Замена бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов решает множество задач: эффективное управление информацией, экономия на хранении больших объемов бумажных документов. Но широкому внедрению такого подхода мешает ряд принципиальных вопросов, которые в России пока еще не решены: с какими документами так можно поступать? как это делать, чтобы обеспечить доказательную силу оставшихся электронных копий?
Потому полезно посмотреть, как развивались подходы к решению этой задачи и нормативное регулирование в Европе и Северной Америке, в странах континентальной и англосаксонской систем права. После обзора «импортных решений» автор оценивает возможность использования замещающего сканирования сейчас в России, дает ссылки на ГОСТы, которые вам могут пригодиться, и рассказывает о созревающем в Правительстве законопроекте.
Замещающее сканирование в Австралии
Особенностью нормативного регулирования управления документами в Австралии является то, что оно строится на целой системе национальных стандартов, руководств и рекомендаций нескольких уровней, которые обязательны к применению всеми органами государственной власти. Значительную роль в системе играют стандарты, разработанные региональными органами власти, отвечающими за организацию работы с документами и информацией.
Управление государственных документов штата Виктория в руководстве «Типовой перечень для конвертированных документов» 2010 года 1 допускает при определенных условиях уничтожение оригиналов документов, преобразованных из одних форматов в другие. Руководство охватывает и оцифровку бумажных документов.
Архивно-документационная служба штата Новый Южный Уэльс в 2013 году также считала, что бумажные документы после оцифровки можно спокойно уничтожать 2.
При этом она ссылалась на выпущенное Управлением государственных документов этого штата руководство по оцифровке 3. В нем отмечается, что прежде чем проводить уничтожение бумажных оригиналов:
- «все требования по обеспечению сохранности оригиналов должны быть проверены и выполнены»;
- следует «получить и задокументировать разрешение представителя высшего руководства на проведение уничтожения»;
- следует убедиться в том, что в бумажных оригиналах более нет никакой внутренней деловой потребности и что отсканированные версии всех этих документов разборчивы, доступны и хорошо управляются.
В 2015 году Национальные архивы Австралии подготовили и представили для публичного обсуждения проект политики, регламентирующей судьбу находящихся на архивном хранении документов после их оцифровки (речь идет об уничтожении, возврате или передаче документов третьей стороне) 4. Это стало расширением действующего ранее разрешения, данного центральным органам исполнительной власти на уничтожение / передачу их документов после оцифровки.
Политика, в первую очередь, охватывает бумажные документы, созданные после 1995 года с использованием компьютерной техники и потом распечатанные. Но она не распространяется на документы, которые могут потерять часть своей ценности в случае переноса на другой носитель (например, имеющие художественную ценность).
Важнейшей частью политики является контроль качества, обеспечивающий сохранение оцифрованными документами всей информации, содержащейся в оригинальных версиях.
После оцифровки электронный документ приобретает статус архивного документа, и те из них, к которым не ограничен доступ, выкладываются в онлайн-режиме через базу данных Национальных архивов «Record Search» («Поиск документов»). Оригинальные бумажные документы могут быть возвращены ответственному за них органу исполнительной власти, переданы другой организации или уничтожены.
В отношении документов, отобранных к передаче на архивное хранение, источник комплектования или Национальные архивы могут выйти с инициативой об их оцифровке и передаче в Национальные архивы уже электронных копий вместо оригиналов.
Замещающее сканирование в Германии
В Германии вопрос о замещающем сканировании документов коммерческих организаций за последние 10 лет был достаточно хорошо проработан и, поскольку страна использует континентальную систему права, закреплен в ее нормативной базе. В первую очередь речь идет о бухгалтерских и налоговых документах, поскольку они являются наиболее массовыми и имеют временные сроки хранения.
В официальных ответах Налоговых органов Германии от 23.01.2008 на часто задаваемые вопросы относительно прав налоговых органов на доступ к данным 5 в пункте 6 раздела III было сказано следующее:
«6. Могут ли документы уничтожаться после сканирования?
Если в интересах оперативной деятельности оцифровываются документы, первоначально полученные организацией в бумажной форме, то в дальнейшем они должны сохраняться в электронном виде (например, в таких графических форматах, как pdf или tiff). Если процедуры и процессы соответствуют общепринятым принципам бухгалтерского учета / общепринятым принципам компьютеризованного бухгалтерского учета и отсутствуют иные нормативные требования к сохранению оригиналов, то допускается последующее уничтожение оригинальных документов.
Должен быть регламентирован порядок правильного уничтожения более не нужных документов и обеспечения дальнейшей сохранности необходимых оригинальных документов».
Итак, если документы оцифрованы и выполнены перечисленные выше требования налоговых органов, то оригиналы могут быть уничтожены.
Д-р Мартин Бартониц в блоге немецкой компании Saperion 26.05.2010 дала ответ на вопрос «Можно ли, не нарушая требований законодательства Германии, уничтожить бумажные документы после сканирования?» 6
Эксперт отметила, что в законодательстве Германии нет единых норм по проведению замещающего...
