Top.Mail.Ru

Как повысить качество подготовки исходящих писем

Делопроизводство – это еще и управление людьми, которые работают с документами. Тут теории из учебников будет мало, важен жизненный опыт, которым и делится автор: зачем стоит затевать борьбу за повышение качества исходящих писем, проекты которых готовят исполнители из разных подразделений; с чего надо начинать и какие приемы по преодолению сопротивления среды вам помогут. Как можно работать «пряником» (обеспечить исполнителям «сервисное обслуживание») и как «кнутом» (кого начинать считать нарушителем, какую отчетность представлять руководителям подразделений и первому лицу организации).

Многолетний опыт руководящей работы в области делопроизводства крупных предприятий позволил сформировать определенный спектр представлений о том, как на различных предприятиях организована работа с документами:

  • какие факторы влияют на ее формат и качество;
  • какие из них являются определяющими;
  • что можно предпринять, если отдельные направления сильно сбоят.

В данной статье поделюсь своим опытом в области организации исходящей переписки предприятия, раскрыв следующие вопросы:

  • для чего необходимо уделять внимание качеству оформления исходящих писем, на какие аспекты деятельности предприятия это влияет;
  • какие основные факторы влияют на качество подготовки исходящих писем;
  • какие мероприятия необходимы и достаточны для того, чтобы существенно снизить риск выпуска неграмотно составленных писем.

Обобщенные данные из практики позволяют показать характерные ситуации для большинства предприятий: как прогрессивные решения по обеспечению высокого качества деловой переписки, так и, наоборот, проблематику. Возможно, этот материал поможет вам найти оптимальные варианты решений для ваших ситуаций.

Для чего необходимо уделять внимание качеству оформления исходящих писем

Итак, зачем же, в принципе, нужно тратить время, усилия и уделять внимание качеству оформления исходящих писем? Казалось бы, важна сама суть документа, кто будет обращать внимание на оформление? Но не все так просто: письмо, попадая на рассмотрение стороннему партнеру / контрагенту, не только информирует его о сути изложенного в нем вопроса, но и в определенной степени формирует имидж подписанта и организации, которую он представляет. Не зря говорится: «У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление» 1. Если в деловых переговорах грамотная и богатая речь – важный маркер имиджа представителя организации (а, значит, и самой организации), то в деловой переписке такую функцию выполняет документ, который свидетельствует интеллектуально-культурный уровень автора.

Рассматривая грамотно оформленный документ, адресат подсознательно формирует и имидж подписанта, в котором присутствуют такие качества, как уважение к порядку, внутренняя дисциплина, внимание к деталям, ориентированность на тренды, общая грамотность – то, что ценится в деловой среде.

А вот небрежное письмо вполне может нанести репутационные риски. Что демонстрирует документ с причудливыми реквизитами и грамматическими ошибками в придачу? Как минимум неграмотность, а еще намекает на «детский уровень» организации управленческих процессов, это может создать впечатление, что и другие вопросы на предприятии решаются так же небрежно с отсутствием внимания к деталям. Особенно негативно это будет выглядеть в глазах руководителя, который на своем предприятии ориентирован на высокие стандарты работы с документами, вот мнение одного из них: «Небрежно подготовить документ это все равно, что надеть брюки и не застегнуть молнию». В перспективе – потеря контактов.

В целом, анализируя ситуацию с подготовкой исходящих писем на предприятиях, вывод можно сформулировать крылатой фразой «обычно бывает по-всякому»:

  • есть организации, где практически все письма идеальны как по своему содержанию, так и по оформлению: выдержан стандартный корпоративный стиль, шрифты, единообразие в оформлении реквизитов;
  • бывает совершенно обратная картина: письма оформляются как придется, в стиле «по понятиям» (автора документа / его руководителя и пр.): разные шрифты, состав реквизитов, их расположение – все вразнобой;
  • встречается и нечто среднее: наряду с достойно оформленными письмами могут быть и настоящие «недоразумения».

Основной фактор успеха

От чего же это зависит? Что необходимо для того, чтобы исходящая переписка предприятия не роняла его престижа, была организована основательно и удобно для работников и функционировала стабильно?

Для ответа на эти вопросы сначала опишу уникальную ситуацию, которая мне встретилась лишь единожды. Только в одной организации (из моей практики) деловая переписка велась на высочайшем уровне и процесс функционировал легко, четко и стабильно.

Основной фактор успеха – личная заинтересованность в этом первого лица (руководителя организации) и его всесторонняя поддержка проекта «Повышение уровня делового письма». Именно...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Экономика отправки корреспонденции по почте

Как спланировать почтовые расходы с использованием таблиц в Excel – показываем логику расчетов, чтобы при имеющихся объемах корреспонденции выбрать оптимальные способы отправки: с франкированием конвертов, наклейкой марок собственными силами или силами почты, электронным сервисом «Почты России». Как контролировать расход бюджета с помощью таблиц и диаграмм в Excel. Как заключить договор с «Почтой России», а потом «закрывать» ежемесячно актом и по окончании года.

Кому адресовать ответное письмо?

Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?

Отметка о приложении на пересылаемом документе

Если служебное письмо состоит из сопроводительного письма + приложения к нему, нужно ли в самом приложении к письму в верхнем правом углу указывать «Приложение...» по аналогии с приложениями к распорядительным документам? То, что в сопроводительном письме отметка о приложении ниже текста с указанием листов и экземпляров должна быть, это понятно.

Современный цифровой этикет

Практические советы по общению в мессенджерах и групповых чатах, в социальных сетях: что принято, а что нет. При онлайн-общении стоит соблюдать элементарные правила кибербезопасности, о которых мы тоже предупреждаем.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?