Top.Mail.Ru

Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Международные выставки – это быстрый и простой способ для компании выйти на международный уровень, возможность представить свой продукт новому кругу потенциальных покупателей и установить личные контакты. Успешный старт на таких мероприятиях дает широкие возможности для развития бизнеса.

Международные выставки подразделяются: на ЭКСПО и выставки-салоны. ЭКСПО носят преимущественно политический и пропагандистский характер, поддерживаются государством и дипломатическими каналами. Эффективность выставок-салонов в основном зависит от масштабов и популярности салона, они носят более рекламный характер и сопровождаются демонстрацией экспонатов. В России и в европейских странах выставки обычно размещаются в выставочных центрах. В африканских и азиатских странах они могут проводиться подобно туристскому лагерю, под открытым небом.

Выставки – многокомпонентные мероприятия, которые включают конференции, семинары, «круглые столы», симпозиумы, представляют собой крупнейшее средство массовой информации после прессы, радио и телевидения.

Госсубсидии участникам зарубежных выставок

Выставочный бизнес многих стран получает серьезную финансовую поддержку государства. Правительство России также возмещает российским предприятиям часть затрат на участие в международных выставках, порядок компенсаций отражен в постановлениях Правительства РФ:

  • от 28.03.2019 № 342 (далее – постановление № 342), по которому компенсируется часть затрат на участие в выставочно-ярмарочных мероприятиях и деловых миссиях согласно утвержденному РЭЦ перечню. Прием заявок завершается перед мероприятием: за 120 календарных дней до начала выставки, за 60 календарных дней до начала бизнес-миссии. Размер государственного софинансирования расходов: до 80% для малых и средних компаний, до 50% для остальных;
  • от 28.12.2020 № 2316 (далее – постановление № 2316), по которому компенсируется часть затрат экспортерам, самостоятельно участвовавшим в зарубежных выставочно-ярмарочных мероприятиях при соблюдении ряда условий. Размер госсубсидии ограничен лимитом: 700 тыс. руб. – для малых и средних предприятий, 2 млн руб. – для остальных компаний. Детальнее условия этой господдержки показаны на Схеме 1.

В 60 субъектах Российской Федерации открыты Региональные экспортные центры (РЭЦ), куда можно обратиться за помощью и разъяснениями.

Пример 1. Что компенсируют участнику зарубежной выставки

Допустим, российской организацией, которая является субъектом малого предпринимательства, были произведены расходы на участие в 2023 году в зарубежной выставке, которые в пересчете на рубли составили (затраты в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату осуществления таких платежей):

  • застройка стенда, в т.ч. мебель и оборудование – 360 000 руб.;
  • регистрационный взнос – 30 000 руб.

Итого 390 000 руб.

По постановлению № 2316 (см. Схему 1) лимит возмещаемых расходов для малых и средних предприятий составляет 700 000 руб., значит, наши расходы в него укладываются полностью. Сумма заключенных на выставке контрактов в 2023 г. должна превышать возмещаемые расходы в 9 раз, т.е. должна быть больше 3 510 000 руб. = 390 000 × 9. Допустим, это условие тоже соблюдено. Тогда участник зарубежной выставки при подаче заявки и предоставлении необходимых документов (согласно Схеме 1, по п. 5 постановления № 2316) может получить субсидию на компенсацию своих затрат в размере 390 000 руб и не более 700 000 руб. в год.

А если бы эта компания участвовала в зарубежных мероприятиях из утвержденного списка, размещенного на сайте РЭЦ, заранее подав заявку, то по постановлению № 342 компенсация для малого предприятия составила бы 312 000 руб. = 390 000 × 80%. В данном случае нет ограничений по количеству выставок и размерам затрат, но есть ограничения по лимитам, получаемым в РЭЦ от Министерства промышленности и торговли Российской Федерации.

Расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях в среднем составляют от 15 до 30% всех средств, расходуемых на международные маркетинговые коммуникации. При этом до 60% – затраты на сам стенд, персонал – 10%, рекламные и информационные материалы – 10%, переводы и логистика – 10%, представительские расходы и прочее – 10%. Вопрос об участии в выставке решается с учетом ее престижности, числа участников, состава потенциальных посетителей, стоимости выставочной площади, оплаты различных видов услуг.

Схема 1. Возмещение части затрат на участие в зарубежных выставочно-ярмарочных мероприятиях (согласно постановлению Правительства РФ от 28.12.2020 № 2316)

Механизм поддержки – компенсация части затрат отечественным экспортерам, самостоятельно поучаствовавшим в зарубежном выставочно-ярмарочном мероприятии.

Лимиты затрат:

  • 700 тыс. руб. – для МСП;
  • 2 млн руб. – для крупного бизнеса.

Компенсируемые затраты:

  • аренда площади, мебели, оборудования;
  • регистрационные сборы.

Требования к российскому участнику мероприятия:

  • является производителем продукции либо его аффилированным или уполномоченным лицом;
  • является юридическим лицом или ИП, зарегистрированным на территории РФ;
  • не является юридическим лицом, в уставном (складочном) капитале которого доля участия иностранных юридических лиц в совокупности превышает 50%;
  • отсутствует неисполненная обязанность по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов;
  • отсутствует просроченная задолженность по возврату бюджетных субсидий или инвестиций и др. неурегулированная задолженность перед РФ;
  • не находится в процессе реорганизации, ликвидации и в отношении него не введена процедура банкротства, деятельность не приостановлена;
  • в реестре дисквалифицированных лиц отсутствуют сведения о дисквалифицированных руководителях;
  • не получал из федерального бюджета средства на возмещение одних и тех же затрат в рамках одного и того же международного выставочно-ярмарочного мероприятия;
  • не находится в перечне причастных к экстремистской деятельности или терроризму, распространению оружия массового уничтожения;
  • включен в специальный реестр получателей субсидии;
  • произвел затраты на оплату аренды выставочной площади, мебели и (или) оборудования, и (или) на оплату регистрационных сборов.

Требования к выставочно-ярмарочному мероприятию:

  • проводится в прошедшем и текущем году;
  • только зарубежные мероприятия и не более 3 мероприятий в календарном году;
  • перечень мероприятий не ограничен (за исключением мероприятий, проводимых Российским экспортным центром (далее – РЭЦ)).

Требования к результативности участия в мероприятии:

  • наличие экспортного контракта по итогам мероприятия;
  • стоимостной объем контракта(ов) должен превышать сумму запрашиваемой поддержки не менее чем: в 6 раз в 2022 г. (для заявки на участие в отборе до 09.03.2022) или в 2 раза (для заявки на участие в отборе с 09.03.2022 до 31.12.2022), в 9 раз в 2023 г. и далее.

Алгоритм получения компенсации:

1. Самостоятельно поучаствуйте в выставке и заключите экспортный контракт.

2. Подайте заявку в РЭЦ при начале отбора на сайте https://myexport.exportcenter.ru

3. Дождитесь проверки заявки и получите уведомление от РЭЦ о прохождении отбора и включении Вашей компании в проект реестра получателей поддержки.

4. Получите субсидию.


Перечень необходимых документов:

  • Заявка на участие в отборе.
  • Документы, подтверждающие полномочия представлять интересы производителя экспонированной (представленной) продукции, справка об аффилированности.
  • Документы, подтверждающие понесенные затраты (заверенные скан-копии и заверенный перевод, если документы оформлены на иностранном языке).
  • Расчет размера субсидии и отчетность о достижении результата предоставления субсидии.
  • Фотоотчет с нескольких ракурсов выставочного стенда и представленной продукции.
  • Заверенная скан-копия экспортного контракта и заверенный перевод, если контракт оформлен на иностранном языке.

Подготовка к выставке

Цели участия в выставке могут быть разными (обычно это целый комплекс с выделением приоритетов):

  • поиск новых контактов, в т.ч. с органами власти;
  • поддержание старых контактов;
  • презентация новых продуктов;
  • изучение целевой аудитории;
  • знакомство с ассортиментом и оценка деятельности конкурентов;
  • обмен опытом;
  • расширение клиентской базы;
  • проведение переговоров и заключение контрактов на выставке, т.е. зарабатывание денег здесь и сейчас.

После принятия решения об участии в выставке и определения основных целей можно приступать к подготовке. От того, насколько тщательно и грамотно вы отнесетесь к этому вопросу, зависит полученный эффект. Начать нужно с назначения ответственного сотрудника или целого отдела. В функционал ответственных лиц входит:

  • ознакомление с условиями участия и заключение договора с оргкомитетом;
  • заказ необходимого оборудования и услуг, разработка концепции и подбор площадки;
  • составление перечня выставляемых продуктов / оборудования и элементов экспозиции, экспонатов;
  • уточнение таможенных правил;
  • получение виз;
  • согласование сметы расходов;
  • планирование рекламной кампании и протокольных мероприятий;
  • разработка рекламных материалов;
  • подбор и подготовка персонала (директора экспозиции, переводчиков, специалистов и стендистов).

Стенд

Выставка – это не то место, где допустимо показывать, что у вас нет денег. Ваша важнейшая задача здесь – привлечение внимания посетителей к стенду, если в течение 5-6 секунд посетитель не увидит интересующую его продукцию или услугу, он пройдет мимо. Поэтому стенд должен вызывать положительные эмоции и интерес к компании, быть заметен для основных потоков посетителей и журналистов, как шанс бесплатной рекламы. Для привлечения внимания можно использовать (см. Примеры 2–4):

  • подвесные конструкции (например, большой надувной шар);
  • движущиеся объекты, вращающиеся подставки;
  • водные инсталляции;
  • демонстрацию оборудования в действии;
  • добавление живых цветов;
  • шоу, перфоманс с приглашением профессиональных аниматоров, танцоров, музыкантов в необычных костюмах, проведение розыгрышей и лотерей, дегустации и угощения (например, шоколадный фонтан для гостей).

Кроме того, стенд должен быть максимально комфортным и за 2-3 дня принести максимальную пользу. Его основные зоны:

  • ресепшн с логотипом можно объединить с витриной для товарных групп;
  • выделите место для открытой или закрытой переговорной с минимальным уровнем шума;
  • предусмотрите подсобку, куда можно убрать одежду, посуду, продукты, запасные материалы и там же приготовить кофе для посетителей.

По умолчанию предлагаются стандартные выставочные модули разных размеров и конфигураций (см. Рисунок 1). Минимальный размер выставочного стенда 9 м2 приемлем для работы 2–3 сотрудников.

Застройку стенда по собственным эскизам (Рисунок 2) нужно заблаговременно согласовать с оргкомитетом выставки. Необорудованная площадь для застройки стенда по индивидуальному эскизу, которая обычно включает:

  • чистый пол (без вывески и без подключения к электричеству);
  • включено только потребление электроэнергии (уборки нет).

Рисунок 1. Планы вариантов стандартной застройки выставочных стендов

Рисунок 2. Эскизы уникальных выставочных стендов

В случаях, когда финансы компании ограничены, есть варианты приобретения выставочной площади на правах долевого участия с другими участниками. Если таких участников на объединенном стенде представляют ассоциации или администрации регионов, то это положительно сказывается на всех.

Все пожелания указываются в заявке на участие в выставке (см. Пример 5). Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка заполняется на бланке организатора, что подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода типовой договор между сторонами. Наиболее распространенными услугами являются:

  • аренда площади с застройкой стенда или без,
  • аккредитация,
  • публикация в каталоге,
  • изготовление вывески (надписи на фризе).

Начинать бронирование стенда лучше как можно раньше, желательно сразу после окончания выставки в текущем году на следующий год, чтобы можно было выбрать оптимальное расположение и площадь.

Пример 2

Красивый и стильный стенд изготовлен по индивидуальному проекту. Зонирование пространства:

  • 2 зоны для переговоров,
  • подсобка,
  • ресепшен,
  • экраны для проведения презентаций.

Пример 3

Такой стенд привлекает внимание за счет нескольких приемов: яркое цветовое решение, верхняя часть стенда неправильной формы с мягкими углами и лаконичной подсветкой, над стендом возвышаются буквы и большие надувные шары. Пространство открыто со всех сторон, что позволяет активно общаться с проходящими мимо посетителями.

Пример 4

Использование плазмы с заставкой в виде флага России работает как магнит для иностранных журналистов.

Пример 5. Фрагмент заявки на участие в зарубежной выставке

Рекламные материалы

Как только вопрос со стендом решен, можно приступить к разработке печатных и других рекламных материалов, подбору товаров для дегустации, проверить, что уже есть в наличии, что нужно заказать или изготовить. Презентационные материалы лучше делать разными как минимум для 2 целевых аудиторий:

  • для обычных посетителей и
  • постоянных клиентов, руководителей фирм потенциальных партнеров.

Визитки тоже пригодятся разные:

  • личные, где указаны Ф.И.О., должность в компании, электронная почта, офисный и мобильный номер телефона;
  • корпоративная визитка не несет в себе никакой личной информации, а содержит общие данные о компании: ее название, вид деятельности, товары / услуги, сайт, корпоративную почту и номер телефона. Она раздается нецелевым посетителям стенда, а также в ситуации, когда вы используете для работы на стенде наемный персонал.

Односторонние визитки позволяют вашему визави делать отметки для себя о дате и месте знакомства с вами и помечать другую важную информацию.

Не забудьте также подготовить:

  • пригласительные с указанием места размещения вашего стенда и активностей на нем;
  • коммерческие предложения и прайс-листы с вариациями для торговой сети и для дистрибьютеров о предлагаемых продуктах / услугах с полным описанием и техническими характеристиками, с расходами на доставку, страховку, таможенные сборы, условиями поставки и оплаты товара, а также сравнительный материал (лучше в виде таблиц), демонстрирующий ваши конкурентные преимущества;
  • листовки о компании с короткой презентацией преимуществ и новинок, с QR-кодами для перехода на конкретный раздел сайта или на видеоролик. Если на листовках будет полезная информация, касающаяся профиля (нормы, графики, расценки, рецепты и т.д.), то это придаст ей значимости;
  • буклеты / проспекты с информацией о репутации, истории и структуре организации, выполненных (сданных) объектах, актуальных проектах, планах, сертификатах качества, наградах, признаниях и достижениях, которые характеризуют вас на рынке как серьезную компанию;
  • анкеты потенциального клиента;
  • типовые договоры / соглашения.

Естественно, все материалы должны быть не только на русском языке, английском, но и на языке принимающей страны. Те материалы, которые предназначаются для иностранного партнера, должны содержать информацию на удобном для него языке. Старайтесь исходить из принципа «один документ – один язык», максимум 2 языка (например, в анкете или двуязычном договоре).

Наличие сайта с переключением на несколько языков будет показателем серьезности намерений компании в сотрудничестве с иностранными партнерами (переключение между языками обычно размещается в верхнем правом углу главной страницы, см. Пример 6 с сайтом «Русала»). Чтобы избежать ошибок, лучше обращаться к профессиональным переводчикам.

При изготовлении рекламных материалов необходимо учитывать специ­фику стран, например для мусульманских стран лучше отказаться от использования изображения поднятого вверх большого пальца, т.к. данный жест традиционно означает не одобрение, а сексуальное желание; высунутый язык – не шутливое и веселое настроение, а отсутствие денег.

Пример 6. Переключение между 3 языками на сайте «Русала» https://rusal.ru/

Дегустации и презентации продуктов на стенде необходимо продумать заранее: из какой ценовой категории (элитные и дорогие, стандартные и оптимальные или наиболее дешевые), по новизне и популярности (хит продаж или новая продукция), имеется ли аналог у конкурентов и в чем преимущества вашего продукта. Предусмотреть, нужна ли специальная форма, посуда, стойки, дополнительное электричество, инвентарь, возможно, использование какого-то оборудования надо согласовать с оргкомитетом выставки.

Сувенирная продукция на выставке играет большую роль, это имиджевая составляющая любой компании, она воспринимается участниками позитивно и создает благоприятную атмосферу, повышает авторитет компании и делает ее более узнаваемой. Варианты сувениров для разных категорий участников должны быть тщательно продуманы:

  • для важных гостей более презентабельные;
  • недорогие для большинства гостей (ручки, брелоки, календари, записные книжки, ежедневники, кепки, полиэтиленовые пакеты) и
  • какая-то мелочь (карманные календари и недорогие ручки с логотипом вашей фирмы, значки, воздушные шары), которую можно вручить зевакам, чтобы они не задерживались на стенде и не тратили время экспертов.

Пакет с логотипом компании всегда поможет освободить руки от огромного количества раздаточного материала и будет принят с благодарностью. Пока человек носит его по выставке, ваш логотип активнейшим образом работает как раз там, где и когда нужно!

Подарки партнерам не должны быть слишком дорогими (подойдут настольные часы, ручки, ежедневники, напитки для мужчин, платки для женщин) и должны сопровождаться словами благодарности за сотрудничество или вручаться в память о переговорах, что избавляет от чувства долга. При проведении переговоров с представителями других государств целесообразно до преподнесения подарка ознакомиться с этикетом дарения в данной стране. Например, в Скандинавии нормальным бизнес-подарком считаются предметы спортинвентаря. Безошибочным подарком зарубежному партнеру являются художественные альбомы и CD-диски с записями классической или народной музыки.

Сотрудники

Во время выставки на персонал ложится большая нагрузка, грамотно подготовленный и стрессоустойчивый персонал вызовет желание иметь с вами дело. Подбирая стендистов, нужно обратить внимание на их:

  • теоретические и практические профессиональные знания,
  • общительность, доброжелательность, уверенность в себе и
  • на знание иностранных языков.

Рекомендуется ставить на каждые 2 метра стенда 2 человек, а на каждые дополнительные 3 метра еще по 1 человеку (это «золотое правило» мы проиллюстрировали в Примере 7).

Пример 7. Расстановка стендистов

В идеале, когда на стенде присутствуют:

  • руководитель;
  • сотрудник, ответственный за работу на стенде;
  • технический персонал, консультирующий и демонстрирующий товар;
  • референты для переговоров по экспорту;
  • переводчик;
  • ответственный за работу с прессой;
  • специалист, отвечающий за справочно-информационную работу стенда.

Зачастую сотрудники выполняют несколько функций одновременно. Перед выставкой важно распределить между людьми обязанности на стенде (чтобы «по ходу пьесы» им не пришлось выяснять, кому что надо делать):

  • ведение графика встреч на стенде и приглашений на выставку для переговоров;
  • общение с клиентами, с которыми запланировано подписание договоров;
  • общение с потенциальными клиентами и презентация новинок;
  • общение с журналистами и блогерами, обсуждение интервью и пресс-конференций;
  • выступление спикеров;
  • общение с конкурентами и со случайными посетителями;
  • заготовка листовок с общей информацией и приятной мелочи (печеньки, наклейки и др.);
  • ответственный за открытие и закрытие стенда (он приходит первым и уходит последним).

Стендистами лучше делать сотрудников с хорошо поставленной речью и умением разбираться в людях, которые делают первичную оценку и фильтруют участников, устанавливают контакт и при необходимости приглашают на стенд, направляют к эксперту или менеджеру, назначают встречи и консультации, раздают визитки и листовки, обмениваются данными, регистрируют контакты. В обязанности ресепшн-менеджера также входит контроль порядка на стенде, выдача подарков или сувениров, организация кофе, проведение розыгрышей и дегустаций. Переговоры с потенциальными клиентами проводят эксперты, задача которых конвертировать контакты в сделки, проводить экспертные консультации, фиксировать договоренности, общаться с прессой.

В инструктаж сотрудников необходимо включить информацию о деловой культуре страны и правилах поведения на стенде:

  • во-первых, нужно настроиться на положительный климат, улыбаться, корректно и приветливо вести разговор, помнить, что «у вас не будет второго шанса произвести первое впечатление» (Коко Шанель) и это впечатление должно быть хорошим;
  • во-вторых, на стенде нельзя пользоваться телефоном в личных целях, сидеть, курить, кушать, читать, жевать жвачку, держать руки в карманах, разговаривать между собой на не рабочие темы, быть в открытой обуви;
  • в-третьих, нельзя чего-то не знать, всегда можно поблагодарить за вопрос и найти способ ответить позже.

По результатам прохождения инструктажа проведите тестирование, чтобы убедиться, что люди усвоили правила.

План действий

Составьте графики ввоза/вывоза техники, монтажа/демонтажа, работы стендистов с учетом отдыха, посещения стенда запланированными партнерами.

Составьте подробный список необходимых вещей и предметов, который включает в себя: набор зарядок для телефонов, запасной пилот, наличные, флэшки со всеми необходимыми материалами, аптечку, сухой паек для экспонентов, пакеты для мусора, электрический чайник/кофеварку, чай/кофе, угощения для партнеров, одноразовую посуду, канцтовары, упаковочные предметы. На выставке может выясниться, что вы не предусмотрели и не взяли с собой какие-то вещи, тогда не откладывая, внесите в начальный список необходимого эту «новинку». Когда будете собираться на следующую выставку, этот список вас выручит (т.е. выбрасывать его нельзя, а пополнять – пожалуйста :)

Нужно максимально оповестить о выставке партнеров, в т.ч. потенциальных – опубликовать новость на сайте, в соцсетях, на профессиональных порталах, сделать рассылку по электронной почте или СМС:

  • ознакомительную за 1 месяц и
  • напоминающую за 1–2 дня.

Можно внести временные изменения в подпись в электронных письмах:

Пример 8. Подпись в электронных письмах

Обычно письмо завершается:

С уважением,
Олег Иванов,
руководитель отдела продаж АО «Сириус»
р. т. +7 (495) 123-45-67, м. т. +7 (903) 765-43-21


Временно – перед выставкой письмо завершается:

Буду рад видеть вас на выставке «ЭКСПОДРОМ» в Дубае 04–07.09.2023 на нашем стенде А17.


С уважением,
Олег Иванов,
руководитель отдела продаж АО «Сириус»
р. т. +7 (495) 123-45-67, м. т. +7 (903) 765-43-21

Во время выставки

Перед началом выставки необходимо провести планерку:

  • поблагодарить сотрудников, которым удостоена честь представлять компанию;
  • воодушевить их, настроив на продуктивную работу;
  • еще раз проговорить цели и задачи, распределение ролей, время на работу на стенде, обход и отдых.

20% раздаточных материалов рекомендую припрятать на вторую половину последнего дня, потому что под конец выставки у вас не будет времени полноценно отработать общение со всеми посетителями, вы устали, нужно собираться, вот тут вас и выручит «раздатка», которую посетители, можно сказать, на бегу заберут с собой.

Далее нужно проверить готовность стенда:

  • как минимум расставить по 1 сотруднику с каждой открытой стороны стенда (а лучше придерживаться «золотого правила», см. Пример 7);
  • на каждом рабочем месте рекламные материалы расположены в свободном доступе для посетителей;
  • компьютеры и экраны работают, ролики крутятся;
  • полки протерты и заполнены товаром.

Максимальное количество встреч с партнерами нужно назначать на 1-й день, т.к. еще нет усталости, расписание не забитое, еще есть все рекламные буклеты и сувениры. По международным правилам для переговоров в ходе выставки выделяется не более 20 минут. Идеальный вариант, когда на выставке есть 3 команды сотрудников, которые каждые 2 часа меняются ролями по встрече гостей на стенде, в общении с ВИП персонами, ходят по стендам, знакомятся с партнерами, смотрят, что у конкурентов, слушают лекции, участвуют в бизнес-мероприятиях, знакомятся и подводят от стендов конкурентов потенциальных клиентов, записывают на видео, что происходит на выставке или отдыхают. Выходя со стенда, не лишним будет прихватывать с собой рекламные материалы, ведь работа на выставке идет не только на своем стенде.

Большим преимуществом будет, если на выставке присутствует руководитель компании. Обычно заранее известно, когда выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители СМИ – информацию об этом можно получить в оргкомитете выставки. В такие дни присутствие руководителя может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

На выставках используются мобильные приложения, в которые занесены контакты участников, на стойках устанавливают таблички с куар-кодами, пройдя по ним, попадаешь на регистрационную анкету участника.

Во время выставки важно собирать контакты и заносить их в систему CRM, при отсутствии такой возможности хотя бы заполнить анкету или журнал/тетрадь пометками о состоявшихся контактах, возникавших проблемах, характеристиках клиентов, сегментировать их по группам (см. Пример 9). Сразу же после выставки важно отправить в течение 48 часов письма всем посетителям, оставившим сведения о себе, с выражением благодарности за интерес, проявленный к вашей экспозиции, напомнить о переговорах, резюмировать итоги встречи и предложить следующие этапы взаимодействия. Большинство посетителей из-за недостатка времени не любят заполнять анкеты, поэтому их заполняют сотрудники стенда в ходе беседы.

Пример 9. Сбор контактов как важный результат участия в выставке

Чтобы межкультурная коммуникация состоялась успешно, нужно учитывать нюансы международного общения. Например, деловая культура мусульманских народов имеет отличия в манере ведения бизнеса и этикета переговоров (зрительный контакт, табу разговоров о политике, неспешный ход переговоров, начало издалека), а также уникальные жесты (например, в знак несогласия принято поднимать брови и делать цокающий звук языком, а не качать головой из стороны в сторону). На встречах принято соблюдать определенный протокол:

  • сначала старшим партнерам представляют младших и обладателям высоких должностей – занимающих более низкие;
  • обращаясь к человеку, необходимо использовать фамилию и титул;
  • сразу после взаимного приветствия и знакомства переговорщики обмениваются визитками;
  • нежелательны похлопывания по спине, касания, близкое расположение к собеседнику или другие вторжения в личное пространство;
  • разговор о деле происходит сразу после краткого обмена вежливыми фразами, эмоциональная окраска нежелательна, принятие решений обычно требует времени после первого разговора.

Подведение итогов

По окончании выставки составляется служебная записка или отчет, отражающий вкратце:

  • все достижения (желательно с цифрами, например количество собранных деловых контактов, наиболее важные указать подробно, чем они ценны, с кем и о чем договорились, какие есть перспективы);
  • соотнесение результатов выставки с поставленными ранее задачами;
  • определяется эффективность работы каждого сотрудника;
  • все проблемы, возникшие при подготовке, пути и средства их решения, уроки на будущее, удачно ли было выбрано место для стенда, планировка, соответствие размера стенда потребностям, неудобства в работе, чего не хватило, что было лишним, замечания, критика, пожелания от работников стенда;
  • предложения и мнения от посетителей.

Пример 10. Какие проблемы могут возникнуть на выставке

Половину первого дня решали вопрос с подключением ноутбука к плазме. Кто должен был за это отвечать, и как нужно было заранее это продумать?

Уборщица случайно выбросила пакет с визитками посетителей, который приняла за мусор, потому что сотрудники, покинув выставку в конце первого дня, оставили его на полу.

Забыли удлинитель, и чайник пришлось кипятить на полу.

Был наплыв журналистов, которые задавали одни и те же вопросы, к которым можно было подготовиться, разместив ответы на специальном листе для прессы.

Со стенда кто-то из посетителей забрал ценные образцы продукции и т.д.

Важно создать архив материалов прошедшей выставки, в котором будут находиться:

  • фото и видео;
  • документы;
  • справочные материалы;
  • отчеты сотрудников;
  • анкеты посетителей (или иная фиксация контактов);
  • образцы полиграфии (своей и удачные у конкурентов).

По итогам выставки объявить благодарность сотрудникам, а отчет о выставке рекламного характера опубликовать на сайте и в соцсетях.

Финансовый анализ и оценка результатов работы на выставке проводится с учетом подсчета затрат (на аренду стенда и дополнительного оборудования, транспортировку, командировочные, изготовление рекламы, печатной и сувенирной продукции, проезда, проживания и т.п.) и других количественных показателей – таких как:

  • количество новых контактов;
  • количество подписанных, а также «дозревающих» к подписанию конт­рактов;
  • количество публикаций в СМИ, интернете и репортажи на телевидении/радио;
  • количество сувенирной продукции, распространенной на выставке.

Выставку принято рассматривать как инвестиции, а вкладывая деньги, необходимо знать, как и когда они окупятся.

Опыт участия в выставках в Алжире

У нашей компании есть опыт работы в этой стране. Для предпринимателей, желающих создать бизнес на африканском континенте, одна из лучших локаций – Алжир. Это самая большая страна в Африке, население которой на сегодняшний день – 44 млн человек. Уровень грамотности алжирцев составляет 86%, правительство страны тратит на образование 5,5% ВВП.

Это стабильная в политическом и экономическом плане страна. Алжир обладает современной и развитой по международным меркам инфраструктурой: 36 аэропортов, из которых 16 – международных; 31 рыболовецкий порт, 11 торговых и 2 нефтяных порта; 4,5 тыс. км железнодорожной сети.

Основные партнеры России в Африке – Египет, Алжир и ЮАР. При этом потенциал роста взаимного товарооборота между нашими странами очень высок и не раскрыт в полной мере. Все больше российских компаний выходят на рынок Алжира.

Президент Алжира Абдельмаджид Теббун этим летом лично приезжал на Петербургский международный экономический форум (ПМЭФ-2023) и выступал вместе с Путиным на пленарном заседании. Количество прямых рейсов в эту страну возросло в разы! А это говорит о том, что уже сейчас сотрудничество между нашими странами активно развивается.

В каких отраслях можно иметь успех? В Алжире наиболее перспективными секторами, в которые выгодно инвестировать и экспортировать товары и услуги, являются:

  • легкая и тяжелая промышленность;
  • информационно-коммуникационные технологии;
  • автомобилестроение;
  • туризм;
  • освоение сельхозземель, развитие фермерских хозяйств, стимулирование партнерства в пилотных сельхозпроектах, механизации, ирригационных системах, развитие современных питомников, тепличных и кормовых культур, складов и хранилищ. Аграрная промышленность Алжира не в состоянии полностью удовлетворить внутренние потребности в продовольствии, что вынуждает страну импортировать значительное количество продукции. Для инвестиций будут перспективны направления по внедрению установок по переработке фруктов и овощей, молочных продуктов, производство удобрений, продукции для ветеринарных препаратов;
  • Алжир – крупнейший производитель газа в Африке, поэтому перспективна регистрация компании по предоставлению услуг в нефтегазовой отрасли и в разработке месторождений. К 2030 году в Алжире на развитие возобновляемых источников энергии и энергоэффективность планируется потратить около 100 млрд долларов;
  • в стране существует запрос на онлайн-образование.

Для инвесторов существуют большие возможности и целый спектр стимулирующих мер со стороны Правительства Алжира.

Россия экспортирует в Алжир автотехнику, топливо, электрические устройства и аппаратуру связи, черные металлы, масло и жиры, механическое оборудование, оптику, приборы и медтехнику, каучук и резинотехнические изделия, пищевые продукты, удобрения, бумагу и картон. На алжирский рынок поставляются российские продукты органической химии, лакокрасочная продукция, овощи, клубнеплоды и зернобобовые.

Для успешного ведения бизнеса в Алжире важно построить личные отношения, основанные на доверии и взаимной выгоде. Алжирцы дружелюбны, общительны и привержены сохранять честь и репутацию. На деловой культуре и этикете Алжира отразилось колониальное наследие французов, поэтому на переговорах чаще всего используют арабский и французский языки, намного реже общаются на английском.

Рабочая неделя в Алжире начинается в воскресенье, а пятница и суббота – выходные дни.

Приветствие обычно бывает долгим. Помимо рукопожатия, ваш партнер может задать вопросы, касающиеся погоды, семьи, работы, дома и т.п. Такое общение является частью укрепления отношений и проявления заботы о других. Так как Алжир – мусульманская страна, стоит придерживаться ряда правил для женщин. Религиозные мужчины могут и не пожать руку женщине-иностранке. Это не будет выглядеть как неуважение, а наоборот – почтение.

При знакомстве с партнером стоит упомянуть его титул (например, доктор, профессор, адвокат) и только потом фамилию. Передавать свою визитную карточку нужно правой или обеими руками. Одна сторона визитки должна быть переведена на арабский или французский язык.

Если вас пригласили в дом алжирца, важно прийти с подарком. Этот жест будет важнее, чем сам подарок. Обычно дарят выпечку, фрукты, цветы, но не алкоголь. Преподносить подарок следует правой или обеими руками. Как правило, завернутые подарки не открывают сразу.

Деловые встречи необходимо назначать заранее и подтверждать за 1–2 дня. Рекомендуется не планировать переговоры в месяц Рамадан и по пятницам, которые являются выходными днями. Приходить стоит к назначенному времени, однако нужно быть готовым подождать своих алжирских коллег. Во время деловой встречи в переговорную может зай­ти другой человек, и начнется новая беседа. Вы можете присоединиться. К прежней теме разговор вернется только тогда, когда уйдет гость.

Традиционный способ выхода на рынок не только Алжира, но и всей Африки – это участие в международных выставках в Алжире. Наша компания «Алрайт» имеет наработанных партнеров в этой стране и может оказать содействие российским участникам: подобрать оптимальные выставки, помочь в коммуникации с организаторами, в предварительном подборе и согласовании двусторонних встреч для проведения переговоров в рамках выставки или деловых миссий и др.

Тамара Иванова, руководитель компании «Алрайт»; Маджид Имадалу (Madjid Imadalou),
гендиректор выставки ICT Maghreb

Фадли Ясине (Fadli Yacine), генеральный секретарь Ассоциации IT-специалистов
(Groupement algérien des acteurs du numérique);

Тамара Иванова – руководитель компании «Алрайт»

И завершим разговор известной поговоркой: «Если вас нет на выставке – вас нет на рынке».

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Деловая переписка с партнерами из арабского мира и Ирана

Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и в Иране. У них много общего, но есть и отличия. Вы сразу заметите обилие этикетных фраз и даже уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете в нем быстрее ориентироваться. И даже если будете сами составлять письмо на английском языке, сможете вложить в него привычные адресату формулировки. Обратите внимание на отличие их календаря от нашего. Показываем, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. А начинаем разговор с вопроса о том, на каком бланке письма отечественные организации ведут международную переписку и что советует ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Амбиции руководителя

На каком этапе развития сейчас находится Россия – прогноз Льва Гумилева опытный управленец сравнивает с объективной реальностью, которая нас окружает. Какие цели поддерживаются сейчас попутным ветром перемен. Через какие стадии развития проходит человек, прежде чем амбициозные цели станут для него естественными. Почему стоит замахиваться на глобальные цели.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Телефонный этикет – советы на каждый день

Как начать телефонный разговор? Кто его должен завершать? Как помощнику «созвонить» своего руководителя с другим человеком? Как реагировать на 2-й звонок, если вы еще не завершили разговор с 1-м собеседником? Зачем выключать телефон, когда вы пришли на переговоры? И наоборот, что делать, если при этом вы ждете важный звонок или сообщение? Поясняем эти и другие моменты, с которыми мы постоянно сталкиваемся при деловом общении по телефону.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Совещания: как тратить меньше времени и лучше контролировать результаты

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

Протокол совещания и деловой встречи

Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать ­необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?

Деловая переписка с партнерами из арабского мира и Ирана

Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и в Иране. У них много общего, но есть и отличия. Вы сразу заметите обилие этикетных фраз и даже уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете в нем быстрее ориентироваться. И даже если будете сами составлять письмо на английском языке, сможете вложить в него привычные адресату формулировки. Обратите внимание на отличие их календаря от нашего. Показываем, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. А начинаем разговор с вопроса о том, на каком бланке письма отечественные организации ведут международную переписку и что советует ГОСТ Р 7.0.97-2016.