Замещающее сканирование документов (часть 1)

Повсеместное внедрение информационных технологий и очевидная эффективность управления информацией в электронном виде поставили на повестку дня ряд задач:

• обеспечение единого управления документами и информацией в организации вне зависимости от вида носителей;
• решение вопроса о том, что делать с уже накопленными колоссальными объемами информации на традиционных носителях, а также сдерживание создания и накопления бумажных документов, которые производятся в растущих объемах. Ведь все это влечет за собой рост расходов на обеспечение сохранности бумажных документов.

Распространенным способом решения этих задач является оцифровка документов и информации на традиционных носителях, однако в полной мере отдачу можно в большинстве случаев получить лишь при условии уничтожения оригиналов бумажных документов после оцифровки, при одновременном придании электронным копиям юридической силы, равной юридической силе оригиналов. Движение в этом направлении оправдано в т.ч. и тем, что в практической деятельности все чаще деловые решения принимаются руководителями и специалистами на основе электронных копий, а не бумажных подлинников.

В последнее время представители российских деловых кругов, в т.ч. участники финансовых рынков, все настойчивее ставят вопрос о «замещающем сканировании», т.е. о правомочности замены бумажных подлинников их отсканированными копиями.

Общие принципы проведения замещающего сканирования

Задача создания нормативно-правовых рамок для замещающего сканирования в той или иной степени решается в ряде стран мира уже на протяжении полутора десятилетий, причем в отношении документации не только коммерческих организаций, но и государственных органов, которые в процессе своей деятельности накапливают в архивах колоссальные объемы документов на бумажных носителях. Последней тенденцией является массовое применение замещающего сканирования в деятельности исторических государственных архивов ряда стран.

Можно выделить следующие особенности организации замещающего сканирования:

• Нигде в мире вопрос о замещающем сканировании не решается в общем виде для широкого круга документов. Его возможность всегда устанавливается для конкретных видов документов (как правило, для наиболее массовых документов временного срока хранения), применяемых в рамках конкретных отношений.
• Нормативное регулирование данного вопроса зависит от того, какая система права используется в государстве (англосаксонская или континентальная), а также от того, под какую отрасль права подпадают отношения, в рамках которых возникают документы (в России это может быть административное право, гражданское и т.п.).
  В странах англосаксонской системы права уместность замещающего сканирования обычно оценивается судами в сопоставлении со сложившейся хорошей деловой практикой, в то время как страны континентального права склонны устанавливать формальные требования к процессам оцифровки и последующего хранения электронных копий.
• Практически повсеместно требуется (либо рекомендуется) при использовании замещающего сканирования внедрять систему менеджмента, аналогичную системе менеджмента качества, предусматривающую формирование полноценной внутренней нормативной базы, проведение документированного обучения персонала, документированное выполнение всех процессов и процедур, мониторинг и анализ на предмет выявления и устранения недостатков.
• Какая бы нормативно-правовая база ни использовалась, любое решение об уничтожении подлинников до истечения установленных для них сроков хранения создает определенные риски в деловой деятельности. Поэтому решения такого рода обычно принимаются на основе анализа рисков и в тех случаях, когда затраты на хранение бумажных подлинников значительно превышают возможные финансовые потери вследствие невозможности представить подлинники заинтересованным сторонам.
• Часто устанавливается период времени после проведения сканирования, в течение которого требуется сохранять бумажные подлинники. Длительность этого периода выбирается таким образом, чтобы за это время:
  • были проведены все необходимые процедуры проверки полученных электронных копий на точность, читаемость и доступность;
  • была предъявлена и разрешена основная масса претензий, непосредственно связанных с данными документами. Как правило, подлинники документов, относящихся к незавершенным судебным спорам и расследованиям, не уничтожаются.
  ...