В этом номере журнала начнем осваивать «начинку» шаблона документа в MS Word 2010, упражняться будем на примере служебного письма. Освоим размещение реквизитов на листе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Научимся настраивать поля ввода текста; даты; элементов, выбираемых из списков; а также блоков часто повторяющихся фрагментов текста.
Продолжение статьи. Начало в № 02 / 2017, окончание в № 04 / 2017
Продолжение статьи. Начало в № 02 / 2017, окончание в № 04 / 2017

Если с назначением шаблонов документов MS Word, их созданием и сохранением мы разобрались в прошлом номере журнала, то сейчас предлагаем заняться их начинкой (настройкой).

Рассмотрим алгоритм создания начинки нового шаблона на примере служебного письма с угловым центрированным расположением реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настраиваем поля страницы

Чтобы показать побольше возможностей, будем это делать с чистого листа (а не просто переводить ранее оформленное письмо в формат шаблона). Поэтому в созданном шаблоне начинаем с настройки полей. Это делается так же, как в любом обычном вордовском файле. См. Рисунок 4, где размеры полей установлены согласно Приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 (отмечено цифрой 3). Но для удобства последующей подшивки документов в дела левое поле часто увеличивают до 3 см. Чтобы добраться до этого окна, в верхнем меню на вкладке «Разметка страницы» выберите «Поля». Если из предложенных Word`ом вариантов вам ничего не подойдет (обратите внимание на вариант «Обычные», отмеченный цифрой 1), то выбираем здесь «Настраиваемые поля» (цифра 2) и в появившемся окне «Параметры страницы» на первой вкладке (цифра 3) выносим полям страницы шаблона наш окончательный вердикт.

По умолчанию ориентация страниц у вновь созданного шаблона будет книжной, т.е. вертикальной (цифра 4 там же).

Рисунок 4. Настройка полей страницы

«Шапка» письма

Далее переходим к созданию «шапки» служебного письма, в которую входят: наименование вашей организации, справочные данные о ней (реквизиты и контактные сведения), адресат, номер и дата вашего письма, а также инициативного (заполняется, если ваше письмо является ответом на него). Удобнее всего создать «шапку» при помощи таблицы, первоначально мы настроим отображение ее границ, а после всех необходимых настроек применим опцию «нет границ» (физически они не исчезнут, а станут невидимыми в электронной версии и при распечатке). Это облегчит задачу размещения перечисленных реквизитов в нужных местах, а также использование разных настроек в разных ячейках таблицы.

Рисунок 5. Принудительная установка ширины колонкам таблицы
Рисунок 6. Вставка таблицы

Итак, создадим таблицу из 3 столбцов и 3 строк. Для этого в верхнем меню на закладке «Вставка» выбираем «Таблица» и в открывшемся окне (Рисунок 6):

  • щелкаем «мышкой» на ячейке схемы «Вставка таблицы» (см. цифру 1) с нужным нам количеством столбцов и строк либо
  • ниже выбираем команду «Вставить таблицу» (цифра 2), после которой в открывшемся окне (цифра 3) нужно сделать показанные в нем настройки.

Результат у этих двух вариантов действий будет одинаков – на листе появится таблица на всю его ширину (без захода на поля) с одинаковой шириной колонок. Но...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Для каких документов создавать бланки?

Разграничим понятия типографского бланка и электронного шаблона документа в Word или СЭД. Вы поймете, для каких разновидностей документов и авторов стоит разрабатывать индивидуальный бланк. Покажем их образцы. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Шаблоны документов в MS Word

В заключительной части статьи мы разберемся с полем ввода, который будет особенно удобен в анкетах и тестах (так называемая «галочка»). Покажем, какими вариантами пояснительного текста можно снабдить шаблон, чтобы при его заполнении пользователям было понятно, куда что вписывать. А еще научим устанавливать различные варианты защиты нашему детищу.

Разработка форм документов на предприятии

В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Для каких документов создавать бланки?

Разграничим понятия типографского бланка и электронного шаблона документа в Word или СЭД. Вы поймете, для каких разновидностей документов и авторов стоит разрабатывать индивидуальный бланк. Покажем их образцы. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Разработка форм документов на предприятии

В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.

Шаблоны документов в MS Word

В заключительной части статьи мы разберемся с полем ввода, который будет особенно удобен в анкетах и тестах (так называемая «галочка»). Покажем, какими вариантами пояснительного текста можно снабдить шаблон, чтобы при его заполнении пользователям было понятно, куда что вписывать. А еще научим устанавливать различные варианты защиты нашему детищу.