Top.Mail.Ru
Вопрос
Как грамотно оформить в тексте документа ссылку на форму другого документа, утвержденную как приложение к учетной политике или в составе Альбома форм организации?
Отвечает

Формы и образцы заполнения документов могут быть идентифицированы:

  • в учетной политике:
    • прежде всего, как приложения к ней, которые имеют номера, оформленные на каждом из них (Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.);
    • а также коды форм:
      • по Общероссийскому Классификатору управленческой документации (ОКУД) или
      • по локальному Классификатору унифицированных форм документов, который разрабатывает сама организация;
  • в альбоме унифицированных форм применяемых организацией документов:
    • по коду, который присваивается каждой унифицированной форме документа по тому же локальному Классификатору форм.

В известных стандартах на оформление документов ГОСТ Р 7.0.5–2008, ГОСТ Р 6.30–2003 и ГОСТ Р 7.0.07–2016 (который вступает в силу с 01.07.2018) нет прямых указаний о том, как оформлять в тексте управленческих документов ссылки на утвержденные формы документов.

По отношению к формам документов можно применять по аналогии правила старого ГОСТ Р 7.0.5–2008 по оформлению ссылок на стандарты:

  • когда ссылка на документ оформляется в первый раз, то в ней приводится полное описание документа;
  • когда ссылка на документ оформляется в дальнейшем тексте и становится повторной, то в ней приводится его обозначение, код и дата утверждения. При этом дата утверждения должна включаться в структуру кода формы (например, в коде 0303241217 последние 4 цифры обозначают декабрь 2017 года). Актуальные Классификатор и Альбом унифицированных форм документов организации помогают отслеживать версионность форм.
Пример 1. Типовая форма документа (включенная в ОКУД) утверждена в качестве приложения учетной политики организации

В составе учетной политики может быть утверждено применение унифицированной формы документа, которая имеет код по ОКУД. Она оформляется как приложение к учетной политике. Покажем таблицей, при какой формулировке в учетной политике как в другом документе можно будет ссылаться на форму в первый раз и в последующем:

Пример 2. Учетная политика подтвердила использование в организации типовой унифицированной формы без ее изменения

Правда, учетной политикой может быть предусмотрен и иной вариант – применение типовых форм документов только под их общеизвестными кодами по ОКУД. Такой вариант может быть удобен, если в организации не вносятся дополнения в утвержденную форму первичного учетного документа.

Пример 3. Типовая унифицированная форма после корректировок включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов организации

Если в общегосударственную форму документа в организации внесены изменения, обеспечивающие быстроту и удобство ее заполнения (например, наименование организации, наименование должности руководителя и код структурного подразделения в качестве постоянной информации), то правильно было бы измененную форму утвердить, присвоить ей свой код по локальному Классификатору типовых унифицированных форм документов организации (КФД) и включить в Альбом форм. Тогда код формы по КФД может быть указан при оформлении ссылок на нее и в учетной политике, и в иных документах:

Пример 4. Уникальная форма, изначально разработанная в организации, включена в Классификатор и Альбом типовых унифицированных форм документов

В составе учетной политики утверждается применение в учете типовой унифицированной формы документа, которая разработана самой организацией и которой присвоен код по локальному Классификатору типовых унифицированных форм документов организации, а сама форма уже действует и включена в Альбом форм документов.

Пример 5. В составе учетной политики утвержден просто образец заполнения, а не типовая унифицированная форма

Если в организации проводится работа по унификации видов, разновидностей, форм применяемых документов, если ведется Классификатор форм документов, а утвержденные формы своевременно включаются в Альбом форм, т.е. поддерживаются в актуальном состоянии, то сотрудниками такой организации освоена культура применения унифицированных форм документов. Тогда ссылки на формы во внутренних документах организации могут оформляться только с использованием кодов по Классификатору форм документов (КФД).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Кто дает разрешение на копирование документа ДСП?

Можно ли копировать входящий документ с отметкой ДСП? Достаточно ли получить разрешение на создание копии экземпляра входящего документа с отметкой ДСП у руководителя своей организации или необходимо получить разрешение на копирование у организации, направившей нам этот документ?

Кому адресовать ответное письмо?

Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?

Отметка о приложении на пересылаемом документе

Если служебное письмо состоит из сопроводительного письма + приложения к нему, нужно ли в самом приложении к письму в верхнем правом углу указывать «Приложение...» по аналогии с приложениями к распорядительным документам? То, что в сопроводительном письме отметка о приложении ниже текста с указанием листов и экземпляров должна быть, это понятно.

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?