Замещающее сканирование документов (часть 1)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 3 / 2017

Наталья Храмцовская

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Замена бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов решает множество задач: эффективное управление информацией, экономия на хранении больших объемов бумажных документов. Но широкому внедрению такого подхода мешает ряд принципиальных вопросов, которые в России пока еще не решены: с какими документами так можно поступать? как это делать, чтобы обеспечить доказательную силу оставшихся электронных копий? Потому полезно посмотреть, как развивались подходы к решению этой задачи и нормативное регулирование в Европе и Северной Америке, в странах с континентальной и англосаксонской системами права. После обзора «импортных решений» автор оценит возможность использования замещающего сканирования сейчас в России, даст ссылки на ГОСТы, которые вам могут пригодиться, и расскажет о созревающем в Правительстве законопроекте – но это уже в следующем номере журнала.

Начало статьи. Окончание в № 04 / 2017

Повсеместное внедрение информационных технологий и очевидная эффективность управления информацией в электронном виде поставили на повестку дня ряд задач:

обеспечение единого управления документами и информацией в организации вне зависимости от вида носителей;
решение вопроса о том, что делать с уже накопленными колоссальными объемами информации на традиционных носителях, а также сдерживание создания и накопления бумажных документов, которые производятся в растущих объемах. Ведь все это влечет за собой рост расходов на обеспечение сохранности бумажных документов.

Распространенным способом решения этих задач является оцифровка документов и информации на традиционных носителях, однако в полной мере отдачу можно в большинстве случаев получить лишь при условии уничтожения оригиналов бумажных документов после оцифровки, при одновременном придании электронным копиям юридической силы, равной юридической силе оригиналов. Движение в этом направлении оправдано в т.ч. и тем, что в практической деятельности все чаще деловые решения принимаются руководителями и специалистами на основе электронных копий, а не бумажных подлинников.

В последнее время представители российских деловых кругов, в т.ч. участники финансовых рынков, все настойчивее ставят вопрос о «замещающем сканировании», т.е. о правомочности замены бумажных подлинников их отсканированными копиями.

Общие принципы проведения замещающего сканирования

Задача создания нормативно-правовых рамок для замещающего сканирования в той или иной степени решается в ряде стран мира уже на протяжении полутора десятилетий, причем в отношении документации не только коммерческих организаций, но и государственных органов, которые в процессе своей деятельности накапливают в архивах колоссальные объемы документов на бумажных носителях. Последней тенденцией является массовое применение замещающего сканирования в деятельности исторических государственных архивов ряда стран.

Можно выделить следующие особенности организации замещающего сканирования:

Нигде в мире вопрос о замещающем сканировании не решается в общем виде для широкого круга документов. Его возможность всегда устанавливается для конкретных видов документов (как правило, для наиболее массовых документов временного срока хранения), применяемых в рамках конкретных отношений.
Нормативное регулирование данного вопроса зависит от того, какая система права используется в государстве (англосаксонская или континентальная), а также от того, под какую отрасль права подпадают отношения, в рамках которых возникают документы (в России это может быть административное право, гражданское и т.п.).
В странах англосаксонской системы права уместность замещающего сканирования обычно оценивается судами в сопоставлении со сложившейся хорошей деловой практикой, в то время как страны континентального права склонны устанавливать формальные требования к процессам оцифровки и последующего хранения электронных копий.
Практически повсеместно требуется (либо рекомендуется) при использовании замещающего сканирования внедрять систему менеджмента, аналогичную системе менеджмента качества, предусматривающую формирование полноценной внутренней нормативной базы, проведение документированного обучения персонала, документированное выполнение всех процессов и процедур, мониторинг и анализ на предмет выявления и устранения недостатков.
Какая бы нормативно-правовая база ни использовалась, любое решение об уничтожении подлинников до истечения установленных для них сроков хранения создает определенные риски в деловой деятельности. Поэтому решения такого рода обычно принимаются на основе анализа рисков и в тех случаях, когда затраты на хранение бумажных подлинников значительно превышают возможные финансовые потери вследствие невозможности представить подлинники заинтересованным сторонам.
Часто устанавливается период времени после проведения сканирования, в течение которого требуется сохранять бумажные подлинники. Длительность этого периода выбирается таким образом, чтобы за это время:
- были проведены все необходимые процедуры проверки полученных электронных копий на точность, читаемость и доступность;
- была предъявлена и разрешена основная масса претензий, непосредственно связанных с данными документами. Как правило, подлинники документов, относящихся к незавершенным судебным спорам и расследованиям, не уничтожаются.
...