификации местоположения досье, по противодействию быстрому росту объемов досье за счет формирования некоторых видов документов в отдельные дела. Поясняем, от чего зависит срок хранения досье.

Автоматизация работы с договорами при помощи Excel или Access

Показан опыт агрохолдинга по ведению реестра договоров в Excel или Access, которые есть на большинстве офисных компьютеров в составе MS Office. Из второй части статьи вы узнаете, какие возможности Access можно использовать.

Досье контрагента глазами юриста: состав документов, проверка контрагента, конфиденциальность

Какие документы обычно запрашивают у контрагента-организации перед заключением сделки для снижения рисков? Какие документы запрашивают реже? Как они должны быть заверены? Как фиксировать отказ предоставления части (или всех) документов в досье, чтобы объяснить их отсутствие там? Приводим 15 доступных интернет-сервисов со сведениями из госреестров с указанием, в каком из них какую полезную информацию вы сами можете почерпнуть: лишен ли руководитель партнера права занимать эту должность, действителен ли (не утерян ли) его паспорт, происходит ли сейчас смена руководителя, какова судебная активность организации, начата ли процедура ее банкротства, есть ли задолженности по налогам и др. Какие еще сведения можно собирать в досье и сколько его хранить? Предупреждаем об ограничениях, связанных с конфиденциальностью некоторых из собираемых сведений. Даем совет, как можно «мягко» установить личность явившегося на переговоры человека, если прямо просить его продемонстрировать паспорт неудобно.

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Описан опыт автоматизации работы с договорами в СЭД: от включения в нее проекта договора и согласования до подписания и регистрации бумажного подлинника с подписями и печатью контрагента. Мы описали, как можно поделить обязанности между исполнителями, готовящими проекты договорных документов, согласующими лицами и специалистом по сопровождению договоров, который выполняет более технические операции и грамотно отражает сведения в СЭД, а также что и как можно передавать и фиксировать в СЭД, чтобы сделать прозрачной договорную работу, легко находить связанные документы, а в случае неприятных казусов быстрее «находить концы».

Досье контрагента глазами юриста: состав документов, проверка контрагента, конфиденциальность

Какие документы обычно запрашивают у контрагента-организации перед заключением сделки для снижения рисков? Какие документы запрашивают реже? Как они должны быть заверены? Как фиксировать отказ предоставления части (или всех) документов в досье, чтобы объяснить их отсутствие там? Приводим 15 доступных интернет-сервисов со сведениями из госреестров с указанием, в каком из них какую полезную информацию вы сами можете почерпнуть: лишен ли руководитель партнера права занимать эту должность, действителен ли (не утерян ли) его паспорт, происходит ли сейчас смена руководителя, какова судебная активность организации, начата ли процедура ее банкротства, есть ли задолженности по налогам и др. Какие еще сведения можно собирать в досье и сколько его хранить? Предупреждаем об ограничениях, связанных с конфиденциальностью некоторых из собираемых сведений. Даем совет, как можно «мягко» установить личность явившегося на переговоры человека, если прямо просить его продемонстрировать паспорт неудобно.

Автоматизация работы с договорами при помощи Excel или Access

Показан опыт агрохолдинга по ведению реестра договоров в Excel или Access, которые есть на большинстве офисных компьютеров в составе MS Office. Из второй части статьи вы узнаете, какие возможности Access можно использовать.

Работа с досье – замечания управляющего документами

Перечислены самые распространенные виды досье. Описано несколько идей, реализация которых позволит вам оптимизировать работу по созданию досье участников закупочных процедур, по сохранению электронных копий бумажных оригиналов и их последующей распечатке из СЭД, по кодификации местоположения досье, по противодействию быстрому росту объемов досье за счет формирования некоторых видов документов в отдельные дела. Поясняем, от чего зависит срок хранения досье.