Top.Mail.Ru

Договорная работа: современный подход и регламентация

В этом номере журнала подробно рассматриваем этап подписания договоров: кто имеет право это делать от имени организации? на каких договорах кроме подписи руководителя требуют подпись главбуха, и правомерно ли это? как подписать договор в отсутствие подписанта, указанного в преамбуле договора? Еще вы узнаете, как придать легитимность факсимиле и электронной подписи на договорах и сопутствующих документах, обязательно ли заверять подпись печатью.
Продолжение статьи. Начало в № 06 / 2016, окончание в № 07 / 2016, № 08 / 2016
Продолжение статьи. Начало в № 06 / 2016, окончание в № 07 / 2016, № 08 / 2016

Подписание договора

После согласования проекта договора в установленном в организации порядке он поступает либо в структурное подразделение, отвечающее за централизованное согласование проектов договоров, либо к ответственному исполнителю.

В Договорном регламенте необходимо предусмотреть, кто и что обязан проверить при подготовке проекта договора к передаче на подпись руководителю (или иному уполномоченному лицу), например:

  • наличие виз специалистов всех заинтересованных подразделений,
  • наличие пояснительной записки и всех приложений,
  • записки на имя руководителя организации о наличии неурегулированных замечаний, замечаний согласующих лиц (если таковые имеются),
  • а также предоставление прошитого договора в необходимом количестве экземпляров.

Этим может заниматься руководитель структурного подразделения, отвечающего за централизованное согласование проектов договоров, либо ответственный исполнитель. Но возможны и другие варианты, например, эта функция может быть возложена на руководителя секретариата / канцелярии (см. Пример 32) или помощника руководителя организации. Договоры на подпись должны направляться определенными Регламентом работниками.

Пример 32. Фрагмент Регламента о подготовке договора к подписанию

10.7. Функции руководителя секретариата:

<. .>

– проверка наличия виз специалистов всех заинтересованных подразделений и выполнения требований к подготовке проекта договора, предусмотренных настоящим Регламентом, его представление на подпись генеральному директору (иному уполномоченному лицу).

Право подписи договора имеют:

1) лица в определенной должности в соответствии с учредительными документами организации. Например, сделки может заключать (и, соответственно, подписывать документы):

  • руководитель организации (генеральный директор),
  • один из членов правления,
  • один из учредителей (как правило, если он единственный или мажоритарный),
  • член коллегиального исполнительного органа или член совета директоров.

Для нас привычно, что руководитель организации – это генеральный директор, директор или президент. Но сейчас ГК РФ допускает осуществление функций единоличного исполнительного органа двумя лицами, которые могут быть указаны в учредительных документах, там же указываются и их полномочия, при этом каждый из них может обладать равными правами относительно одновременного подписания договоров. Т.е. учредительными документами может быть определено подписание договоров от имени компании одновременно двумя уполномоченными лицами. В преамбуле договора в таких случаях следует указать должности обоих руководителей, а также на основании какого документа они действуют. И хотя на практике в нашей стране такие случаи встречаются редко, они «имеют право на жизнь», в отличие от Европы, где подписание договора двумя руководителями достаточно распространено.

Но встречаются еще более нестандартные случаи, когда руководитель одной компании является одновременно руководителем в другой. В этой ситуации договор может быть подписан с двух сторон одним человеком, отличаться могут должности, например директор и генеральный директор, да и то не всегда.

Для справки

Президиум ВАС РФ указал, что к договору, который подписало одно лицо с обеих сторон (например, являясь директором обоих ООО одновременно), нельзя применять запрет одновременного представительства двух сторон в сделке (п. 3 ст. 182 ГК РФ). При этом Президиум указал, что когда сделка подписывается с двух сторон одним физлицом, то в данном случае имеют место действия не собственно физического лица, а органов двух юрлиц (ст. 53 ГК РФ) (постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2005 № 6773/05).

Все оригиналы доверенностей на право подписи договоров, выдаваемых руководителем организации, должны регистрироваться в юридическом отделе / юрисконсультом, рекомендуем там же хранить копии выданных доверенностей. Если же в вашей организации есть случаи предоставления полномочий договором, решением собрания учредителей / акционеров, то необходимо вести учет не только доверенностей, но и всех тех документов, в которых указано, какие полномочия и кому предоставлены.

На практике встречаются ситуации, когда в кредитном договоре, договоре займа, банковской гарантии подписантом помимо руководителя организации является главный бухгалтер.

Вопрос о том, ставить или не ставить его подпись, пусть решают юристы вашей компании. Но вот выводы судебных инстанций об обязательном подписании вышеуказанных договоров главным бухгалтером категоричны: они не могут быть признаны недействительными только из-за отсутствия его подписи. Например, в постановлениях ФАС Московского округа от 08.04.2004 № КГ-А40/2507-04 и ФАС...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Договорная работа: современный подход и регламентация

В этом номере журнала подробно разбираемся с регистрацией договоров (кто и какой номер присваивает, чем опасно его отсутствие и наоборот – какие проблемы таит в себе «двойной» номер, когда каждая сторона стремится присвоить договору свой). Рассматриваем передачу договора на подпись контрагенту и его возвращение обратно, оперативное хранение и выдачу копий, оригиналов договоров сотрудникам, какие варианты заверения копий возможны.

Проблемы с фальшивыми банковскими гарантиями

В последнее время участились проблемы с фальшивыми банковскими гарантиями и поручительством. Кто обычно их фальсифицирует? Где грань между фальшивым документом и подписанным с превышением своих полномочий? Что мешает провести полноценную экспертизу сомнительных бумаг? Как эмитенту подстраховаться при оформлении документов? Здесь помогут спецбланки, внутренние регламентированные процедуры, онлайн-подтверждение и др.

Что мы знаем о моменте заключения договора

Дата, указанная в правом верхнем углу договора, не всегда является датой его заключения. Покажем для различных ситуаций, как ее определить, чтобы правильно отразить в регистрационных формах: самый простой случай – при одновременном подписании сторонами единого документа; сложнее – когда его подписывают поочередно и направляют по почте или курьером, когда заключают сделку путем обмена письмами (или иным образом отвечают акцептом на оферту), при нотариальном удостоверении или госрегистрации договора; и самый сложный случай – когда договор подписывают с протоколом разногласий.

Электронный документ как доказательство

С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» ­регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить ­бумажную копию ­электронного оригинала?

Печати и штампы в организации

Сколько и каких печатей и штампов может завести организация? Как их потом «не растерять» – учитывать наличие и движение, раздать ответственным лицам, проверять наличие, выявлять и уничтожать пришедшие в негодность, регламентировать правила использования (в т.ч. на какие документы оттиск какой печати ставить)? Что делать с утраченными печатями? В процессе ответов на эти вопросы вас ждут образцы журналов учета, приказа о назначении ответственных лиц, актов об уничтожении и утрате печатей / штампов, а также Положения о порядке их изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения. Кроме того, мы объясним на примерах, куда ставить оттиск печати на документах в различных случаях.

Факсимиле: определяем правила использования

Предлагаем поговорить о штампе с особым оттиском, воспроизводящим подпись должностного лица, иначе говоря – факсимиле. Удивительно, но факт: столь важное понятие, как факсимиле, практически никак не урегулировано российским законодательством. Из-за этого часто возникают вопросы. Можно ли ставить факсимильную подпись на гражданско-правовые договоры? А на трудовые? Что такое факсимиле – штамп для общего пользования или строго охраняемый предмет, который имеет право брать в руки только обладатель воспроизводимой им подписи, или же есть иные варианты, помимо данных крайностей? Какой порядок использования выбрать и как его регламентировать внутри организации, а также внутри группы независимых юрлиц для использования на «совместных» документах? Давайте разбираться вместе.

Как хранить доверенности?

Какие виды доверенностей бывают? Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как определить их сроки хранения? Что остается в организации при выдаче доверенности: достаточно ли подписи поверенного в журнале учета? Как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей? Куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности? Обязательно ли ­требовать оригинал или можно согласиться на копию? Поводом для написания статьи стал подробный вопрос читателя.

Электронный документ как доказательство

С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» ­регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить ­бумажную копию ­электронного оригинала?