Как сослаться на форму документа?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 02 / 2018

Вопрос

Как грамотно оформить в тексте документа ссылку на форму другого документа, утвержденную как приложение к учетной политике или в составе Альбома форм организации?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Формы и образцы заполнения документов могут быть идентифицированы:

в учетной политике:

прежде всего, как приложения к ней, которые имеют номера, оформленные на каждом из них (Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.);
а также коды форм:

по Общероссийскому Классификатору управленческой документации (ОКУД) или
по локальному Классификатору унифицированных форм документов, который разрабатывает сама организация;

в альбоме унифицированных форм применяемых организацией документов:

по коду, который присваивается каждой унифицированной форме документа по тому же локальному Классификатору форм.

В известных стандартах на оформление документов ГОСТ Р 7.0.5–2008, ГОСТ Р 6.30–2003 и ГОСТ Р 7.0.07–2016 (который вступает в силу с 01.07.2018) нет прямых указаний о том, как оформлять в тексте управленческих документов ссылки на утвержденные формы документов.

По отношению к формам документов можно применять по аналогии правила старого ГОСТ Р 7.0.5–2008 по оформлению ссылок на стандарты:

когда ссылка на документ оформляется в первый раз, то в ней приводится полное описание документа;
когда ссылка на документ оформляется в дальнейшем тексте и становится повторной, то в ней приводится его обозначение, код и дата утверждения. При этом дата утверждения должна включаться в структуру кода формы (например, в коде 0303241217 последние 4 цифры обозначают декабрь 2017 года). Актуальные Классификатор и Альбом унифицированных форм документов организации помогают отслеживать версионность форм.

Пример 1. Типовая форма документа (включенная в ОКУД) утверждена в качестве приложения учетной политики организации

В составе учетной политики может быть утверждено применение унифицированной формы документа, которая имеет код по ОКУД. Она оформляется как приложение к учетной политике. Покажем таблицей, при какой формулировке в учетной политике как в другом документе можно будет ссылаться на форму в первый раз и в последующем:

Пример 2. Учетная политика подтвердила использование в организации типовой унифицированной формы без ее изменения

Правда, учетной политикой может быть предусмотрен и иной вариант – применение типовых форм документов только под их общеизвестными кодами по ОКУД. Такой вариант может быть удобен, если в организации не вносятся дополнения в утвержденную форму первичного учетного документа.

Пример 3. Типовая унифицированная форма после корректировок включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов организации

Если в общегосударственную форму документа в организации внесены изменения, обеспечивающие быстроту и удобство ее заполнения (например, наименование организации, наименование должности руководителя и код структурного подразделения в качестве постоянной информации), то правильно было бы измененную форму утвердить, присвоить ей свой код по локальному Классификатору типовых унифицированных форм документов организации (КФД) и включить в Альбом форм. Тогда код формы по КФД может быть указан при оформлении ссылок на нее и в учетной политике, и в иных документах:

Пример 4. Уникальная форма, изначально разработанная в организации, включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов

В составе учетной политики утверждается применение в учете типовой унифицированной формы документа, которая разработана самой организацией и которой присвоен код по локальному Классификатору типовых унифицированных форм документов организации, а сама форма уже действует и включена в Альбом форм документов.

Пример 5. В составе учетной политики утвержден просто образец заполнения, а не типовая унифицированная форма

Если в организации проводится работа по унификации видов, разновидностей, форм применяемых документов, если ведется Классификатор форм документов, а утвержденные формы своевременно включаются в Альбом форм, т.е. поддерживаются в актуальном состоянии, то сотрудниками такой организации освоена культура применения унифицированных форм документов. Тогда ссылки на формы во внутренних документах организации могут оформляться только с использованием кодов по Классификатору форм документов (КФД).