Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Замена бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов решает множество задач: эффективное управление информацией, экономия на хранении больших объемов бумажных документов. Но широкому внедрению такого подхода мешает ряд принципиальных вопросов, которые в России пока еще не решены: с какими документами так можно поступать? как это делать, чтобы обеспечить доказательную силу оставшихся электронных копий? Потому полезно посмотреть, как развивались подходы к решению этой задачи и нормативное регулирование в Европе и Северной Америке, в странах с континентальной и англосаксонской системами права. После обзора «импортных решений» автор оценит возможность использования замещающего сканирования сейчас в России, даст ссылки на ГОСТы, которые вам могут пригодиться, и расскажет о созревающем в Правительстве законопроекте – но это уже в следующем номере журнала.

Как определить вероятность выездной налоговой проверки? С предъявления какого документа она начинается и с оформлением какого завершается? Какова ее максимальная продолжительность (с учетом возможного продления и приостановки)? Где она может происходить? Документы могут быть представлены налоговым инспекторам на обозрение на территории вашей организации, а могут быть затребованы ими в виде копий или подлинников. Как их грамотно предоставить? В каких случаях доходит до принудительной выемки документов и компьютерной информации? Как это должно оформляться? Что остается организации?

По какому Перечню определять сроки хранения управленческих документов, изданных по 2010 год включительно? Предыдущий Перечень 2000 года давал четкие указания, а последний Перечень 2010 года внес путаницу. Предлагаем вам свои рекомендации и ориентиры.

В большинстве случаев прекращения трудового договора трудовая книжка уходит из компании вместе с уволившимся работником: в последний день работы сотрудник получает расчет и, лично в руки под подпись, трудовую книжку. Однако бывает, что трудовая книжка остается в организации без самого работника. Что в этой ситуации обязан предпринять работодатель? Как оформить дело с невостребованными трудовыми книжками и сдать его в архив? А если владелец трудовой книжки потом все-таки объявится, то как оформить ему выдачу этого документа уже из архива?

Случалось ли с вами такое, что при выполнении какой-то работы, чтении книги, даже просто созерцании чего-либо вы совершенно утрачивали ощущение времени? Эта деятельность настолько вас поглощала, забирала все ваше внимание, что вам казалось, прошли минуты, а на деле – несколько часов? А после вы испытывали вовсе не усталость, а даже внутренний подъем, ощущение важности сделанного и душевного счастья? Да и усталость, если она и была, была приятной. Если такое случалось, то вы уже ощутили состояние потока. Потому что описали мы сейчас именно его. Состояние потока – это полная вовлеченность в одно дело, когда ничто не может вас от него отвлечь. Иногда это состояние еще называют «пиковая производительность», то есть ваша отдача и КПД в данные моменты максимальны. Чаще всего люди входят в состояние потока непроизвольно. Но можно научиться достигать его сознательно. Зачем это нужно и как это сделать, мы вам и расскажем.

В этом номере журнала начнем осваивать «начинку» шаблона документа в MS Word 2010, упражняться будем на примере служебного письма. Освоим размещение реквизитов на листе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Научимся настраивать поля ввода текста; даты; элементов, выбираемых из списков; а также блоков часто повторяющихся фрагментов текста.