Top.Mail.Ru

Договорная работа: современный подход и регламентация

В этом номере журнала подробно разбираемся с регистрацией договоров (кто и какой номер присваивает, чем опасно его отсутствие и наоборот – какие проблемы таит в себе «двойной» номер, когда каждая сторона стремится присвоить договору свой). Рассматриваем передачу договора на подпись контрагенту и его возвращение обратно, оперативное хранение и выдачу копий, оригиналов договоров сотрудникам, какие варианты заверения копий возможны.
Продолжение статьи. Начало в № 06 / 2016, окончание в № 07 / 2016
Продолжение статьи. Начало в № 06 / 2016, окончание в № 07 / 2016

Регистрация договоров

Для регламентации порядка регистрации следует определить:

  • каким способом будет осуществляться регистрация договоров:
    • централизованным, т.е. отдельным структурным подразделением / работником;
    • децентрализованным способом – в том структурном подразделении, где работает ответственный исполнитель по договору. Такая практика существует, но насколько она будет приемлема для вашей организации, вы должны определить сами;
    • возможен и смешанный вариант (например, все договоры регистрируются централизованно службой делопроизводства, кроме договоров с клиентами, которые оформляет и регистрирует отдел продаж);
  • конкретное структурное подразделение / работника при централизованном способе регистрации или список работников подразделений, которые будут осуществлять регистрацию договоров там по направлению их деятельности при децентрализованном способе регистрации;
  • форму Журнала регистрации договоров и указать порядок его ведения (на бумажных носителях или в электронном виде), см. Пример 38;
  • порядок присвоения номера договору;
  • порядок предоставления справок и отчетов по заключенным договорам на основе данных об их регистрации. Если это необходимо, то можно предусмотреть подготовку отчетов за определенные промежутки времени (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) или просто по запросам руководителя организации или иных руководителей структурных подразделений.

Сразу оговоримся, что в ГК РФ не предусмотрено присвоение номера договору, да и нет других нормативных правовых актов, которые бы регламентировали этот процесс, однако требования могут устанавливаться в отраслевых ведомственных нормативных актах. Тем не менее для учета договоров, их систематизации при хранении и для составления платежных поручений и других первичных учетных документов номер просто необходим. Хотя на практике можно встретить договор, который не имеет номера, тогда, ссылаясь на него, пишут, например, так: «договор поставки от 03.10.2016 №  б/н» или «договор поставки от 03.10.2016». Как правило, номер может не присваиваться в мелких компаниях, но даже в них сейчас стараются уйти от такой практики, т.к. отсутствие номера на договоре может привести к серьезным проблемам:

Судебная практика Постановление ФАС СЗО от 19. 12. 2005 №  А56-6971/2005

Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.

Обращаем внимание не только на необходимость присвоения номера договору, но и на должную внимательность и аккуратность работников, которые осуществляют регистрацию договоров, оформление платежных документов, т.к. невнимательность сотрудника может стать предметом судебных разбирательств.

Судебная практика Постановление ФАС Московского округа от 20, 14 февраля 2006 г. по делу №  КА-А40/401-06-П

Инспекторы обвинили налогоплательщика в недостоверной информации, основываясь на том, что у него одинаковый номер присвоен двум договорам (от 8 июня и от 8 июля), а в учете отражены сделки лишь по одному. Сотрудники предприятия возразили: двух контрактов не было, просто ошиблись при оформлении первичных документов, указав июль вместо июня (разница в 1 знаке). Соответствующие документы были предъявлены в суд. Представители инспекции не смогли найти второго контракта, а потому суд решил спор не в их пользу, отметив, что «налоговый орган не сослался на конкретные доказательства».

Бывает не только отсутствие номера у договора, но и наоборот – стремление его присвоить у обеих заключивших его сторон, тогда их номера могут идти через косую черту и итоговый регистрационный номер договора будет называться «двойным» (например, №  514п/121-2016). Если договор заключили 3 стороны, то его номер может быть и «тройным».

Мы должны предупредить вас о возможном возникновении проблем при присвоении «двойного» номера договору.

Во-первых, это не всегда удобно из-за того, что сам номер получается достаточно длинным, потом это будет «мешать» при оформлении первичных учетных документов (актов выполненных работ, платежных поручений и т.п.). Может быть допущена техническая ошибка при указании номера договора, например, на втором экземпляре договора или в первичных учетных документах. Да и времени на такие номера тратится значительно больше, ведь надо не только написать такой номер и внести его во все регистрационные формы, потом еще нужно везде проверить, не закралась ли где-то ошибочка.

Во-вторых, номера контрагентов принято разделять между собой косой чертой. Но если этот знак присутствует и внутри номера какого-то контрагента (а структура номера у него регламентирована и отступить от правил он не сможет), то в итоговом двойном номере договора таких косых черт будет минимум две, а то и больше. Тогда спрашивается, где ваш номер и где его, например, здесь (разными цветами обозначим номера разных контрагентов):

  • №  84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
  • №  84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
  • №  84-МА-3861-16/0544/123/08-12?

Если вы часто работаете с договорами, то визуально быстро вычлените свою часть номера, а как быть остальным? Порой они могут столкнуться с техническими сложностями.

Можно было бы рекомендовать вам выбрать такую структуру регистрационного номера, в которой бы отсутствовали косые черты. Но кто гарантирует, что все ваши контрагенты поступят так же? Кроме того, принято в номер документа включать не только его порядковый номер (обычно в пределах календарного года), но и номер дела по номенклатуре дел, куда он будет подшит,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Договорная работа: современный подход и регламентация

Мы завершаем разговор о регламентации договорной работы. В этой последней публикации говорим о контроле исполнения договоров и введении в действие Договорного регламента.

Договоры: предновогодние хлопоты

Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.

Что мы знаем о моменте заключения договора

Дата, указанная в правом верхнем углу договора, не всегда является датой его заключения. Покажем для различных ситуаций, как ее определить, чтобы правильно отразить в регистрационных формах: самый простой случай – при одновременном подписании сторонами единого документа; сложнее – когда его подписывают поочередно и направляют по почте или курьером, когда заключают сделку путем обмена письмами (или иным образом отвечают акцептом на оферту), при нотариальном удостоверении или госрегистрации договора; и самый сложный случай – когда договор подписывают с протоколом разногласий.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Как должна быть оформлена отметка о получении документа на нем самом, чтобы однозначно свидетельствовать этот факт? Как пытаются увильнуть от этого, указывая лишь часть необходимых сведений? И как с этим бороться? С подобными задачами сталкиваются не только организации, но и частные лица. Последним статья дополнительно поможет образцами документов, которые отрезвят тех, кто взял ваши деньги, а потом «кормит завтраками», будучи не в состоянии оказать обещанные услуги или поставить оплаченный товар.

Договоры: предновогодние хлопоты

Как в договоре может быть обозначен срок его действия? Как в конце года выявить те, что уже закончили действие или сделают это 31.12.2015? Что с ними делать, если они подшиты в папки вместе с действующими далее договорами? Как «закрытые» договоры передать в архив? Как продлить действие нужных вам сделок (путем заключения допсоглашения или выполнения иной процедуры пролонгации)? Как восстановить оригинал утраченного вами договора (или так и не полученного с подписью контрагента)? Юрист показывает ­возможные варианты действий и примеры оформления документов.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Что мы знаем о моменте заключения договора

Дата, указанная в правом верхнем углу договора, не всегда является датой его заключения. Покажем для различных ситуаций, как ее определить, чтобы правильно отразить в регистрационных формах: самый простой случай – при одновременном подписании сторонами единого документа; сложнее – когда его подписывают поочередно и направляют по почте или курьером, когда заключают сделку путем обмена письмами (или иным образом отвечают акцептом на оферту), при нотариальном удостоверении или госрегистрации договора; и самый сложный случай – когда договор подписывают с протоколом разногласий.