В настоящее время большинство отечественных организаций работает в смешанном документообороте, используя в своей деловой деятельности как документы на бумажных носителях, так и изначально электронные документы. Многие в интересах эффективного использования информации сканируют бумажные документы, включая их электронные образы в свои информационные системы. После этого организациям приходится решать, что делать с бумажными подлинниками отсканированных документов. Поскольку в нашей стране пока нет законодательных норм и традиций делового оборота, допускающих их уничтожение, бумажные документы приходится хранить в соответствии с требованиями российского законодательства, даже если для оперативной деятельности они не нужны.
Федеральная налоговая служба РФ в вопросах управления документами является одним из наших флагманских ведомств. Потому интересно посмотреть, какие новшества она внедрила для организации хранения громадной массы документов, связанных с регистрацией юридических и физических лиц, а также для их выборочного уничтожения.
Что делает ведомственный архив ФНС
У организаций, вне зависимости от вида собственности, есть два пути решения проблемы хранения бумажных документов: либо справляться собственными силами, либо использовать услуги внеофисного хранения.
Федеральная налоговая служба России (ФНС России) в вопросах управления документами и информацией является одним из несомненных лидеров, как по объему обрабатываемых материалов, так и по применению современных подходов и методов. Огромные объемы документов и информации, как в электронной форме, так и на бумажных носителях, поступают главным образом в территориальные налоговые органы, которые обеспечивают их обработку, хранение и уничтожение по истечении сроков хранения. Сейчас, однако, ситуация меняется, и все больший акцент будет делаться на централизованную обработку данных, которую будет проводить Федеральное казенное учреждение (ФКУ) «Налог-Сервис» ФНС России. С этой целью выпущен ряд приказов:
- приказом ФНС России от 23.12.2011 № ММВ-7-1/979@ был утвержден «План реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ “Налог-Сервис” ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011–2013 годах»;
- приказом ФНС России от 19.02.2015 № ММВ-7-12/75@ ФКУ «Налог-Сервис» ФНС России была передана часть полномочий по организационно-техническому и информационному обеспечению деятельности ФНС России и ее территориальных органов;
- приказом ФНС России от 24.06.2016 № ММВ-7-14/374@ был утвержден «Порядок взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ “Налог-Сервис” ФНС России при реализации с использованием АИС “Налог-3” функций централизованной обработки документов, представляемых в территориальные органы ФНС России при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В настоящее время на ФКУ «Налог-Сервис» возложены следующие функции 1:
- по приему и входному контролю данных налоговой, бухгалтерской отчетности и другой информации, поступающей от налоговых органов, налогоплательщиков, других источников информации на бумажных и электронных носителях, подлежащей централизованной обработке;
- по обработке сведений, поступающих в электронном виде и на бумажных носителях от регистрирующих органов в соответствии со статьей 85 Налогового кодекса РФ;
- по централизованной обработке, сканированию и массовому вводу данных документов, образующихся в результате процедуры регистрации налоговыми органами юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств;
- по централизованной обработке документов, образующихся в результате процедуры истребования налоговыми органами;
- по централизованному архивному хранению налоговых документов на...
