Замена бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов решает множество задач: эффективное управление информацией, экономия на хранении больших объемов бумажных документов. Но широкому внедрению такого подхода мешает ряд принципиальных вопросов, которые в России пока еще не решены: с какими документами так можно поступать? как это делать, чтобы обеспечить доказательную силу оставшихся электронных копий? Потому полезно посмотреть, как развивались подходы к решению этой задачи и нормативное регулирование в Европе и Северной Америке, в странах континентальной и англосаксонской систем права. После обзора «импортных решений» автор оценивает возможность использования замещающего сканирования сейчас в России, дает ссылки на ГОСТы, которые вам могут пригодиться, и рассказывает о созревающем в Правительстве законопроекте.
Окончание статьи. Начало в № 03 / 2017
Окончание статьи. Начало в № 03 / 2017

Замещающее сканирование в Австралии

Особенностью нормативного регулирования управления документами в Австралии является то, что оно строится на целой системе национальных стандартов, руководств и рекомендаций нескольких уровней, которые обязательны к применению всеми органами государственной власти. Значительную роль в системе играют стандарты, разработанные региональными органами власти, отвечающими за организацию работы с документами и информацией.

Управление государственных документов штата Виктория в руководстве «Типовой перечень для конвертированных документов» 2010 года 1 допускает при определенных условиях уничтожение оригиналов документов, преобразованных из одних форматов в другие. Руководство охватывает и оцифровку бумажных документов.

Архивно-документационная служба штата Новый Южный Уэльс в 2013 году также считала, что бумажные документы после оцифровки можно спокойно уничтожать 2.

При этом она ссылалась на выпущенное Управлением государственных документов этого штата руководство по оцифровке 3. В нем отмечается, что прежде чем проводить уничтожение бумажных оригиналов:

  • «все требования по обеспечению сохранности оригиналов должны быть проверены и выполнены»;
  • следует «получить и задокументировать разрешение представителя высшего руководства на проведение уничтожения»;
  • следует убедиться в том, что в бумажных оригиналах более нет никакой внутренней деловой потребности и что отсканированные версии всех этих документов разборчивы, доступны и хорошо управляются.

В 2015 году Национальные архивы Австралии подготовили и представили для публичного обсуждения проект политики, регламентирующей судьбу находящихся на архивном хранении документов после их оцифровки (речь идет об уничтожении, возврате или передаче документов третьей стороне) 4. Это стало расширением действующего ранее разрешения, данного центральным органам исполнительной власти на уничтожение / передачу их документов после оцифровки.

Политика, в первую очередь, охватывает бумажные документы, созданные после 1995 года с использованием компьютерной техники и потом распечатанные. Но она не распространяется на документы, которые могут потерять часть своей ценности в случае переноса на другой носитель (например, имеющие художественную ценность).

Важнейшей частью политики является контроль качества, обеспечивающий сохранение оцифрованными документами всей информации, содержащейся в оригинальных версиях.

После оцифровки электронный документ приобретает статус архивного документа, и те из них, к которым не ограничен доступ, выкладываются в онлайн-режиме через базу данных Национальных архивов «Record Search» («Поиск документов»). Оригинальные бумажные документы могут быть возвращены ответственному за них органу исполнительной власти, переданы другой организации или уничтожены.

В отношении документов, отобранных к передаче на архивное хранение, источник комплектования или Национальные архивы могут выйти с инициативой об их оцифровке и передаче в Национальные архивы уже электронных копий вместо оригиналов.

Замещающее сканирование в Германии

В Германии вопрос о замещающем сканировании документов коммерческих организаций за последние 10 лет был достаточно хорошо проработан и, поскольку страна использует континентальную систему права, закреплен в ее нормативной базе. В первую очередь речь идет о бухгалтерских и налоговых документах, поскольку они являются наиболее массовыми и имеют временные сроки хранения.

В официальных ответах Налоговых органов Германии от 23.01.2008 на часто задаваемые вопросы относительно прав налоговых органов на доступ к данным 5 в пункте 6 раздела III было сказано следующее:

«6. Могут ли документы уничтожаться после сканирования?

Если в интересах оперативной деятельности оцифровываются документы, первоначально полученные организацией в бумажной форме, то в дальнейшем они должны сохраняться в электронном виде (например, в таких графических форматах, как pdf или tiff). Если процедуры и процессы соответствуют общепринятым принципам бухгалтерского учета / общепринятым принципам компьютеризованного бухгалтерского учета и отсутствуют иные нормативные требования к сохранению оригиналов, то допускается последующее уничтожение оригинальных документов.

Должен быть регламентирован порядок правильного уничтожения более не нужных документов и обеспечения дальнейшей сохранности необходимых оригинальных документов».

Итак, если документы оцифрованы и выполнены перечисленные выше требования налоговых органов, то оригиналы могут быть уничтожены.

Д-р Мартин Бартониц в блоге немецкой компании Saperion 26.05.2010 дала ответ на вопрос «Можно ли, не нарушая требований законодательства Германии, уничтожить бумажные документы после сканирования?» 6

Эксперт отметила, что в законодательстве Германии нет единых норм по проведению замещающего...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Сокращаем расходы на отправку документов

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Профессиональный стандарт для специалиста по цифровизации документированных сфер деятельности

С 1 сентября 2021 г. вступает в силу новый профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». С нашей помощью вы разберетесь в его «туманных» формулировках, поняв, кто же такой «цифровизатор», какие трудовые действия он выполняет, под какими наименованиями должностей «скрывается» и какие требования предъявляются к его образованию. В какой мере требования нового профстандарта распространяются на специалистов и руководителей служб документационного обеспечения управления (ДОУ) – на людей, занимающихся делопроизводством и архивным хранением. В чем основные проблемы нового профстандарта.

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.

Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и сферы применения

1 сентября 2021 г. начинает действовать профессиональный стандарт «Специалист архива». Один из его ключевых разработчиков ориентирует вас в сфере применения и содержании нового профстандарта.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.