Работа с досье – замечания управляющего документами

Перечислены самые распространенные виды досье. Описано несколько идей, реализация которых позволит вам оптимизировать работу по созданию досье участников закупочных процедур, по сохранению электронных копий бумажных оригиналов и их последующей распечатке из СЭД, по кодификации местоположения досье, по противодействию быстрому росту объемов досье за счет формирования некоторых видов документов в отдельные дела. Поясняем, от чего зависит срок хранения досье.

Виды досье

Существует несколько видов досье, самыми распространенными являются:

  • клиентские досье – формируются в процессе заключения и исполнения организацией договорных обязательств в отношении клиентов. Они формируются обычно по основным направлениям деятельности. Если вы работаете в банке, основным направлением деятельности которого является кредитование физических и юридических лиц, то приготовьтесь формировать и хранить кредитные досье как юридических, так и физических лиц. Если в поликлинике, то помимо медицинской карточки пациента (которая напоминает досье) будет формироваться досье клиента (в состав которого может входить договор, сведения о клиенте и т.д.). Досье клиента может быть различных объемов: от 2-3 страниц до нескольких томов;
  • досье контрагентов формируются в процессе заключения и обслуживания договоров по всем вопросам производственной и хозяйственной деятельности организации. Договоры можно заключать с юридическими и физическими лицами, поэтому здесь мы тоже имеем как минимум 2 типа досье: досье юридического лица и досье физического лица. Обращаю ваше внимание на этот факт потому, что состав документов в них будет значительно отличаться. Да и в работе с физлицами всегда надо учитывать требования законодательства о персональных данных, наказания за их нарушение в последнее время постоянно растут;
  • если заключению договора предшествовала закупочная процедура, в ваших шкафах будут пылиться досье всех участников закупочных процедур, проводимых вашей организацией;
  • и конечно, основным является досье вашей организации. К формированию этого «материнского» досье нужно подходить с особой тщательностью, обычно этим занимается юридическое подразделение. Но и служба делопроизводства не должна пускать все на самотек. Ведь за копиями и выписками обращаются чаще всего к ней. Поэтому проведите аудит учредительных, регистрационных документов, проверьте наличие устава и изменений к нему, составьте реестр, отсканируйте оригиналы. В работе с досье организации особое внимание уделите сроку действия различных сертификатов, удостоверений и других документов (срок действия которых ограничен).

Каждый документ, подшитый в досье, должен иметь практическое значение и быть юридически значимым. А иначе зачем его хранить? Поэтому, начиная работу с досье, необходимо определить перечень документов, которые будут в него подшиваться. Лишние документы, носящие временный, чисто информационный характер, в досье лучше не включать, иначе досье будут расти, как грибы после дождя.

Документ имеет...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?

Даем определение таким понятиям, как вид и разновидность документа, которые относятся к нашей профессиональной терминологии. Тип и группа – это универсальные понятия, родом из русского языка, которые применительно к документам тоже можно использовать. Оттенки смысла объясняем на примерах. Правильное употребление терминологии сделает логичными ваши ЛНА и классификаторы / справочники документов. Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.