Законопроект для легитимизации замещающего сканирования и сопутствующих новшеств электронного документооборота

Правительство РФ 17 мая 2021 года внесло в Госдуму РФ Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты».

Предварительно он был поддержан на заседании Правительства РФ. В материалах к заседанию сообщалось, что это «позволит регламентировать ряд востребованных участниками документооборота процедур, в т.ч. перевод документов на материальном (бумажном или аналогичном) носителе в электронный вид и наоборот (создание электронных или материальных дубликатов), смену формата электронных документов (конвертация), а также порядок хранения электронных документов (в т.ч. электронных архивных документов)»1.

Министр экономического развития Максим Решетников на брифинге 13.05.2021 отметил, что законопроект решает 2 задачи:

  • устанавливает порядок перевода бумажных документов в электронные с сохранением всей юридической значимости (эта технология называется замещающим сканированием);
  • создает правила для их долгосрочного хранения и для бизнеса, и для органов власти всех уровней. Это будет касаться практически 99% документов. Их можно будет перевести в электронный вид. И дальше срок их хранения в этом случае сокращается до 1 года. Сейчас у нас многие муниципалитеты и региональные администрации, бизнес вынуждены все подвалы свои забивать оригиналами бумажных документов (например, одни только договоры на услуги связи занимают гигантский объем). Теперь появляется возможность по части этих документов отказаться от такой практики.

Решетников подчеркнул, что при подготовке законопроекта у органов государственной власти «были достаточно сложные процессы определения», какие документы нужно хранить долгое время, а по каким можно сократить срок хранения. «В первую очередь, конечно, были вопросы у правоохранительных органов, потому что финансовые документы и ряд других документов действительно требуют хранения».

Компромисс, по его словам, был найден. Значительная часть документов подпадает под новый порядок, но есть ряд направлений, которые пока будут храниться в старом режиме (на бумажных носителях). По мере того как будет наработана практика, когда возникнет доверие к этому инструменту, можно будет поставить вопрос о том, чтобы распространить возможность перевода в электронный вид и других документов.

Решетников также сообщил, что этот закон решит еще одну большую проблему – с уже существующими электронными документами, подписанными усиленными электронными подписями, у многих из которых истекает срок действия электронной подписи, и, соответственно, возникает вопрос: что дальше? У них нет статуса для хранения, законопроект в т.ч. решает и эту проблему.

Решетников считает, что этот законопроект – один из фундаментов цифровой трансформации документооборота в стране. Да и не только документооборота – это основа для очень многих процессов, создающих новый бизнес, связанный с услугой по хранению документов. Этот бизнес будет лицензироваться – законопроект это предусматривает.

Решетников полагает, что законопроект внесет свой вклад в восстановление экономики, поэтому Правительство РФ рассчитывает, что Госдума вскоре рассмотрит этот законопроект. А пока чиновники уже приступили к разработке 14 подзаконных актов, которые потребуются для его работы.

Этот законопроект начали разрабатывать еще в 2018 году, и в 2019 году он был направлен в Государственную Думу, но не прошел даже 1 чтения, поскольку мнения ведомств в отношении его содержания оказались уж очень противоречивыми. Но сейчас министр настроен оптимистично.

В отношении этого законопроекта успел высказаться и зампред правления Сбербанка Станислав Кузнецов. У него оптимизма меньше:

  • «поскольку создание электронного дубликата документа требует согласия всех подписавших его сторон, что крайне сложно и дорого реализовать на практике2» (например, «в подавляющем большинстве случаев невозможно или крайне дорого отыскивать заемщика для того, чтобы он согласовал перевод в электронный вид старого договора; в то же время привлечение третьей стороны для конвертации банковских документов законопроектом исключается»);
  • «бумажный документооборот является «мощнейшим обременением» для бизнеса, поскольку требует огромных затрат. Например, Сбербанк хранит порядка 12 миллиардов листов бумажных документов, которые занимают более 70 тысяч квадратных метров складских площадей, а ежегодные траты банка на хранение бумажных документов составляют 2,5 миллиарда рублей».

Сноски 2

  1. http://government.ru/announcements/42163/ и http://government.ru/news/42167/ Вернуться назад
  2. https://1prime.ru/finance/20210517/833673129.html Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.