Договорная работа: современный подход и регламентация

Мы завершаем разговор о регламентации договорной работы. В этой последней публикации говорим о контроле исполнения договоров и введении в действие Договорного регламента.

Этап исполнения и контроля исполнения договоров

При описании данного этапа работы в Договорном регламенте необходимо определить:

  • ответственного за исполнение договора, его функции;
  • ответственного за осуществление контроля исполнения договора и его функции. Как правило, им становится непосредственный руководитель ответственного исполнителя;
  • документы (отчеты, справки) о ходе и результатах исполнения договоров:
    • в целом по организации / отделу за конкретный период времени,
    • о конкретных договорах1,
    • о конкретных контрагентах;
  • порядок предоставления таких данных / документов руководству.

Что в основном нужно контролировать:

  • исполнение обязательств по заключенному договору не только контрагентом, но и своей организацией;
  • своевременность оформления и направления контрагентам и в подразделения своей организации документов по исполнению договоров (это могут быть товарные и товарно-транспортные накладные; счета-фактуры; акты сдачи-приемки; акты о выполнении работ, оказании услуг; акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности; таможенные декларации; платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы);
  • принятие мер в случае неисполнения (или ненадлежащего исполнения) контрагентом обязательств по договору. Это может быть подготовка писем контрагенту для выяснения причин неисполнения; проведение переговоров для решения возникших проблем; своевременная подготовка дополнительных соглашений об изменении условий договора (если есть определенные договоренности с контрагентом); инициация претензионной или судебной работы в установленном в организации порядке2;
  • если ваша организация должным образом не выполняет своих обязательств, то применяются меры, схожие с перечисленными в предыдущем пункте, только выяснение причин происходит внутри организации, после чего может последовать административное воздействие на «провинившихся» работников.

Напомним, что изменение или дополнение к заключенному ранее договору оформляется письменно. До подписания оно проходит процедуру анализа и согласования, которая установлена в организации для той разновидности договора, к которому оформляется это дополнение / изменение.

Есть сложные и длительные проекты, отслеживать ход исполнения сделок по которым удобнее с помощью отчетов. Тут будут видны произведенные сторонами операции, их даты и денежный эквивалент, здесь же подбиваются итоговые суммы. Сложность и многоаспектность каждого отчета зависит от готовности тратить на него время исполнителя и финансовой службы (если он делается вручную) или от возможностей автоматизации договорной работы, от потребностей руководства.

Отчеты могут быть подготовлены на основании данных информационных систем, используемых в организации, например, ERP-систем. Программные средства могут автоматизировать процедуру сбора, обработки, анализа плановых и фактических учетных показателей...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Соглашение о намерениях – инструкция по применению

Как отличить соглашение (или протокол) о намерениях от других похожих документов: рамочного, предварительного и смешанного договоров? В каких случаях такое соглашение пригодится? Какие условия в него стоит включать: о конфиденциальной информации, неустойке, оплате и др.? Как его оформить? Как при подписании основного договора можно аннулировать предыдущие соглашения? Если вы еще не знакомы с этим видом договорных документов, то предлагаем это сделать сейчас.

Как ознакомить с документом?

В чем разница между юридически значимым ознакомлением с документом и простым информированием о нем? Какие «бумажные» и электронные способы для этого существуют? Как формулировать распоряжение о них в приказе? Какие способы документирования факта ознакомления выработала практика? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Договор «стал» бухгалтерским первичным учетным документом?

От того, к какой группе причислен конкретный вид документа, зависят правила его оформления, хранения, использования. Работа с бухгалтерскими документами достаточно жестко регламентирована, и теперь предпринимаются попытки причислить к ним гражданско-правовые договоры. Кому и зачем это нужно? К каким последствиям это может привести?

Что мы знаем о моменте заключения договора

Дата, указанная в правом верхнем углу договора, не всегда является датой его заключения. Покажем для различных ситуаций, как ее определить, чтобы правильно отразить в регистрационных формах: самый простой случай – при одновременном подписании сторонами единого документа; сложнее – когда его подписывают поочередно и направляют по почте или курьером, когда заключают сделку путем обмена письмами (или иным образом отвечают акцептом на оферту), при нотариальном удостоверении или госрегистрации договора; и самый сложный случай – когда договор подписывают с протоколом разногласий.

Как ознакомить с документом?

В чем разница между юридически значимым ознакомлением с документом и простым информированием о нем? Какие «бумажные» и электронные способы для этого существуют? Как формулировать распоряжение о них в приказе? Какие способы документирования факта ознакомления выработала практика? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Что мы знаем о моменте заключения договора

Дата, указанная в правом верхнем углу договора, не всегда является датой его заключения. Покажем для различных ситуаций, как ее определить, чтобы правильно отразить в регистрационных формах: самый простой случай – при одновременном подписании сторонами единого документа; сложнее – когда его подписывают поочередно и направляют по почте или курьером, когда заключают сделку путем обмена письмами (или иным образом отвечают акцептом на оферту), при нотариальном удостоверении или госрегистрации договора; и самый сложный случай – когда договор подписывают с протоколом разногласий.

Соглашение о намерениях – инструкция по применению

Как отличить соглашение (или протокол) о намерениях от других похожих документов: рамочного, предварительного и смешанного договоров? В каких случаях такое соглашение пригодится? Какие условия в него стоит включать: о конфиденциальной информации, неустойке, оплате и др.? Как его оформить? Как при подписании основного договора можно аннулировать предыдущие соглашения? Если вы еще не знакомы с этим видом договорных документов, то предлагаем это сделать сейчас.

Договоры: предновогодние хлопоты

Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.