Top.Mail.Ru

Незаверенные сканированные копии документов и выписки из реестров в делах, передаваемых в архив

Читатель поднял актуальную проблему, которая легла в основу этой статьи. Стоит ли оставлять в деле, готовящемся к передаче в архив, незаверенные копии документов (например, сканы, выписки из ЕГРН Росреестра и др.), полученные через Интернет или ЕМСЭД? Можно ли считать такие дела гибридными? Данные вопросы разбираем на примере документов по оформлению права аренды или собственности на земельные участки. При отсутствии ведомственного перечня документов со сроками хранения Росреестра говорим, на какую нормативную базу можно опереться.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В наших структурных подразделениях формируются документы по земельным вопросам, например: документы по оформлению права аренды на земельные участки; документы по оформлению права собственности на земельные участки и т.д.

По результатам проведенной отделами экспертизы ценности документов в указанных делах выявлено, что в сформированных земельных делах определенная часть документов представлена сканированными копиями, полученными посредством информационно-телекоммуникационной системы Интернет и ЕМСЭД «Дело», а также полученными в электронном виде и распечатанными на бумажном носителе выписками из ЕГРН Росреестра, без заверения в надлежащем виде, что не соответствует требованиям инструкции по делопроизводству в части оформления документов постоянного хранения.

Таким образом, структурные подразделения накопили документы, которые не могут передать в архив организации.

Подскажите, пожалуйста, как решить этот вопрос. Возможен ли вариант «гибридных дел» где в электроном формате документы будут представлены без заверения копии. Или бумажных документов с копиями без заверения надлежащим образом.

Читатель, как нам представляется, задал целых 3 вопроса:

1) как хранить в делах копии документов, если они соответствующим образом не заверены (т.е. на документах отсутствует отметка о заверении копии);

2) сроки хранения документов;

3) можно ли считать такие дела гибридными.

Незаверенные копии документов

Если документы для рассмотрения вопроса об аренде земельного участка или оформлении права собственности на земельный участок поступали, как сказано в вопросе, посредством информационно-телекоммуникационной системы Интернет и ЕМСЭД «Дело», то порядок работы с такими документами должен был регулироваться локальными нормативными актами с...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 2)

В этом номере читайте вторую часть подробной статьи с методикой заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов. Сначала мы показываем стандартный вариант учета дел в архиве, когда документы передаются по утвержденным сводным описям дел организации. А потом разбираем, как можно действовать в нестандартных ситуациях: если в организации нет сводной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений; если отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел; если нет ни описей дел, ни номенклатур. Объясняем, когда и как надо оформлять акт приема-передачи дел или отметки об их передаче на других документах. Мы освещаем наиболее сложные моменты, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?