Top.Mail.Ru

Как повысить качество подготовки исходящих писем

Делопроизводство – это еще и управление людьми, которые работают с документами. Тут теории из учебников будет мало, важен жизненный опыт, которым и делится автор: зачем стоит затевать борьбу за повышение качества исходящих писем, проекты которых готовят исполнители из разных подразделений; с чего надо начинать и какие приемы по преодолению сопротивления среды вам помогут. Как можно работать «пряником» (обеспечить исполнителям «сервисное обслуживание») и как «кнутом» (кого начинать считать нарушителем, какую отчетность представлять руководителям подразделений и первому лицу организации).

Многолетний опыт руководящей работы в области делопроизводства крупных предприятий позволил сформировать определенный спектр представлений о том, как на различных предприятиях организована работа с документами:

  • какие факторы влияют на ее формат и качество;
  • какие из них являются определяющими;
  • что можно предпринять, если отдельные направления сильно сбоят.

В данной статье поделюсь своим опытом в области организации исходящей переписки предприятия, раскрыв следующие вопросы:

  • для чего необходимо уделять внимание качеству оформления исходящих писем, на какие аспекты деятельности предприятия это влияет;
  • какие основные факторы влияют на качество подготовки исходящих писем;
  • какие мероприятия необходимы и достаточны для того, чтобы существенно снизить риск выпуска неграмотно составленных писем.

Обобщенные данные из практики позволяют показать характерные ситуации для большинства предприятий: как прогрессивные решения по обеспечению высокого качества деловой переписки, так и, наоборот, проблематику. Возможно, этот материал поможет вам найти оптимальные варианты решений для ваших ситуаций.

Для чего необходимо уделять внимание качеству оформления исходящих писем

Итак, зачем же, в принципе, нужно тратить время, усилия и уделять внимание качеству оформления исходящих писем? Казалось бы, важна сама суть документа, кто будет обращать внимание на оформление? Но не все так просто: письмо, попадая на рассмотрение стороннему партнеру / контрагенту, не только информирует его о сути изложенного в нем вопроса, но и в определенной степени формирует имидж подписанта и организации, которую он представляет. Не зря говорится: «У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление» 1. Если в деловых переговорах грамотная и богатая речь – важный маркер имиджа представителя организации (а, значит, и самой организации), то в деловой переписке такую функцию выполняет документ, который свидетельствует интеллектуально-культурный уровень автора.

Рассматривая грамотно оформленный документ, адресат подсознательно формирует и имидж подписанта, в котором присутствуют такие качества, как уважение к порядку, внутренняя дисциплина, внимание к деталям, ориентированность на тренды, общая грамотность – то, что ценится в деловой среде.

А вот небрежное письмо вполне может нанести репутационные риски. Что демонстрирует документ с причудливыми реквизитами и грамматическими ошибками в придачу? Как минимум неграмотность, а еще намекает на «детский уровень» организации управленческих процессов, это может создать впечатление, что и другие вопросы на предприятии решаются так же небрежно с отсутствием внимания к деталям. Особенно негативно это будет выглядеть в глазах руководителя, который на своем предприятии ориентирован на высокие стандарты работы с документами, вот мнение одного из них: «Небрежно подготовить документ это все равно, что надеть брюки и не застегнуть молнию». В перспективе – потеря контактов.

В целом, анализируя ситуацию с подготовкой исходящих писем на предприятиях, вывод можно сформулировать крылатой фразой «обычно бывает по-всякому»:

  • есть организации, где практически все письма идеальны как по своему содержанию, так и по оформлению: выдержан стандартный корпоративный стиль, шрифты, единообразие в оформлении реквизитов;
  • бывает совершенно обратная картина: письма оформляются как придется, в стиле «по понятиям» (автора документа / его руководителя и пр.): разные шрифты, состав реквизитов, их расположение – все вразнобой;
  • встречается и нечто среднее: наряду с достойно оформленными письмами могут быть и настоящие «недоразумения».

Основной фактор успеха

От чего же это зависит? Что необходимо для того, чтобы исходящая переписка предприятия не роняла его престижа, была организована основательно и удобно для работников и функционировала стабильно?

Для ответа на эти вопросы сначала опишу уникальную ситуацию, которая мне встретилась лишь единожды. Только в одной организации (из моей практики) деловая переписка велась на высочайшем уровне и процесс функционировал легко, четко и стабильно.

Основной фактор успеха – личная заинтересованность в этом первого лица (руководителя организации) и его всесторонняя поддержка проекта «Повышение уровня делового письма». Именно...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Акты для фиксации проблем в полученной корреспонденции

Показываем примеры оформления 5 актов: о получении ошибочно направленной корреспонденции, о получении почтового отправления с поврежденной упаковкой, об отсутствии вложения в конверте, об отсутствии заявленного приложения, о получении дефектного факсимильного сообщения. Отмечаем, в каких ситуациях и в скольких экземплярах они составляются, где и сколько хранятся.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.