Top.Mail.Ru

Согласование документов в кредитной организации

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, рассматриваем содержание Положения о согласовании документов, а также процесс прохождения согласования на примере конкретного документа – Перечня вкладов для физических лиц.
Окончание статьи. Начало в № 02 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 02 / 2016

Содержание Положения о согласовании документов

Порядок согласования обязательно нужно закрепить во внутреннем локальном акте, например, в Инструкции по делопроизводству (как один из разделов или глав) или в специальном Положении о согласовании документов. Вариаций на тему названий этого положения может быть множество, однако суть такого документа одна – описать и закрепить ­порядок согласования в вашей организации.

Содержание подобного регламента на практике тоже часто различается, так, например, я видел в одной организации положение, в котором был раздел, описывающий стандарты оформления документа, хотя, как правило, эти вопросы отображаются в основном документе службы ДОУ – Инструкции по делопроизводству.

У нас в кредитной организации порядок согласования установлен Положением о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» 1 (далее по тексту – Положение о согласовании). Для тех, кому предстоит разработать аналогичный локальный нормативный акт (ЛНА), пригодятся наши пояснения к его содержанию.

Пример 1. Содержание Положения о согласовании
СОДЕРЖАНИЕ
  1. Назначение Положения
  2. Термины и определения
  3. Список нормативных документов
  4. Срок действия Положения
  5. Согласующие лица, их зоны ведения и предметы согласования
  6. Процедура согласования
  7. Сроки согласования
  8. Способы согласования
  9. Разрешение споров по согласованию
  10. Приложения: блок-схемы согласований

Раздел 1 «Назначение Положения» предлагаю формулировать стандартно, например, так:

Пример 2. Назначение Положения о согласовании

1.1. Настоящее Положение о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» (далее по тексту – «Положение о согласовании») устанавливает и описывает совокупность обязательных процедур, необходимых для придания юридической силы и предшествующих выпуску организационно-распорядительных и иных ­документов кредитной организации.

1.2. Положение о согласовании определяет и устанавливает всех участников процесса согласования, их предметы согласования, а также зоны ответственности.

1.3. Данное Положение о согласовании не распространяется на согласование документов кредитной организации, особенности согласования которых установлены в иных документах кредитной организации.

<. .>

В разделе 2 «Термины и определения» для того, чтобы не возникало недоразумений с двояким толкованием слов, необходимо перечислить все термины, используемые в Положении и дать их определение.

В разделе 3 «Список нормативных документов» обычно указывают перечень нормативных документов (в том числе и внутренних), на основании которых разработан ЛНА. Приведу выдержку из нашего Положения о согласовании:

Пример 3. Список нормативных документов
  • Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
  • Национальный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013);
  • Государственная система «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденная приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33;
  • ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Требования»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению документов. Организационно-распорядительная документация (разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела. Федеральное архивное агентство);
  • ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299);
    <. .>
  • Инструкция по делопроизводству Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+».

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.

Как организовать делопроизводство и архив представительства организации за рубежом

Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.