Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Что делать с документами приобретенной компании

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2022
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Что делать с документами архивного фонда и находящимися в текущем делопроизводстве приобретенной организации? Рассмотрены 2 ситуации: когда приобретаемая компания остается самостоятельным юрлицом; и когда она ликвидируется, а ваша становится правопреемником. При этом отдельный вопрос возникает с номенклатурой дел и делами текущего года. Поводом для написания статьи стал вопрос подписчика:
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Наша компания купила другую компанию. Документы приобретенной компании были переданы нам. Уточните, пожалуйста, должны ли данные документы быть внесены в нашу номенклатуру дел? Если да, то как должны называться дела? Ведь по сути – это документы другого юридического лица.

У нас есть два варианта:

  • купленная организация ликвидирована, наша организация – правопреемник. Часть документов передана в краевой архив, а часть остается у нас как у правопреемника;
  • организация продолжает работать, мы купили портфель и получили документы в рамках покупки данного портфеля.

Документы переданы с 2016 по 2022 год, включая текущий 2022 год.

Ваш топ-менеджмент использует разные варианты. Но в любом варианте рекомендуем вам сосредоточиться на организации архивного хранения принятых документов. Кроме того, после сделки у вас появился хороший повод проверить состояние и привести в соответствие с нормативными требованиями весь учетно-справочный аппарат к вашему архивному фонду и на единых методических основах упорядочить архивные документы приобретенной компании и учетно-справочный аппарат к ним.

Заметим, что номенклатура дел обеспечивает текущее оперативное хранение документов.

А в вашей ситуации следует обратить внимание на экспертизу ценности полученных документов и последующую организацию их архивного хранения. По крайней мере, в настоящее время необходимо провести экспертизу ценности документов за 2016–2017 годы, подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, а также провести заседание вашей экспертной комиссии с возможным приглашением специалистов отрасли поглощенной организации. В краевой архив переданы, очевидно, дела по личному составу и соответствующие описи, а документы постоянного и долговременного сроков хранения, принятые вашей организацией, должны быть обработаны, учтены в описях и подготовлены к собственно архивному хранению. Рекомендуем не забыть об...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Как организовать разработку номенклатуры дел при присоединении юридических лиц

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Современное делопроизводство

Показан алгоритм действий службы ДОУ, основанный на конкретном опыте автора статьи, в 2 ситуациях: 1) когда головная организация присоединяет к себе своих же подопечных юрлиц из разных городов и 2) когда к одному юрлицу присоединяется другое ранее независимое юрлицо. Какие формы реорганизации возможны и в чем отличие присоединения. Как организовать и курировать разработку номенклатур дел структурными подразделениями присоединяющего и присоединяемых юрлиц, как сделать из них сводную номенклатуру дел реорганизованного юрлица. Когда и кому ее утверждать и вводить в действие. Как после реорганизации формировать дела, которые продолжают вестись. Как их отражать в итоговой записи к старой и новой номенклатурам дел за один и тот же год.

Оксана Аскарова
заместитель начальника управления делами и организационной работы – начальник общего отдела Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2022

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Архивное дело

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учреждений к вышестоящему

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2022
Современное делопроизводство

Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.

Роза Ширинян
начальник общего отдела Отделения Пенсионного фонда РФ по Тверской области

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Современное делопроизводство

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2022
Современное делопроизводство

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте первую часть большой статьи.

Роза Ширинян
начальник общего отдела Отделения Пенсионного фонда РФ по Тверской области

Как описать документы в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2021
Современное делопроизводство

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2022

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ