Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?

Правовой базис

Обеспечение сохранности документов – одна из обязанностей любой организации, будь то государственное предприятие или коммерческая фирма (ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле):

Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Часть 1 статьи 17 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов»

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Важно понимать, что в отличие от государственных предприятий, коммерческие организации могут и не создавать архив, но они обязаны обеспечить сохранность документов. В случае необходимости предоставления каких-либо документов при обращении граждан или по запросу госорганов ваша компания обязана будет это сделать. А если не предоставит (например, документ потерян, случайно уничтожен и т.п.), то компания может попасть под действие КоАП РФ, который предусматривает ответственность за нарушение правил хранения документов. Имеются в виду статьи КоАП РФ 13.20 и 13.25.

Неисполнение закона влечет за собой наложение штрафа как на организации любой формы собственности, так и на их должностных лиц. Вот только загвоздка в том, что штрафы по этим статьям отличаются в тысячу раз! Согласитесь, между 300–500 рублями и 100 000–300 000 рублями очень большая разница... Подробнее с этим мы разбирались в ноябрьском номере нашего журнала за прошлый год. А сейчас повторим лишь сделанные и аргументированные тогда выводы:

  • статья 13.20 (с меньшими штрафами) применяется в основном к архивным учреждениям и организациям – источникам их комплектования, которые в большинстве своем финасируются из бюджета ­(точнее, только к их должностным лицам);
  • статья 13.25 (с большими штрафами) применяется к коммерческим организациям и их должностным лицам.
Фрагмент документа
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.

4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

При создании архива рекомендуем руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года (далее – Основные правила).

Выбираем место хранения документов

Для обеспечения сохранности документов у компании есть несколько вариантов: создать собственный архив или передать документы на вне­офисное хранение в коммерческом архиве (либо даже в государственном или муниципальном архиве, но на той же коммерческой основе). Давайте определим плюсы и минусы этих вариантов.

Таблица 1. Варианты хранения документов

Какое место хранения документов выберет ваша организация, зависит только от потребностей и возможностей компании.

Комплекс мероприятий по организации архива внутри компании

Допустим, ваша компания приняла решение о создании собственного архива и на вас возложена задача по его организации.

С чего начать? С разработки комплекса мероприятий по созданию архива (задачи, ответственные лица, сроки исполнения) и утверждения его у руководства компании.

Эти вопросы вам нужно будет проработать детально:

  • оргструктура архива. Например:
    • можно создавать архив как самостоятельное подразделение или
    • внутри службы ДОУ1,
    • а может достаточно будет ввести в состав службы ДОУ должность архивариуса,
    • самый простой вариант – когда в небольшой компании должность архивариуса совмещена с должностью секретаря (т.е. архивное дело и делопроизводство ведет один человек).
    Основным критерием выбора между этими вариантами является объем документооборота и, соответственно, «складируемых» документов;
  • разработка и утверждение нормативных документов архива;
  • выбор помещения под архив, обеспечение архива средствами хранения и планировка пространства;
  • обеспечение нормативных условий хранения документов (темпера-турно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режим хранения);
  • порядок размещения документов в архиве;
  • организация работы архива.

Но вполне возможно, что в комплекс мероприятий по организации архива вы добавите что-то еще. Теперь разберемся подробно с вышеперечисленным.

Разработка и утверждение нормативных документов архива

Первый документ, который необходимо разработать в компании, – это положение об архиве (как основной документ о подразделении). Положение разрабатывается руководителем службы ДОУ и утверждается генеральным директором. При его разработке можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176).

В структуру положения обязательно должны входить:

  • цели и задачи архива,
  • функции, права, ответственность его работников.
  • вопросы подчиненности.

Второй вид документа – должностные инструкции работников архива.

Третий – это регламент по организации работы архива или глава в инструкции по делопроизводству. Необходимо подробно прописать процедуру работы сотрудников с...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Государственный контроль в сфере архивного дела на федеральном уровне

Какова мера ­ответственности за несоблюдение архивного законодательства: за что, кого и на сколько сейчас штрафуют? Примечательно, что за аналогичные прегрешения отвечать порой приходится директору или его заму, а порой – «главному специалисту». Вы также увидите существенный перекос в суммах ­выписываемых штрафов за разные документы разным организациям – разница в 1 000 раз!

Опросный лист для исследования документального фонда организации

Целью исследования документального фонда организации является перечень документов, образующихся в результате деятельности структурных подразделений, с указанием сроков их хранения. Если до сих пор в компании не было номенклатуры дел, то это исследование – начальный этап ее составления. Эти же сведения помогут определиться с размером помещения архива организации и оборудованием для хранения дел. Мы расскажем о том, как организовать и в какой форме собрать сведения от подразделений, как их потом обработать.

Государственный контроль в сфере архивного дела на федеральном уровне

Проблемных вопросов в российском архивном деле у нас достаточно много, и среди них одним из самых малообсуждаемых является вопрос о том, кто и как осуществляет контроль в этой сфере, насколько он эффективен. Сложившаяся система госконтроля весьма запутана. В этой статье мы разбираемся с ее федеральным уровнем: кто кого и по каким аспектам проверяет, какова мера ­ответственности за несоблюдение ­архивного законодательства.

Организация архива в компании

Как организовать архив своими силами с нуля? Во второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие аспекты его ­работы: учет документов в архиве, их использование и уничтожение. Мы также поможем вам прицениться к стоимости внеофисного хранения документов в коммерческом архиве, подскажем, на какие условия договора обратить внимание.

Опросный лист для исследования документального фонда организации

Целью исследования документального фонда организации является перечень документов, образующихся в результате деятельности структурных подразделений, с указанием сроков их хранения. Если до сих пор в компании не было номенклатуры дел, то это исследование – начальный этап ее составления. Эти же сведения помогут определиться с размером помещения архива организации и оборудованием для хранения дел. Мы расскажем о том, как организовать и в какой форме собрать сведения от подразделений, как их потом обработать.

Государственный контроль в сфере архивного дела на федеральном уровне

Проблемных вопросов в российском архивном деле у нас достаточно много, и среди них одним из самых малообсуждаемых является вопрос о том, кто и как осуществляет контроль в этой сфере, насколько он эффективен. Сложившаяся система госконтроля весьма запутана. В этой статье мы разбираемся с ее федеральным уровнем: кто кого и по каким аспектам проверяет, какова мера ­ответственности за несоблюдение ­архивного законодательства.

Государственный контроль в сфере архивного дела на федеральном уровне

Какова мера ­ответственности за несоблюдение архивного законодательства: за что, кого и на сколько сейчас штрафуют? Примечательно, что за аналогичные прегрешения отвечать порой приходится директору или его заму, а порой – «главному специалисту». Вы также увидите существенный перекос в суммах ­выписываемых штрафов за разные документы разным организациям – разница в 1 000 раз!