Организация архива в компании (часть 2)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2015

Важинская Наталья

руководитель отдела документационного обеспечения в крупной строительной компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Окончание статьи. Начало в № 09 / 2015

Учет документов в архиве

Учет документов необходим для определения количества и состава дел, хранящихся в архиве, это одно из средств обеспечения их сохранности. Мы должны учитывать поступление и выбытие любого документа.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов,
описи сдаваемых в архив дел,
реестр описей,
лист-заверитель дела и внутренняя опись дела.

В архив должны поступать уже правильным образом оформленные дела. Для учета документов, находящихся в делах, к каждому из них оформляется лист-заверитель и внутренняя опись. Оформление дел перед передачей в архив проводят сотрудники службы ДОУ (задача архивиста – проконтролировать правильность). Описи дел, которые сдаются в архив из подразделения (см. Пример 3 в первой части статьи), как правило, составляются сотрудником службы ДОУ или ответственным за делопроизводство в данном подразделении (сотрудник архива лишь принимает единицы хранения по ним).

А вот реестр описей принятых дел и книга учета поступления и выбытия документов уже ведутся сотрудниками архива. Рассмотрим эти документы подробнее.

Все данные по поступлению или выбытию работник архива вносит в книгу учета поступления и выбытия документов (ее форма дана в Приложении 24 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). Но для удобства мы ведем учет поступления и выбытия в двух разных книгах (см. Примеры 5 и 6), разработанных на основе утвержденной формы «общей» книги.

Пример 5. Книга учета поступления документов