Договорная работа: современный подход и регламентация
Мы завершаем разговор о регламентации договорной работы. В этой последней публикации говорим о контроле исполнения договоров и введении в действие Договорного регламента.
В этом номере журнала подробно разбираемся с регистрацией договоров (кто и какой номер присваивает, чем опасно его отсутствие и наоборот – какие проблемы таит в себе «двойной» номер, когда каждая сторона стремится присвоить договору свой). Рассматриваем передачу договора на подпись контрагенту и его возвращение обратно, оперативное хранение и выдачу копий, оригиналов договоров сотрудникам, какие варианты заверения копий возможны.
![]()
Продолжение статьи.
Начало в
№ 06 / 2016, окончание в
№ 07 / 2016
Продолжение статьи.
Начало в
№ 06 / 2016, окончание в
№ 07 / 2016
Регистрация договоров
Для регламентации порядка регистрации следует определить:
- каким способом будет осуществляться регистрация договоров:
- централизованным, т.е. отдельным структурным подразделением / работником;
- децентрализованным способом – в том структурном подразделении, где работает ответственный исполнитель по договору. Такая практика существует, но насколько она будет приемлема для вашей организации, вы должны определить сами;
- возможен и смешанный вариант (например, все договоры регистрируются централизованно службой делопроизводства, кроме договоров с клиентами, которые оформляет и регистрирует отдел продаж);
- конкретное структурное подразделение / работника при централизованном способе регистрации или список работников подразделений, которые будут осуществлять регистрацию договоров там по направлению их деятельности при децентрализованном способе регистрации;
- форму Журнала регистрации договоров и указать порядок его ведения (на бумажных носителях или в электронном виде), см. Пример 38;
- порядок присвоения номера договору;
- порядок предоставления справок и отчетов по заключенным договорам на основе данных об их регистрации. Если это необходимо, то можно предусмотреть подготовку отчетов за определенные промежутки времени (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) или просто по запросам руководителя организации или иных руководителей структурных подразделений.
Сразу оговоримся, что в ГК РФ не предусмотрено присвоение номера договору, да и нет других нормативных правовых актов, которые бы регламентировали этот процесс, однако требования могут устанавливаться в отраслевых ведомственных нормативных актах. Тем не менее для учета договоров, их систематизации при хранении и для составления платежных поручений и других первичных учетных документов номер просто необходим. Хотя на практике можно встретить договор, который не имеет номера, тогда, ссылаясь на него, пишут, например, так: «договор поставки от 03.10.2016 № б/н» или «договор поставки от 03.10.2016». Как правило, номер может не присваиваться в мелких компаниях, но даже в них сейчас стараются уйти от такой практики, т.к. отсутствие номера на договоре может привести к серьезным проблемам:
Судебная практика Постановление ФАС СЗО от 19. 12. 2005 № А56-6971/2005
Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.
Обращаем внимание не только на необходимость присвоения номера договору, но и на должную внимательность и аккуратность работников, которые осуществляют регистрацию договоров, оформление платежных документов, т.к. невнимательность сотрудника может стать предметом судебных разбирательств.
Судебная практика Постановление ФАС Московского округа от 20, 14 февраля 2006 г. по делу № КА-А40/401-06-П
Инспекторы обвинили налогоплательщика в недостоверной информации, основываясь на том, что у него одинаковый номер присвоен двум договорам (от 8 июня и от 8 июля), а в учете отражены сделки лишь по одному. Сотрудники предприятия возразили: двух контрактов не было, просто ошиблись при оформлении первичных документов, указав июль вместо июня (разница в 1 знаке). Соответствующие документы были предъявлены в суд. Представители инспекции не смогли найти второго контракта, а потому суд решил спор не в их пользу, отметив, что «налоговый орган не сослался на конкретные доказательства».
Бывает не только отсутствие номера у договора, но и наоборот – стремление его присвоить у обеих заключивших его сторон, тогда их номера могут идти через косую черту и итоговый регистрационный номер договора будет называться «двойным» (например, № 514п/121-2016). Если договор заключили 3 стороны, то его номер может быть и «тройным».
Мы должны предупредить вас о возможном возникновении проблем при присвоении «двойного» номера договору.
Во-первых, это не всегда удобно из-за того, что сам номер получается достаточно длинным, потом это будет «мешать» при оформлении первичных учетных документов (актов выполненных работ, платежных поручений и т.п.). Может быть допущена техническая ошибка при указании номера договора, например, на втором экземпляре договора или в первичных учетных документах. Да и времени на такие номера тратится значительно больше, ведь надо не только написать такой номер и внести его во все регистрационные формы, потом еще нужно везде проверить, не закралась ли где-то ошибочка.
Во-вторых, номера контрагентов принято разделять между собой косой чертой. Но если этот знак присутствует и внутри номера какого-то контрагента (а структура номера у него регламентирована и отступить от правил он не сможет), то в итоговом двойном номере договора таких косых черт будет минимум две, а то и больше. Тогда спрашивается, где ваш номер и где его, например, здесь (разными цветами обозначим номера разных контрагентов):
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12?
Если вы часто работаете с договорами, то визуально быстро вычлените свою часть номера, а как быть остальным? Порой они могут столкнуться с техническими сложностями.
Можно было бы рекомендовать вам выбрать такую структуру регистрационного номера, в которой бы отсутствовали косые черты. Но кто гарантирует, что все ваши контрагенты поступят так же? Кроме того, принято в номер документа включать не только его порядковый номер (обычно в пределах календарного года), но и номер дела по номенклатуре дел, куда он будет подшит, разделяя эти две части как раз косой чертой (например, 123/08-12) – это распространенная практика.
В-третьих, проставление «двойного» номера может иметь неприятные последствия, связанные с тем, что контрагент использует системы электронного документооборота или осуществляет автоматизацию договорной деятельности в рамках IRP-cистем, CRM-систем. Тогда, подготовив проект договора и направив его в другую организацию, он проставляет свой номер договора, выставляет счет с указанием этого номера. Если в организации используются автоматизированные системы, то номер договора автоматически фиксируется в данной автоматизированной системе и затем именно он будет указываться в счетах, а потом и в актах выполненных работ / услуг или накладных.
Вторая же сторона, получив договор, подписывает его, регистрирует, при этом она может указать «второй» номер договора, но в счете-то он останется другим (только его первая часть) и, следовательно, в платежных документах будет указан тот номер, который ему присвоила первая сторона. И...
