Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Какие перечни документов необходимо использовать для определения сроков хранения старых документов?

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2017
Храмцовская Наталья
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
По какому Перечню определять сроки хранения управленческих документов, изданных по 2010 год включительно? Предыдущий Перечень 2000 года давал четкие указания, а последний Перечень 2010 года внес путаницу. Предлагаем вам свои рекомендации и ориентиры.

Даже в хорошо налаженном хозяйстве время от времени находятся дела и документы «давно минувших дней», и встает вопрос о том, сколько лет их нужно хранить и не истекли ли установленные им сроки хранения. Понятно, что в первую очередь специалисты обращаются к Перечням типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, которые периодически сменяют друг друга. Последние из них перечислены в Таблице 1.

Какой из перечней применять, зависит от года издания документа, которому нужно определить срок хранения. Но здесь не все так просто.

В п. 3.13 Указаний по применению Перечня 2000 года написано (для краткости заменим полные наименования перечней их сокращениями, написанными курсивом): «С введением в действие Перечня 2000 года часть 1-ю Перечня 1988 года считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е – первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень 1988 года».

Из этого следовало, что срок хранения документов до 1995 г. необходимо определять именно по Перечню 1988 года, а документов с 1995 г. – по Перечню 2000 года. В 2010 году вышел новый Перечень, но в нем таких указаний нет.

Таблица 1

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
вступить в клуб
профессионалов

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

вступить в клуб профессионалов

Рекомендовано для вас

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2021
Современное делопроизводство

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Кирьёнен Валентина
ведущий специалист по нормоконтролю производственной компании, автор образовательной программы «Мастер эффективных документов» в Уральском федеральном университете, филолог

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2021
Современное делопроизводство

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Янковая Валентина
ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент
Суровцева Наталия
доцент Российского государственного гуманитарного университета, к.и.н.

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2021
Современное делопроизводство

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Янковая Валентина
ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2021
Современное делопроизводство

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Иритикова Вера
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Классификатор приказов вам поможет

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2011
Современное делопроизводство

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Папков Андрей
к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2020
Современное делопроизводство

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Иритикова Вера
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Иритикова Вера
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2018
Современное делопроизводство

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Рудина Наталья
генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru
Кожанова Евгения
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству