Перечислены самые распространенные виды досье. Описано несколько идей, реализация которых позволит вам оптимизировать работу по созданию досье участников закупочных процедур, по сохранению электронных копий бумажных оригиналов и их последующей распечатке из СЭД, по кодификации местоположения досье, по противодействию быстрому росту объемов досье за счет формирования некоторых видов документов в отдельные дела. Поясняем, от чего зависит срок хранения досье.
Виды досье
Существует несколько видов досье, самыми распространенными являются:
-
клиентские досье – формируются в процессе заключения и исполнения организацией договорных обязательств в отношении клиентов. Они формируются обычно по основным направлениям деятельности. Если вы работаете в банке, основным направлением деятельности которого является кредитование физических и юридических лиц, то приготовьтесь формировать и хранить кредитные досье как юридических, так и физических лиц. Если в поликлинике, то помимо медицинской карточки пациента (которая напоминает досье) будет формироваться досье клиента (в состав которого может входить договор, сведения о клиенте и т.д.). Досье клиента может быть различных объемов: от 2-3 страниц до нескольких томов;
-
досье контрагентов формируются в процессе заключения и обслуживания договоров по всем вопросам производственной и хозяйственной деятельности организации. Договоры можно заключать с юридическими и физическими лицами, поэтому здесь мы тоже имеем как минимум 2 типа досье: досье юридического лица и досье физического лица. Обращаю ваше внимание на этот факт потому, что состав документов в них будет значительно отличаться. Да и в работе с физлицами всегда надо учитывать требования законодательства о персональных данных, наказания за их нарушение в последнее время постоянно растут;
- если заключению договора предшествовала закупочная процедура, в ваших шкафах будут пылиться досье всех участников закупочных процедур, проводимых вашей организацией;
- и конечно, основным является досье вашей организации. К формированию этого «материнского» досье нужно подходить с особой тщательностью, обычно этим занимается юридическое подразделение. Но и служба делопроизводства не должна пускать все на самотек. Ведь за копиями и выписками обращаются чаще всего к ней. Поэтому проведите аудит учредительных, регистрационных документов, проверьте наличие устава и изменений к нему, составьте реестр, отсканируйте оригиналы. В работе с досье организации особое внимание уделите сроку действия различных сертификатов, удостоверений и других документов (срок действия которых ограничен).
Каждый документ, подшитый в досье, должен иметь практическое значение и быть юридически значимым. А иначе зачем его хранить? Поэтому, начиная работу с досье, необходимо определить перечень документов, которые будут в него подшиваться. Лишние документы, носящие временный, чисто информационный характер, в досье лучше не включать, иначе досье будут расти, как грибы после дождя.
Документ имеет...
