Надо ли хранить листы визирования? Наши юристы настаивают на их сдаче в архив, но ведь это же рабочий документ.

Вопрос
Отвечает

Встаньте на позицию юристов и задайте им их же любимый вопрос: «А где это прописано?»

Ведь мы с вами знаем, что листы согласования оформляются к проектам документов. А проекты, например, приказов, распоряжений и документы к ним хранятся 1 год по ст. 20 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД). В алфавитный указатель видов документов, сроки хранения которых установлены ПТУД, листы согласования проектов документов вообще не включены.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) устанавливают, что дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении сроков их хранения (п. 34).

Утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, которые являются нормативными правовыми актами, обязательными для применения организациями любых организационно-правовых форм, подтверждают, что дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются (п. 4.2).

Таким образом, служба делопроизводства всегда может дать обоснованные ссылки на действующие нормативные правовые акты, когда возражает против приема в архив листов согласования проектов документов.

Кроме того, юридические основы системы принятия управленческих решений закрепляют порядок, при котором все риски принятого решения принимает на себя руководитель или уполномоченное им лицо, которое подписывает документ, оформляющий управленческое решение. Листы согласования, которые могут оформляться к каждой версии проекта, используются как инструмент в процессе подготовки решения, когда согласовывающие подразделения и должностные лица рассматривают риски в пределах своей зоны ответственности. А когда документ подписан или утвержден, то за него (за оформленное решение) полностью отвечает подписавший руководитель.

В практике делопроизводства сложилось правило, что исполненный документ (а после подписания окончательно согласованной версии проекта документа листы его согласования можно считать исполненными) хранится в делопроизводстве в течение года его создания и еще минимум 1 календарный год. Так что в службе делопроизводства хранятся листы согласования проектов документов, подписанных, самое позднее, в 2015 году. В текущем 2017 году эти листы могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих архивному хранению.

Если юристы настаивают на архивном хранении листов согласования, то необходимо запросить у них письменные предложения о том, к проектам каких документов, издаваемым по каким вопросам и к какой версии проекта (окончательной или ко всем промежуточным) листы согласования необходимо хранить в статусе документов, связанных с основным официальным документом, имеющим юридическую силу. Такие предложения должна рассмотреть и утвердить экспертная комиссия организации, которая имеет право своим решением изменять сроки хранения документов в сторону их увеличения.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Где и сколько хранить заявления (основания приказов), если личные дела не ведутся, при вахтовой работе?

Очень прошу ответить на следующий вопрос. Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т.е. на одного работника может быть 2-3 экземпляра заявлений.

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Можно ли изымать пустые графы при заполнении форм документов, утвержденных нормативными правовыми актами?

Архивные Правила 2015 года являются нормативным правовым актом (НПА). Из форм, предусмотренных НПА, можно изымать графы из таблицы, как советует автор статьи? В сноске графы 4 (номер описи) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сказано следующее: «При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются», но не изымаются, как советует автор. Если делать сводный акт так, как советует автор статьи, он уже не будет соответствовать установленной Правилами форме. Тогда на чем основывает свои рекомендации автор статьи?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?