Согласование документов в кредитной организации

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, рассматриваем содержание Положения о согласовании документов, а также процесс прохождения согласования на примере конкретного документа – Перечня вкладов для физических лиц.
Окончание статьи. Начало в № 02 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 02 / 2016

Содержание Положения о согласовании документов

Порядок согласования обязательно нужно закрепить во внутреннем локальном акте, например, в Инструкции по делопроизводству (как один из разделов или глав) или в специальном Положении о согласовании документов. Вариаций на тему названий этого положения может быть множество, однако суть такого документа одна – описать и закрепить ­порядок согласования в вашей организации.

Содержание подобного регламента на практике тоже часто различается, так, например, я видел в одной организации положение, в котором был раздел, описывающий стандарты оформления документа, хотя, как правило, эти вопросы отображаются в основном документе службы ДОУ – Инструкции по делопроизводству.

У нас в кредитной организации порядок согласования установлен Положением о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» 1 (далее по тексту – Положение о согласовании). Для тех, кому предстоит разработать аналогичный локальный нормативный акт (ЛНА), пригодятся наши пояснения к его содержанию.

Пример 1. Содержание Положения о согласовании
СОДЕРЖАНИЕ
  1. Назначение Положения
  2. Термины и определения
  3. Список нормативных документов
  4. Срок действия Положения
  5. Согласующие лица, их зоны ведения и предметы согласования
  6. Процедура согласования
  7. Сроки согласования
  8. Способы согласования
  9. Разрешение споров по согласованию
  10. Приложения: блок-схемы согласований

Раздел 1 «Назначение Положения» предлагаю формулировать стандартно, например, так:

Пример 2. Назначение Положения о согласовании

1.1. Настоящее Положение о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» (далее по тексту – «Положение о согласовании») устанавливает и описывает совокупность обязательных процедур, необходимых для придания юридической силы и предшествующих выпуску организационно-распорядительных и иных ­документов кредитной организации.

1.2. Положение о согласовании определяет и устанавливает всех участников процесса согласования, их предметы согласования, а также зоны ответственности.

1.3. Данное Положение о согласовании не распространяется на согласование документов кредитной организации, особенности согласования которых установлены в иных документах кредитной организации.

<. .>

В разделе 2 «Термины и определения» для того, чтобы не возникало недоразумений с двояким толкованием слов, необходимо перечислить все термины, используемые в Положении и дать их определение.

В разделе 3 «Список нормативных документов» обычно указывают перечень нормативных документов (в том числе и внутренних), на основании которых разработан ЛНА. Приведу выдержку из нашего Положения о согласовании:

Пример 3. Список нормативных документов
  • Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
  • Национальный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013);
  • Государственная система «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденная приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33;
  • ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Требования»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению документов. Организационно-распорядительная документация (разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела. Федеральное архивное агентство);
  • ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299);
    <. .>
  • Инструкция по делопроизводству Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+».

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?

Даем определение таким понятиям, как вид и разновидность документа, которые относятся к нашей профессиональной терминологии. Тип и группа – это универсальные понятия, родом из русского языка, которые применительно к документам тоже можно использовать. Оттенки смысла объясняем на примерах. Правильное употребление терминологии сделает логичными ваши ЛНА и классификаторы / справочники документов. Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?