Исследование документального фонда организации – задача масштабная. Предстоит описать абсолютно все документы, которые поступают и создаются в каждом отделе. Может ли делопроизводитель даже в небольшой фирме сделать эту работу самостоятельно? Может, но это займет в разы больше времени, а качество результата пострадает. Только сотрудник структурного подразделения, а лучше всего руководитель или его заместитель, которые видят все происходящие в отделе процессы и знают, кто из работников чем занимается, могут наиболее полно перечислить создаваемые при этом документы. Делопроизводитель же, явившись в отдел, может описать самостоятельно только содержимое стоящих на виду папок. Какие документы здесь создаются или останавливаются, завершая свои маршруты, он попросту не знает.
Вторая причина, по которой к исследованию документального фонда нужно привлекать работников подразделений – установление сроков хранения документов. Делопроизводитель вооружен только типовыми перечнями. Несмотря на то что в них содержатся сотни позиций, наименований многих документов, обнаруженных в отделах, найти в перечнях не получится, так как:
Пример 1. Приказ о проведении исследования документального фонда организации
Наконец, сроками хранения документов, которые установлены типовыми перечнями, некоторые руководители подразделений – когда все-таки начинают вникать в процесс – остаются недовольны и считают их слишком маленькими. При этом ваши объяснения будут разбиваться об их железный аргумент: «А...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что должен сделать работодатель, если его сотрудника призвали на военные (специальные) сборы. В какие сроки, какие документы оформить. Как оплачивать этот период работнику. И как потом возместить эти расходы за счет военного комиссариата. Показываем примеры приказа об освобождении сотрудника от работы на период сборов, заполнения табеля учета рабочего времени и письма в военкомат с просьбой компенсировать затраты.
Как регистрировать утвержденные ЛНА: возможные варианты, их плюсы и минусы. Как систематизировать и хранить ЛНА (в частности, как формировать в дела документы, утвержденные распорядительными документами и непосредственно подписью руководителя в грифе; что разбивать на тома, а что выделять в части дела – это поможет хранить объемные ЛНА в 100 и более страниц). Как вносить изменения в процессе использования ЛНА. Как отслеживать изменения и версии документов.
Копии каких документов работодатель обязан предоставить по запросу работника? А что он может отказаться выдавать? С ЛНА можно предложить повторно ознакомиться (т.е. не изготавливать копии таких больших документов). Процедура запроса и предоставления копий: что сказано в ТК РФ и как это лучше реализовать на практике. Например, как распределить обязанности, чтобы укладываться в короткий срок. Как его правильно рассчитать. Подпадают ли под эти правила бывшие работники. Какими способами принимать запросы и передавать копии документов, чтобы это было зафиксировано (в т.ч. для дистанционных работников, при ЭКДО). Что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников. Штрафы за срыв срока. Как заверять копии документов (надо ли добавлять печать, делать ли заверенный сшив). Правила оформления выписки. Приводим примеры документов: раздела ЛНА, регламентирующего выдачу работникам копий документов, связанных с работой; уведомления о частичном отказе в выдаче копий документов; выписки из приказа.
Во многих документах, которые мы привыкли выделять к уничтожению по акту, составленному по правилам Росархива, содержатся персональные данные. В марте 2023 года вступил в силу приказ Роскомнадзора, который потребовал документировать уничтожение персональных данных по своему акту (там должны фиксироваться иные сведения, его составлять очень трудоемко)! А штрафы за ошибки в работе с персданными большие. Помогаем вам их избежать. Вы поймете, когда надо оформлять уничтожение документов (в т.ч. содержащих персданные) по акту Росархива, а когда – по акту Роскомнадзора. А еще получите аргументацию для диалога с проверяющими, чтобы защитить себя. Отсутствие однозначных разъяснений от профильных ведомств (Росархива и Роскомнадзора) приводит к рискам, которые помогаем вам оценить и выбрать свой «маршрут следования».
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
