Top.Mail.Ru

Деловая переписка с партнерами из арабского мира и Ирана

Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и в Иране. У них много общего, но есть и отличия. Вы сразу заметите обилие этикетных фраз и даже уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете в нем быстрее ориентироваться. И даже если будете сами составлять письмо на английском языке, сможете вложить в него привычные адресату формулировки. Обратите внимание на отличие их календаря от нашего. Показываем, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. А начинаем разговор с вопроса о том, на каком бланке письма отечественные организации ведут международную переписку и что советует ГОСТ Р 7.0.97-2016.

На каком бланке вести иностранную переписку

В п. 3.65 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) говорится о том, что если письмо направляется зарубежному партнеру, оно:

  • сначала составляется на русском языке,
  • затем проходит согласование со всеми заинтересованными лицами организации,
  • после чего переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и
  • оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными адресатами.

Форму такого бланка каждая организация разрабатывает самостоятельно. При этом «шапка» письма может быть составлена как на русском (государственном), так и на английском (международном) языке. При использовании английского языка расположение реквизитов может быть традиционным для нас (Пример 1) либо для англосаксонского мира (Пример 2) – как видите, разница есть.

Пример 1. Бланк письма для международной переписки (реквизиты на английском языке расположены по правилам российского делопроизводства)

Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке

О «двуязычных» бланках ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорит применительно:

  • к внутрироссийской переписке, рекомендуя размещать реквизиты бланка сначала на русском языке, а потом на государственном языке субъекта РФ. Причем ГОСТ адресует эту рекомендацию органам власти и организациям республик РФ, использующих наряду с русским государственный язык республики (п. 6.8);
  • к международной переписке (в Примере 3 мы показали «двуязычный» бланк письма).

Пример 3. Бланк письма на русском и английском языках

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рисунок В.8 «Образец продольного бланка письма организации на двух языках»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает расположение одинаковых реквизитов:

  • на одном уровне: слева на русском, справа на другом языке – получается угловой бланк письма (см. Пример 3) или
  • сначала на русском, а ниже на другом языке – получается продольное расположение реквизитов (этот пример приведен в самом ГОСТе – мы показали его во фрагменте данного стандарта).

Заметьте, что дублировать принято все реквизиты бланка письма, кроме регистрационного номера письма и ссылки на номер и дату инициативного документа.

Но если вы ведете интенсивную переписку с партнерами из каких-то стран, то можете разработать отдельные бланки для таких корреспондентов на их родном языке, что покажет знание вами их традиций и особое почтение – это повысит шансы на успешный деловой контакт.

Общие правила

Очень часто в деловом мире знакомство начинается с письма. Именно по переписке в первое время вас оценивают как личность, и именно от этого зависит, будут ли отношения развиваться либо они прекратятся. Поэтому умение правильно писать деловые письма очень ценно.

Грамотно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных частей, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в каждом сообщении.

К обязательным элементам текста письма относятся:

  • Вступление – оно содержит краткую информацию о теме сообщения, благодаря чему адресат узнает, о чем именно будет говориться дальше и стоит ли на это тратить время. Каким бы ни было письмо, следует помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части.
  • В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. В этой части необходимо убедить, доказать (например, что в проводимом совещании / конференции стоит участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.). Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.
  • Заключение – это выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Для отечественной и восточной практики деловой переписки характерен «МЫ-ПОДХОД», когда при подаче информации отправитель и адресат позиционируются...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как указать справочные данные об организации на бланке письма

Даем необходимый ликбез по составу сведений об организации на бланке письма. Как правильно написать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт и электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Что из этого не могут указывать госорганы и органы местного самоуправления. Что предписывают нормативные документы и какая практика сложилась. Какие сложности с адресом надо учитывать (юридические последствия, порядок элементов адреса, возможные сокращения). Как использовать знаки препинания.

Как не сделать из рекламы оферту

Рекламный буклет или рассылка по электронной почте и даже служебное письмо с коммерческим предложением конкретному адресату обычно содержат лишь «завлекательную» часть предлагаемой к заключению сделки. И для их автора может быть сюрпризом, что адресат (а за ним и суд) потом могут не позволить ему включить в условия сделки существенные для него положения. Подсказываем формулировки, которые стоит вставлять в индивидуальные и публичные коммерческие предложения, чтобы обезопасить себя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Продающее коммерческое предложение

Разбираем виды коммерческих предложений и особенности их композиции. Показываем типичные ошибки, которые приводят их не на стол директора, а в корзину. Даем готовую формулу, по которой вы с легкостью составите продающий текст и получите долгожданные отклики. Приводим пример служебного письма с грамотным коммерческим предложением.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?