В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.

Сразу отмечу, что буду рассказывать о нашем опыте разработки и внедрения Табеля и Альбома унифицированных форм документов1, пусть он не идеален и к каким-то решениям мы пришли не сразу, но поставленная задача нами достигнута – вот уже несколько лет все формы управленческих документов, которые используются на нашем предприятии, берутся строго из них.

К их разработке мы приступили за год до того, как формы первичных учетных документов, содержащиеся в «общероссийских» альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестали быть обязательными. Напоминаю, что со вступлением в силу 01 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов должен утверждать руководитель организации. То есть в начале 2012 года унифицированные формы на нашем предприятии были, но только в части бухгалтерского учета, и включены они были в состав Учетной политики предприятия.

Необходимость разработки унифицированных форм документов тогда была вызвана слишком большим и разнородным количеством управленческих документов, которые создавались и успешно «курсировали» на нашем предприятии. Чтобы повысить качество управления организацией, нужно было унифицировать и маршрутизировать основные управленческие процессы, а для этого понадобилось в т.ч. унифицировать состав и формы документов.

Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

Табель представляет собой систематизированный перечень установленных к применению на предприятии унифицированных форм документов с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки, прохождения и представления на подпись / утверждение.

Альбом унифицированных форм документов – это сборник унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Альбом является приложением к Табелю.

Таким образом, разработка Табеля и Альбома позволяет решить следующие задачи:

  • оптимизировать состав применяемых на предприятии форм документов,
  • закрепить формы документов в едином нормативном акте,
  • упорядочить процесс документирования,
  • типизировать маршруты движения форм документов.

Придайте легитимность вашей работе

Разобравшись с определениями, перейдем к нашему проекту, назовем его условно «Разработка форм документов». На первой стадии такого проекта (впрочем, как и для всех иных) рекомендуем выпустить приказ «О создании рабочей группы» (Пример 1).

Пример 1. Приказ о создании рабочей группы

Затем мы разослали руководителям подразделений служебную записку за подписью руководителя аппарата генерального директора с просьбой представить список документов, которые у них создаются, и сами документы (точнее электронные проекты документов, которые потом распечатывались и подписывались). Хотя сейчас понимаю, что было бы удобнее прямо тогда еще запрашивать информацию о том, какие формы документов обязательны и чем они утверждены (см. Пример 2).

Пример 2. Служебная записка о запросе перечня и форм используемых документов

Анализ используемых форм документов

Мы провели анализ создаваемых форм документов и были поражены их многообразием. Например, обратите внимание на такой вид документа, как акт, это может быть:

  • акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • акт о внедрении изобретения (промышленного образца, полезной модели);
  • акт уничтожения материальных носителей, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну;
  • акт о несчастном случае на производстве;
  • акт обследования;
  • акт приемки в эксплуатацию;
  • акт технического состояния и т.п.

Как показал анализ, акт в каждом подразделении имел свою форму (а иногда и не одну!), свой список согласующих лиц (в лучшем случае в соответствии с требованиями законодательных актов, в худшем – на усмотрение руководителя подразделения) и свой список подписантов.

Поэтому следующее, что мы сделали, – это постарались сократить количество форм2 и привести уже сокращенные формы документов к единообразию в оформлении. Эту работу мы провели самостоятельно, не привлекая сотрудников подразделений. Наша задача была понять назначение каждого документа, объединить в группы документы с одинаковым назначением и функциями, далее определить, что в этих формах можно унифицировать (т.е. привести к единообразию в оформлении). C руководителями подразделений мы согласовали уже унифицированные нами формы.

При создании одних форм документов мы опирались на ранее утвержденные и обязательные. Например, приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д. взяли из постановления Госкомстата РФ от...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.

Как организовать делопроизводство и архив представительства организации за рубежом

Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.