Целью исследования документального фонда организации является перечень документов, образующихся в результате деятельности структурных подразделений, с указанием сроков их хранения. Если до сих пор в компании не было номенклатуры дел, то это исследование – начальный этап ее составления. Эти же сведения помогут определиться с размером помещения архива организации и оборудованием для хранения дел. Мы расскажем о том, как организовать и в какой форме собрать сведения от подразделений, как их потом обработать.
Организаторы и помощники
Исследование документального фонда организации – задача масштабная. Предстоит описать абсолютно все документы, которые поступают и создаются в каждом отделе. Может ли делопроизводитель даже в небольшой фирме сделать эту работу самостоятельно? Может, но это займет в разы больше времени, а качество результата пострадает. Только сотрудник структурного подразделения, а лучше всего руководитель или его заместитель, которые видят все происходящие в отделе процессы и знают, кто из работников чем занимается, могут наиболее полно перечислить создаваемые при этом документы. Делопроизводитель же, явившись в отдел, может описать самостоятельно только содержимое стоящих на виду папок. Какие документы здесь создаются или останавливаются, завершая свои маршруты, он попросту не знает.
Вторая причина, по которой к исследованию документального фонда нужно привлекать работников подразделений – установление сроков хранения документов. Делопроизводитель вооружен только типовыми перечнями. Несмотря на то что в них содержатся сотни позиций, наименований многих документов, обнаруженных в отделах, найти в перечнях не получится, так как:
- во-первых, эти документы могут действительно отсутствовать в перечнях, но при этом их сроки хранения содержатся в отраслевых нормативных актах, незнакомых канцелярии;
- во-вторых, наименования документов в отделе могут незначительно отличаться от представленных в перечнях, при этом содержание остается одинаковым. Распознать их может только человек, хорошо знакомый с предметом.
Пример 1. Приказ о проведении исследования документального фонда организации
Наконец, сроками хранения документов, которые установлены типовыми перечнями, некоторые руководители подразделений – когда все-таки начинают вникать в процесс – остаются недовольны и считают их слишком маленькими. При этом ваши объяснения будут разбиваться об их железный аргумент: «А...
