Надо ли хранить листы визирования? Наши юристы настаивают на их сдаче в архив, но ведь это же рабочий документ.

Встаньте на позицию юристов и задайте им их же любимый вопрос: «А где это прописано?»

Ведь мы с вами знаем, что листы согласования оформляются к проектам документов. А проекты, например, приказов, распоряжений и документы к ним хранятся 1 год по ст. 20 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД). В алфавитный указатель видов документов, сроки хранения которых установлены ПТУД, листы согласования проектов документов вообще не включены.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) устанавливают, что дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении сроков их хранения (п. 34).

Утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, которые являются нормативными правовыми актами, обязательными для применения организациями любых организационно-правовых форм, подтверждают, что дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются (п. 4.2).

Таким образом, служба делопроизводства всегда может дать обоснованные ссылки на действующие нормативные правовые акты, когда возражает против приема в архив листов согласования проектов документов.

Кроме того, юридические основы системы принятия управленческих решений закрепляют порядок, при котором все риски принятого решения принимает на себя руководитель или уполномоченное им лицо, которое подписывает документ, оформляющий управленческое решение. Листы согласования, которые могут оформляться к каждой версии проекта, используются как инструмент в процессе подготовки решения, когда согласовывающие подразделения и должностные лица рассматривают риски в пределах своей зоны ответственности. А когда документ подписан или утвержден, то за него (за оформленное решение) полностью отвечает подписавший руководитель.

В практике делопроизводства сложилось правило, что исполненный документ (а после подписания окончательно согласованной версии проекта документа листы его согласования можно считать исполненными) хранится в делопроизводстве в течение года его создания и еще минимум 1 календарный год. Так что в службе делопроизводства хранятся листы согласования проектов документов, подписанных, самое позднее, в 2015 году. В текущем 2017 году эти листы могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих архивному хранению.

Если юристы настаивают на архивном хранении листов согласования, то необходимо запросить у них письменные предложения о том, к проектам каких документов, издаваемым по каким вопросам и к какой версии проекта (окончательной или ко всем промежуточным) листы согласования необходимо хранить в статусе документов, связанных с основным официальным документом, имеющим юридическую силу. Такие предложения должна рассмотреть и утвердить экспертная комиссия организации, которая имеет право своим решением изменять сроки хранения документов в сторону их увеличения.