Показан опыт агрохолдинга по ведению реестра договоров в Excel или Access, которые есть на большинстве офисных компьютеров в составе MS Office. Из второй части статьи вы узнаете, какие возможности Access можно использовать.
В первой части статьи мы говорили об упорядочении договоров и сопутствующих им документов внутри дел, отслеживании сроков их действия и хранения. Потом разобрались, какие метаданные об этих документах лучше фиксировать в реестре договоров. Далее подробно показали, как можно настроить работу такого реестра в Microsoft Excel (какие функциональные возможности программы как применить для автоматизации работы с договорными документами).
Во второй части статьи перейдем к программе Microsoft Access. Ее функционал гораздо мощнее, потому способен решать более сложные задачи. Но Access требует специальных знаний, навыков и умений от администратора базы данных для ее настройки. У пользователей же трудностей не возникнет, если составить им подробную инструкцию со скриншотами. Поэтому далее в статье мы перечислим возможности Access. А вы решите, в какой программе вам лучше делать реестр договоров:
- в Excel (полностью своими силами) или
- все же в Access (с привлечением ИТ-специалиста для первоначальной настройки и составления инструкции пользователям).
Электронный реестр договоров в Access
Сложность определения срока действия договора обусловлена тем, что к любому из них позже может быть подписано дополнительное соглашение или иной документ о преждевременном расторжении либо, наоборот, продлении срока действия основного документа. В реестре договоров мы регистрируем как договоры, так и сопутствующие им документы.
Для организации хранения договоров критичным является точное определение даты, после которой документ может быть выделен к уничтожению – с учетом всех сопутствующих документов! С такой задачей Excel справится едва ли. Однако она легко решается с помощью системы управления базами данных – Microsoft Access. Она работает со связанными между собой таблицами данных. Она позволяет создавать запросы и отчеты любой сложности, представляя сведения об объектах, которые хранятся в разных таблицах.
Итак, Access позволит автоматически определять срок действия договоров с учетом срока действия дополнительных соглашений и иных подобных документов, выбирая наибольший. Вот что конкретно можно будет сделать:
-
проверку уникальности регистрационных номеров, чтобы исключить дублирующие записи в реестре о вторых и последующих экземплярах договоров (см. Рисунок 12);
-
связывание дополнительных соглашений (спецификаций и др.) с базовым договором (на Рисунке 13 показана карточка электронного досье);
-
цветовую индикацию договоров по определенному условию (например, по сроку хранения, как на Рисунке 14);
- автоматическое определение срока хранения договора, вносимого в реестр, по его виду (см. Рисунок 15). Для этого предварительно нужно настроить справочник, где каждому виду договора завести свой срок хранения (см. Рисунок 9 в 1-й части статьи);
- автоматическое определение срока действия договора с учетом срока действия всех дополнительных соглашений / спецификаций (см. Рисунок 16);
-
быстрый и удобный поиск хранящейся в реестре...
